企業(yè)檔案管理制度與實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本企業(yè)檔案管理工作，提高檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、決策支持及持續(xù)發(fā)展服務(wù)，依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。第二條定義與范圍本制度所稱(chēng)檔案，是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理、科研開(kāi)發(fā)、黨群工作等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。本制度適用于企業(yè)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。第三條基本原則企業(yè)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)、安全保密、便于利用的原則。第四條工作地位檔案工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，各部門(mén)應(yīng)高度重視，將其納入日常管理流程，確保檔案工作的順利開(kāi)展。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)第五條管理機(jī)構(gòu)企業(yè)設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全企業(yè)檔案管理工作。行政部（或指定專(zhuān)門(mén)部門(mén)，下同）為企業(yè)檔案工作的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施和監(jiān)督檢查本制度的執(zhí)行。各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人（可兼職）擔(dān)任檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)日常檔案的收集、整理、暫存和向行政部移交工作。第六條行政部檔案管理職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家及上級(jí)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)檔案管理制度及實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)企業(yè)各類(lèi)檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、保密和銷(xiāo)毀等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)的檔案形成、積累、整理和移交工作。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流。5.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理工作。6.參與企業(yè)重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目的檔案管理工作。第七條部門(mén)檔案員職責(zé)1.學(xué)習(xí)并執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度，負(fù)責(zé)本部門(mén)形成的各類(lèi)文件材料的收集、初步整理、登記和暫存。2.按照規(guī)定時(shí)限和要求，向行政部移交具有保存價(jià)值的檔案材料。3.協(xié)助行政部查閱本部門(mén)相關(guān)檔案。4.對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行檔案意識(shí)和檔案管理基本知識(shí)的宣傳。第八條檔案管理人員素質(zhì)要求檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛(ài)檔案事業(yè)，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技能，并保持相對(duì)穩(wěn)定。第三章檔案的收集與整理第九條檔案收集范圍企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，反映企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，具有查考利用價(jià)值的各種載體形式的文件材料，均屬收集范圍。主要包括：1.行政管理類(lèi)：企業(yè)設(shè)立、變更、發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、決議、規(guī)章制度、人事任免、獎(jiǎng)懲、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律事務(wù)等文件材料。2.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷(xiāo)策劃、合同協(xié)議、客戶(hù)資料、招投標(biāo)、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制、物資管理等文件材料。3.科研技術(shù)類(lèi)：科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙、工藝文件、專(zhuān)利、成果鑒定等文件材料。4.產(chǎn)品類(lèi)：產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、銷(xiāo)售、服務(wù)等過(guò)程中形成的文件材料。5.基建類(lèi)：工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等文件材料。6.設(shè)備類(lèi)：設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維修、改造、報(bào)廢等文件材料。7.黨群工作類(lèi)：黨組織建設(shè)、工會(huì)活動(dòng)、共青團(tuán)工作、思想政治工作等文件材料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。第十條收集要求1.各部門(mén)檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的文件材料，確保齊全、完整。2.凡需歸檔的文件材料，應(yīng)是辦理完畢的正式文本，手續(xù)齊全，格式規(guī)范。復(fù)印件須注明原件保管處。3.聲像檔案、電子檔案應(yīng)連同文字說(shuō)明一并收集。4.重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案材料，相關(guān)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)向行政部歸檔。第十一條整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。第十二條整理方法1.分類(lèi)：按照企業(yè)檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)，確定文件材料的歸屬類(lèi)別。2.編號(hào)：依據(jù)分類(lèi)方案和檔號(hào)編制規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。3.排列：在同一案卷內(nèi)，按照文件形成的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列。4.編目：填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表，編制案卷封面。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。5.裝訂：對(duì)需要裝訂的紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用規(guī)范的裝訂方式，做到整齊、牢固，便于翻閱。第四章檔案的鑒定與保管第十三條檔案鑒定1.檔案鑒定工作包括對(duì)檔案價(jià)值的鑒定和保管期限的劃定。2.行政部應(yīng)會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際，制定企業(yè)檔案保管期限表。3.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。