行政辦公室文檔管理操作規(guī)范第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范行政辦公室文檔管理工作，提高文檔處理效率，保障文檔的真實性、完整性、安全性和可追溯性，確保組織運營活動的有序開展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及本單位管理規(guī)定，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于本單位行政辦公室（以下簡稱“辦公室”）所有文檔的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、存儲、利用、歸檔及銷毀等管理活動。單位其他部門的文檔管理可參照本規(guī)范執(zhí)行，或在此基礎上制定相應細則。1.3基本原則文檔管理遵循以下原則：1.統(tǒng)一規(guī)范原則：文檔的格式、編號、分類等應符合統(tǒng)一標準。2.全程管理原則：對文檔的生命周期進行全過程控制。3.安全保密原則：嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，確保涉密及敏感文檔的安全。4.便捷高效原則：在安全的前提下，方便文檔的檢索與利用，提升工作效率。第二章文檔的創(chuàng)建與擬制2.1文檔格式要求2.1.1各類正式文檔（如通知、報告、紀要、函等）應采用單位規(guī)定的標準模板。模板包括字體、字號、行距、頁邊距、頁眉頁腳等格式要素。2.1.2文檔內(nèi)容應主題明確、條理清晰、語言規(guī)范、數(shù)據(jù)準確。涉及圖表的，應清晰規(guī)范，并有必要的說明。2.1.3文檔首頁應包含文檔標題、編號、簽發(fā)部門、日期等基本要素。2.2文檔編號規(guī)則2.2.1文檔編號應具有唯一性，便于識別和追溯。編號規(guī)則由辦公室統(tǒng)一制定并維護。2.2.2通常編號可包含部門代碼、文檔類別代碼、年份、順序號等要素。例如：“XZ-BG-年份-序號”（行政-報告-年份-序號）。2.2.3電子文檔的命名應與實體文檔編號或核心內(nèi)容保持一致，便于關聯(lián)查找。2.3版本控制2.3.1文檔在草擬、審核、修訂過程中應進行版本控制。同一文檔的不同版本應清晰標識，如在文檔標題或頁眉處標注“V1.0”、“V2.0”等。2.3.2重要文檔的修訂應記錄版本變更歷史，包括修訂日期、修訂人、修訂內(nèi)容概要等。第三章文檔的審核與分發(fā)3.1審核流程3.1.1正式對外或?qū)?nèi)發(fā)布的文檔，須經(jīng)過相應的審核程序。審核人應對文檔內(nèi)容的準確性、合規(guī)性、完整性負責。3.1.2審核流程根據(jù)文檔的重要性和涉密程度設定，可包括擬稿人自審、部門負責人審核、相關領導審批等環(huán)節(jié)。3.2分發(fā)管理3.2.1文檔分發(fā)應遵循“按需分發(fā)、最小范圍”原則，嚴格控制分發(fā)范圍和份數(shù)。3.2.2分發(fā)時應做好登記，記錄分發(fā)對象、分發(fā)日期、份數(shù)等信息。對于涉密文檔，還需記錄簽收人。3.2.3電子文檔的分發(fā)可通過內(nèi)部郵件、共享服務器等安全方式進行，避免通過非加密渠道傳輸敏感信息。第四章文檔的分類與歸檔4.1文檔分類4.1.1文檔應按照其內(nèi)容屬性、業(yè)務類別、密級等進行科學分類。常見的分類方式包括：按部門分類、按業(yè)務模塊分類、按文檔類型（如政策類、會議類、合同類、人事類、財務類等）分類。4.1.2辦公室應制定統(tǒng)一的文檔分類目錄，并根據(jù)單位發(fā)展和業(yè)務變化適時更新。4.2歸檔要求4.2.1文檔形成后，承辦人應在規(guī)定時限內(nèi)（如一項工作結(jié)束后或月度/季度結(jié)束后）將其整理后移交辦公室歸檔。4.2.2歸檔的文檔應齊全、完整，手續(xù)完備。對于成套性文檔，應按順序整理裝訂。4.2.3電子文檔歸檔時，應確保其真實性、完整性、可用性和安全性，并與相關的紙質(zhì)文檔建立關聯(lián)。存儲介質(zhì)應符合長期保存要求。4.2.4歸檔文檔應編制歸檔清單，經(jīng)交接雙方核對無誤后簽字確認。4.3歸檔管理4.3.1辦公室對歸檔文檔進行統(tǒng)一管理，包括編號、登記、上架（或存入指定電子目錄）。4.3.2紙質(zhì)文檔應存放在專用的文件柜中，做到整齊有序，便于查找。文件柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本條件。4.3.3電子文檔應存儲在指定的服務器或存儲設備中，建立多級文件夾結(jié)構(gòu)，模擬紙質(zhì)文檔的分類存放方式。重要電子文檔應定期備份。第五章文檔的保管與借閱5.1保管要求5.1.1文檔保管人員應熟悉文檔分類體系和存放位置，認真履行保管職責，防止文檔損壞、丟失、泄密。