商務(wù)合同評審及管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、手冊說明本手冊旨在規(guī)范企業(yè)商務(wù)合同評審及全流程管理，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作降低合同風(fēng)險(xiǎn)、提升審批效率、保障企業(yè)合法權(quán)益，適用于企業(yè)各部門（包括業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、風(fēng)控等）在合同起草、評審、簽署、履行、歸檔等環(huán)節(jié)的管理工作。二、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍合同類型：涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議、勞動合同等商務(wù)類合同；參與主體：業(yè)務(wù)發(fā)起部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、風(fēng)控部、分管領(lǐng)導(dǎo)及合同簽署授權(quán)人員；管理環(huán)節(jié)：從合同立項(xiàng)起草至最終歸檔的全生命周期管理。（二）典型應(yīng)用場景日常采購合同：如辦公用品采購、原材料采購等，需重點(diǎn)審核供應(yīng)商資質(zhì)、交付條款、付款方式；重大合作協(xié)議：如戰(zhàn)略合作、項(xiàng)目外包等，需重點(diǎn)審核合作模式、權(quán)責(zé)劃分、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬；服務(wù)類合同：如咨詢、技術(shù)服務(wù)等，需重點(diǎn)審核服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、成果交付形式、保密條款；跨境合同：如進(jìn)出口貿(mào)易，需重點(diǎn)審核適用法律、爭議解決方式、匯率條款、關(guān)稅承擔(dān)。三、合同評審標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）第一步：合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，起草合同文本，明確合作雙方主體信息、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等核心條款；準(zhǔn)備配套資料，包括但不限于：對方主體資格證明（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、合作背景說明、需求調(diào)研報(bào)告、過往合作記錄（如有）。責(zé)任部門/人員：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人（某）；輸出成果：合同初稿、配套資料清單。（二）第二步：前置審核（業(yè)務(wù)+財(cái)務(wù)+法務(wù)初審）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，合作條款是否可實(shí)現(xiàn)（如交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)），對方履約能力是否匹配；財(cái)務(wù)初審：財(cái)務(wù)部（會計(jì)：某）審核付款方式、金額、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具等條款是否符合財(cái)務(wù)制度，評估資金風(fēng)險(xiǎn)；法務(wù)初審：法務(wù)部（法務(wù)專員：某）審核合同主體合法性（如是否為獨(dú)立法人、有無簽約權(quán)限）、條款完整性（如是否缺失必備條款）、法律合規(guī)性（如是否符合行業(yè)法規(guī)）。責(zé)任部門/人員：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部；輸出成果：《合同評審意見表》（各部門分別填寫）。（三）第三步：專項(xiàng)評審（根據(jù)合同類型啟動）操作內(nèi)容：技術(shù)類合同：技術(shù)部（技術(shù)經(jīng)理：某）審核技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方案、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等技術(shù)條款；風(fēng)控類合同：風(fēng)控部（風(fēng)控專員：某）評估合同潛在風(fēng)險(xiǎn)（如履約風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)），提出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對建議；重大合同：召開專項(xiàng)評審會，邀請分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門共同參會，對核心條款逐一論證。責(zé)任部門/人員：技術(shù)部、風(fēng)控部、分管領(lǐng)導(dǎo)；輸出成果：專項(xiàng)評審意見、會議紀(jì)要（如涉及）。（四）第四步：綜合評審與修改定稿操作內(nèi)容：法務(wù)部匯總各部門評審意見，梳理爭議條款，協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門與對方溝通修改；業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)及各部門意見修改合同文本，形成修訂版后再次提交法務(wù)復(fù)核，直至無重大爭議；最終定稿合同需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。責(zé)任部門/人員：法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門；輸出成果：合同終稿、評審意見匯總表。（五）第五步：審批簽署與用印管理操作內(nèi)容：根據(jù)合同金額及重要性，按權(quán)限逐級審批（如：10萬元以下由部門負(fù)責(zé)人審批；10-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；50萬元以上由總經(jīng)理審批）；審批通過后，由行政部（行政專員：某）負(fù)責(zé)用印管理，核對合同份數(shù)、簽署主體信息，保證用印與合同文本一致；正式簽署后，合同文本至少留存原件2份（企業(yè)留存1份，對方留存1份），電子版同步歸檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。