4.對(duì)已到保管期限的檔案，由行政部組織鑒定小組進(jìn)行復(fù)查，提出銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)，報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后處理。第十四條檔案保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。2.檔案庫(kù)房與辦公區(qū)域應(yīng)分開(kāi)。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和存放易燃易爆物品。3.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，做到統(tǒng)一、規(guī)范。檔案應(yīng)按類(lèi)別、保管期限、檔號(hào)順序排列存放，并編制檔案存放位置索引。4.建立檔案庫(kù)房管理制度，做好溫濕度記錄、出入庫(kù)登記、定期檢查等工作，確保檔案實(shí)體安全。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。第十五條電子檔案保管1.電子檔案的保管應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。2.確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。采取有效措施防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和信息泄露。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并對(duì)備份介質(zhì)進(jìn)行妥善保管和定期檢查。4.關(guān)注電子檔案存儲(chǔ)格式的兼容性，適時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或遷移。第五章檔案的利用與保密第十六條檔案利用1.企業(yè)員工因工作需要查閱檔案，須持所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的查閱單，經(jīng)行政部檔案管理員審核同意后，方可查閱。查閱重要或涉密檔案，須報(bào)請(qǐng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部單位查閱企業(yè)檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部檔案管理員陪同查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案材料。如需復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理員同意，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。4.檔案一般不得帶出檔案庫(kù)房。確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，限期歸還。檔案借出期間，借閱人對(duì)檔案的安全、保密負(fù)全部責(zé)任。5.查（借）閱檔案的情況，均應(yīng)在《檔案利用登記簿》中詳細(xì)記錄。6.行政部應(yīng)積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，匯編專(zhuān)題檔案，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供主動(dòng)服務(wù)。第十七條檔案保密1.嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)和企業(yè)保密制度，確保涉密檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)熟知保密范圍和保密規(guī)定，嚴(yán)守保密紀(jì)律。3.涉密檔案的管理、利用，必須在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行。查閱涉密檔案須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并由指定人員接待。4.嚴(yán)禁將涉密檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大涉密檔案的知悉范圍。5.發(fā)生檔案失泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，并按有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。第六章檔案的移交與銷(xiāo)毀第十八條檔案移交1.部門(mén)向行政部移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》，雙方核對(duì)無(wú)誤后簽字蓋章，各執(zhí)一份。2.企業(yè)分立、合并、撤銷(xiāo)或破產(chǎn)時(shí)，檔案移交工作應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。3.檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案不丟失、不損壞。第十九條檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的到期檔案，由行政部提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明銷(xiāo)毀檔案的題名、檔號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并注明銷(xiāo)毀時(shí)間和方式。銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。4.嚴(yán)禁個(gè)人私自銷(xiāo)毀檔案材料。涉密檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)按照國(guó)家保密規(guī)定執(zhí)行。第七章檔案的數(shù)字化管理第二十條數(shù)字化原則檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循規(guī)范性、安全性、可用性和效益性原則，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。第二十一條數(shù)字化范圍與要求1.對(duì)具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的重要紙質(zhì)檔案，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工。2.檔案數(shù)字化的掃描分辨率、色彩模式、存儲(chǔ)格式等應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。4.數(shù)字化過(guò)程中形成的元數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整。第二十二條數(shù)字檔案管理1.建立健全數(shù)字檔案管理制度，確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.數(shù)字檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中，并進(jìn)行定期備份。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的著錄、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能。4.數(shù)字檔案的管理應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，確保其長(zhǎng)期可讀。第八章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十三條監(jiān)督檢查企業(yè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及行政部應(yīng)定期或不定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。第二十四條獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1.對(duì)在檔案管理工作中做出顯著成績(jī)的部門(mén)和個(gè)人，企業(yè)予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。