5.1.2定期對庫存文檔進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。5.1.3對于涉密文檔，應按照保密規(guī)定進行專項管理，存放于保密柜，限制接觸人員。5.2借閱管理5.2.1單位內(nèi)部人員因工作需要借閱文檔，須填寫《文檔借閱登記表》，經(jīng)相關負責人批準后方可借閱。借閱涉密文檔須經(jīng)更高層級領導批準。5.2.2借閱期限一般不超過規(guī)定時限，確需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.2.3借閱人應愛護文檔，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文檔內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借他人。5.2.4借閱文檔到期應及時歸還，辦公室應負責催還。歸還時，保管人員應檢查文檔是否完好無損。5.2.5原則上不允許將文檔帶離單位辦公區(qū)域，確有特殊情況需帶出的，須經(jīng)單位分管領導批準，并嚴格履行登記手續(xù)，確保安全。5.2.6外單位人員一般不得借閱本單位文檔。因特殊情況確需查閱的，須持單位介紹信，經(jīng)本單位主要領導批準，并由辦公室人員陪同查閱，不得帶出。第六章文檔的銷毀6.1銷毀范圍6.1.1對于已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的文檔，或經(jīng)鑒定確認無需保留的重復、過時、作廢文檔，可按規(guī)定程序進行銷毀。6.1.2涉密文檔的銷毀，必須嚴格按照國家及單位保密規(guī)定執(zhí)行，嚴禁隨意丟棄或作為廢紙?zhí)幚怼?.2銷毀程序6.2.1文檔銷毀前，應由辦公室提出銷毀清單，列明文檔名稱、編號、數(shù)量、形成日期、保管期限等，報相關領導審批。6.2.2銷毀時，應有兩人以上在場監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應存檔備查。6.2.3紙質(zhì)文檔應采取粉碎、焚燒等無法恢復的方式銷毀；電子文檔及存儲介質(zhì)的銷毀，應確保數(shù)據(jù)無法被恢復，可采用專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀工具或物理損壞方式。第七章電子文檔管理的特殊要求7.1存儲與備份7.1.1電子文檔應存儲在單位指定的服務器或安全的存儲設備中，個人計算機未經(jīng)允許不得私自存儲、處理涉密或重要文檔。7.1.2建立電子文檔定期備份制度，備份介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)應定期進行恢復測試，保證其可用性。7.2安全防護7.2.1加強電子文檔訪問權(quán)限管理，根據(jù)文檔密級和工作需要，為不同用戶設置相應的訪問、修改、刪除權(quán)限。7.2.2安裝必要的防病毒軟件、防火墻等安全防護措施，定期更新病毒庫，防止電子文檔被病毒感染或非法訪問、篡改、竊取。7.2.3嚴禁使用未經(jīng)授權(quán)的外部存儲設備（如U盤、移動硬盤）連接辦公電腦拷貝電子文檔。確需使用的，必須經(jīng)過安全檢測。7.3長期保存7.3.1對于需要長期保存的電子文檔，應注意其存儲格式的兼容性。定期對存儲介質(zhì)進行檢查和轉(zhuǎn)換，防止因技術淘汰導致文檔無法讀取。第八章安全保密8.1保密責任8.1.1所有接觸和處理文檔的人員均有保守文檔秘密的義務，嚴格遵守國家及單位的保密法律法規(guī)和相關規(guī)定。8.1.2辦公室應組織開展文檔保密教育和培訓，提高全員保密意識和防范能力。8.2涉密文檔管理8.2.1涉密文檔的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、存儲、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，必須嚴格執(zhí)行國家保密規(guī)定和單位保密管理制度，明確專人負責，專柜存放，專機處理。8.2.2嚴禁在非涉密計算機、網(wǎng)絡中處理、存儲、傳輸涉密文檔。8.2.3發(fā)生文檔泄密事件，應立即報告并采取補救措施，并按規(guī)定追究相關人員責任。第九章保障措施9.1組織領導單位應重視文檔管理工作，將其納入日常管理范疇。辦公室作為文檔管理的職能部門，應明確崗位職責，配備必要的人員和設備。9.2人員培訓定期組織文檔管理人員和各部門相關人員進行文檔管理知識和技能的培訓，提高其業(yè)務水平。9.3監(jiān)督檢查辦公室應定期對各部門的文檔管理工作進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤落實。9.4責任追究對于在文檔管理工作中出現(xiàn)玩忽職守、違反規(guī)定，導致文檔損壞、丟失、泄密等不良后果的，將視情節(jié)輕重對相關責任人進行批評