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文檔簡介

合同簽訂及審核指南一、指南適用范圍與常見應用場景本指南旨在規(guī)范合同簽訂全流程,降低法律風險,適用于各類主體間經(jīng)濟合作、服務提供、物資采購等場景。具體包括但不限于:企業(yè)間業(yè)務合作(如聯(lián)合開發(fā)、代理銷售、項目外包等);個人與企業(yè)的服務協(xié)議(如咨詢、設計、勞務等);采購與供應合同(原材料采購、設備采購等);項目合作合同(工程建設、研發(fā)項目等)。無論是初次合作還是長期業(yè)務往來,均可參照本指南完成合同簽訂與審核,保證合作雙方權利義務明確,保障交易安全。二、合同簽訂與審核全流程操作步驟(一)簽訂前:需求明確與前期準備明確合作核心需求雙方需就合作標的(如產(chǎn)品、服務、項目范圍)、數(shù)量/質量標準、價款/報酬、履行期限與地點等核心要素達成初步共識;列出“必須條款”(如違約責任、爭議解決方式)和“可協(xié)商條款”(如保密范圍、附加條件),避免后續(xù)談判遺漏關鍵內容。對方主體資格審查(核心環(huán)節(jié))企業(yè)主體:核查對方營業(yè)執(zhí)照(通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方平臺核實經(jīng)營范圍、是否存續(xù)、有無經(jīng)營異常);要求提供法定代表人身份證明,若由授權代表簽署,需提交《授權委托書》(載明授權范圍、權限、期限)及授權代表人身份證復印件。個人主體:核實對方身份證信息(要求提供正反面復印件),確認其具備完全民事行為能力(如涉及特殊行業(yè),需核查相關資質,如執(zhí)業(yè)資格證)。履約能力評估:可通過對方過往合作案例、信用報告、銀行資信證明等方式,評估其是否具備履行合同的能力(如資金實力、技術條件)。合同文本初步擬定優(yōu)先使用行業(yè)通用模板或企業(yè)標準合同文本,結合本次合作需求調整條款;明確合同編號(規(guī)則建議:年份+部門簡稱+序號,如“2024-采-001”)、簽訂日期、簽訂地點等基礎信息。(二)簽訂中:談判與文本確認雙方談判與條款協(xié)商針對擬定的合同文本,逐條協(xié)商并保留書面記錄(如《談判紀要》),重點明確以下易爭議條款:質量標準:約定具體驗收標準(如國家標準、行業(yè)標準、封樣樣品),避免“合格”“優(yōu)質”等模糊表述;價款支付:明確支付方式(銀行轉賬/支票)、節(jié)點(如預付款比例、到貨款、驗收款、質保金比例)、賬戶信息(需對方提供加蓋公章的《賬戶確認函》);履行期限:約定具體起止時間或里程碑節(jié)點(如“合同簽訂后30日內完成交付”),避免“盡快”“合理期限內”等不確定表述;違約責任:明確違約情形(如逾期交貨、質量不符)對應的違約金計算方式(如“按逾期金額每日萬分之五”)或賠償范圍(直接損失、間接損失)。合同文本最終核對確認版本號(避免使用舊版本)、頁碼完整性(所有頁需加蓋騎縫章或雙方簽字);檢查附件是否齊全(如技術參數(shù)表、圖紙、驗收標準等),附件名稱需在主合同中列明;核對雙方信息(名稱、地址、法定代表人/授權代表)與證件信息是否一致,避免錯別字。簽署流程規(guī)范簽字蓋章:合同需由雙方法定代表人或授權代表簽字(簽字需清晰可辨),并加蓋單位公章(公章需清晰、完整,與名稱一致);若為合同章,需確認對方授權使用合同章;簽署順序:建議雙方同時簽署,或先由我方簽署后交對方簽署,避免單方持有未簽合同;份數(shù)要求:至少一式兩份(雙方各執(zhí)一份),重要合同建議增加一式三份(如需報備相關部門)。