責(zé)任部門/人員：行政部、審批領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門；輸出成果：簽署完成合同、用印登記表。（六）第六步：履行跟蹤與歸檔管理操作內(nèi)容：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行進(jìn)度監(jiān)控，定期記錄履約情況（如交付時間、質(zhì)量驗(yàn)收、付款進(jìn)度），發(fā)覺異常及時上報(bào)；變更與終止：合同履行需變更或終止時，由業(yè)務(wù)部門發(fā)起申請，經(jīng)法務(wù)部審核、審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，簽訂補(bǔ)充協(xié)議或終止協(xié)議；歸檔管理：合同履行完畢或終止后，行政部收集合同原件、評審資料、履行記錄等，整理歸檔，保存期限不少于合同終止后10年。責(zé)任部門/人員：業(yè)務(wù)部門、行政部、法務(wù)部；輸出成果：履行跟蹤記錄、補(bǔ)充/終止協(xié)議、歸檔清單。四、合同管理常用表單模板（一）表單1：合同評審申請表項(xiàng)目內(nèi)容合同名稱如“公司辦公設(shè)備采購合同”合同編號QCGZ-2024-001業(yè)務(wù)部門采購部發(fā)起人某聯(lián)系方式138合作方名稱科技有限公司合同類型采購合同合同金額人民幣5萬元核心條款摘要交付周期：7個工作日；付款方式：驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付清；違約責(zé)任：逾期交付每日按0.5%違約金附件清單1.對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；2.設(shè)備參數(shù)清單部門初審意見業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人（某）：內(nèi)容符合采購需求，同意提交評審。日期：2024–財(cái)務(wù)初審意見財(cái)務(wù)部（某）：付款方式合規(guī)，資金風(fēng)險(xiǎn)可控，同意。日期：2024–法務(wù)初審意見法務(wù)部（某）：條款完整，需補(bǔ)充“爭議解決由企業(yè)所在地法院管轄”。日期：2024–（二）表單2：合同評審意見匯總表評審環(huán)節(jié)評審部門評審人意見內(nèi)容整改結(jié)果業(yè)務(wù)初審采購部某確認(rèn)交付周期可執(zhí)行，需明確設(shè)備驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)已補(bǔ)充驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)初審財(cái)務(wù)部某建議將“付款至對方個人賬戶”修改為“對公賬戶”已修改法務(wù)初審法務(wù)部某補(bǔ)充“不可抗力條款”，明確雙方免責(zé)情形已補(bǔ)充綜合評審分管領(lǐng)導(dǎo)某同意按修改后意見定稿，重點(diǎn)關(guān)注履約跟蹤已落實(shí)（三）表單3：合同履行跟蹤表合同編號QCGZ-2024-001合同名稱公司辦公設(shè)備采購合同履行階段計(jì)劃時間實(shí)際時間履行情況交付2024–2024–按時交付，設(shè)備完好驗(yàn)收2024–2024–驗(yàn)收合格付款2024–（30日內(nèi)）待支付待財(cái)務(wù)審核付款申請異常情況記錄無————（四）表單4：合同臺賬登記表合同編號合同名稱合作方合同類型簽署日期金額（元）履行狀態(tài)歸檔日期QCGZ-2024-001辦公設(shè)備采購合同科技有限公司采購合同2024–50,000履行完畢2024–XTZF-2024-002技術(shù)服務(wù)合同研究院服務(wù)合同2024–120,000履行中——五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）合同主體風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：對方無簽約資格（如超越經(jīng)營范圍、未經(jīng)授權(quán)）、主體不存在（如已注銷企業(yè)）；防范措施：要求對方提供最新營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，簽約時核對原件，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢主體狀態(tài)。（二）條款完整性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：合同必備條款缺失（如標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任等）；防范措施：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，法務(wù)部對條款完整性進(jìn)行專項(xiàng)復(fù)核，避免“口頭約定”替代書面條款。（三）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：條款違反法律法規(guī)（如格式條款排除對方主要權(quán)利、約定管轄違反級別管轄規(guī)定）；防范措施：法務(wù)部需熟悉《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，對爭議解決方式、違約責(zé)任等核心條款進(jìn)行合法性審查，重大合同可聘請外部律師參與評審。（四）履行風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：對方逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，企業(yè)付款延遲導(dǎo)致違約；防范措施：業(yè)務(wù)部門定期跟蹤履行進(jìn)度，保留履約證據(jù)（如驗(yàn)收單、溝通記錄）；財(cái)務(wù)部保證資金按時到位，避免因付款延遲引發(fā)糾紛。（五）歸檔管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：合同原件丟失、電子版未備份，導(dǎo)致后續(xù)維權(quán)無依據(jù)；防范措施：行政部建立合同歸檔臺賬，紙質(zhì)合同