(三)簽訂后:審核與歸檔管理合同合規(guī)性審核法律審核:重點核查條款是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī),是否存在無效情形(如惡意串通、損害第三人利益);格式條款是否已提示對方注意(如加粗、下劃線標注);業(yè)務審核:由業(yè)務部門確認條款是否與實際需求一致(如交付時間、技術參數(shù));財務審核:審核價款支付方式、稅務處理(如發(fā)票類型、稅率)是否符合公司財務制度。風險點復查爭議解決方式:明確約定由我方所在地法院管轄或仲裁機構(如“提交仲裁委員會仲裁”),避免管轄權爭議;知識產(chǎn)權條款:涉及技術成果、商標等需明確歸屬(如“合作過程中產(chǎn)生的知識產(chǎn)權歸雙方共同所有”);合同解除條件:約定可解除合同的具體情形(如“一方逾期履行超過30日”)。歸檔與執(zhí)行跟蹤合同簽訂后,原件需統(tǒng)一由行政部或法務部歸檔(掃描件備份),建立《合同臺賬》(記錄合同編號、對方名稱、簽訂日期、履行期限、金額、負責人等信息);業(yè)務部門需跟蹤合同履行情況(如交付進度、付款節(jié)點),對逾期違約情形及時留存證據(jù)(如催告函、驗收單),并按約定追究違約責任;合同到期前30日,提醒業(yè)務部門確認是否續(xù)簽或終止,避免超期未處理導致風險。三、實用模板表格表1:合同主體信息核查表核查項目核查內容(示例)核查方式核查結果(合格/不合格/備注)企業(yè)名稱與營業(yè)執(zhí)照是否一致核對營業(yè)執(zhí)照復印件合格統(tǒng)一社會信用代碼18位編碼是否準確官方平臺核驗合格法定代表人姓名、職務是否與證件一致身份證明文件合格授權代表人授權范圍、權限、期限是否明確《授權委托書》原件授權范圍含合同簽署,有效經(jīng)營范圍是否包含本次合作業(yè)務營業(yè)執(zhí)照掃描件含“銷售”,符合經(jīng)營狀況是否存在經(jīng)營異常、嚴重違法失信記錄國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)無異常記錄表2:合同條款核對清單核心條款核對標準(示例)核對結果(通過/需修改/備注)標的物名稱、規(guī)格、型號描述清晰,無歧義通過價款支付預付款30%(簽約后5日內),到貨款60%,質保金10%(驗收后1年)需修改:質保金支付時間明確為“驗收合格后1年”履行期限2024年X月X日前完成交付通過違約責任逾期交貨按日萬分之五支付違約金,上限不超過合同總額10%通過爭議解決提交市區(qū)人民法院訴訟通過附件清單附件1:《技術參數(shù)表》;附件2:《驗收標準》附件2未提供,需補充表3:合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核部門/人員審核意見修改建議審核結果審核日期初審采購部-張*合同標的與采購需求一致,價款符合預算補充“質保期內免費維修”條款需修改2024-03-01法務審核法務部-李*第5條違約責任上限過低,建議提高至15%;爭議解決約定仲裁更高效將“違約金上限10%”修改為“15%”;將“訴訟”修改為“提交仲裁委員會仲裁”需修改2024-03-02終審總經(jīng)理-王*已按法務意見修改,條款完善,可簽署無通過2024-03-03四、關鍵風險提示與操作要點主體不適格風險警惕對方使用分公司、項目部等分支機構名義簽約,需確認其是否具有獨立簽約資格(如分公司需提供總公司授權書);個人簽約時,核實身份證是否為本人,避免冒用身份。條款歧義風險避免“大概”“預計”等模糊詞匯,時間、金額、數(shù)量等需使用具體數(shù)字;專業(yè)術語需在合同中定義(如“驗收合格”指“雙方簽署《驗收確認單》”)。違約責任不對等避免僅約定單方違約責任,需明確雙方違約情形及責任;違約金約定過高可能被法院調整(一般不超過實際損失的30%)。合同文本管理風險合同原件需妥善保管,避免丟失;掃描件需與原件一致,關鍵頁(簽字蓋章頁)需清晰;禁止在空白合同上蓋章,或在未填

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