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文檔簡介

合同管理審批與執(zhí)行標準化工具一、適用范圍與應用場景本工具適用于企業(yè)各類合同(含采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同、租賃合同等)的全生命周期管理,覆蓋合同起草、審批、簽署、執(zhí)行、變更、歸檔等核心環(huán)節(jié)。具體應用場景包括:新合同簽訂:業(yè)務部門與合作方達成初步合作意向后,需通過標準化流程完成合同文本擬定與內(nèi)部審批;合同變更與續(xù)簽:原合同履行過程中需調(diào)整條款(如金額、履行期限、服務范圍等)或到期需續(xù)簽時,啟動變更/續(xù)簽審批流程;合同執(zhí)行監(jiān)控:財務、業(yè)務部門需跟蹤合同付款、交付、驗收等執(zhí)行節(jié)點,保證履約合規(guī);合同風險管控:法務部門通過標準化審核識別合同條款漏洞(如違約責任、知識產(chǎn)權歸屬等),降低法律風險;歷史合同追溯:企業(yè)需對已歸檔合同進行分類管理,支持后續(xù)查閱、審計或糾紛處理。二、標準化操作流程(一)合同起草與提交發(fā)起申請:由業(yè)務部門經(jīng)辦人*(如銷售經(jīng)理、采購專員)登錄合同管理系統(tǒng),選擇“合同新建”模塊,填寫《合同基本信息表》(含合同名稱、合作方全稱、合同類型、標的金額、履行期限、核心條款摘要等)。擬定文本:根據(jù)合作方提供的草案或企業(yè)標準模板,起草合同。文本需包含必備要素:當事人信息、合同標的、數(shù)量與質(zhì)量、價款與支付方式、履行期限與地點、違約責任、爭議解決方式、簽署頁等。附件準備:與合同相關的支撐材料,如合作方營業(yè)執(zhí)照復印件、資質(zhì)證明、技術協(xié)議、報價單、會議紀要等(命名格式:“合同編號+附件名稱”,如“HT2024001-報價單”)。提交審批:確認信息無誤后,提交至部門負責人*初審,系統(tǒng)自動觸發(fā)審批流程。(二)部門初審審核內(nèi)容:部門負責人*重點審核合同的業(yè)務合理性(如需求真實性、價格公允性)、履行可行性(如資源匹配、交付能力)及基礎信息準確性(如合作方名稱、金額是否與申請一致)。反饋意見:審核通過:在系統(tǒng)中“同意”,流轉至法務部門;需修改:填寫具體修改意見(如“付款節(jié)點需與交付進度掛鉤”),退回經(jīng)辦人*修訂后重新提交;審核不通過:說明駁回原因(如“合作方資質(zhì)不全,需補充安全生產(chǎn)許可證”),終止流程并通知經(jīng)辦人*。時限要求:部門初審需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成,緊急合同可縮短至4小時(需在流程中標注“加急”)。(三)法務合規(guī)審核審核重點:法務專員*重點核查合同條款的合法性(是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī))、合規(guī)性(是否涉及企業(yè)禁止性業(yè)務)及風險點(如違約責任是否明確、知識產(chǎn)權歸屬是否清晰、爭議解決方式是否約定管轄法院)。風險提示:對存在潛在風險的條款(如“不可抗力范圍過于寬泛”),法務專員需在《合同法務審核意見表》中標注風險等級(高/中/低)及修改建議,并同步抄送業(yè)務部門負責人。特殊處理:涉及重大業(yè)務(如金額超500萬元、涉外合作)或復雜條款(如擔保、質(zhì)押),需組織法務、財務、業(yè)務部門召開合同評審會,共同審議并形成會議紀要;若合作方提供的文本為企業(yè)標準模板,法務專員*僅需核對關鍵條款是否與模板一致,無需逐條修改。(四)財務審核審核內(nèi)容:財務經(jīng)理*重點核查合同中的財務相關條款:價款與支付方式:是否符合企業(yè)財務制度(如預付款比例不超過30%、發(fā)票開具要求);成本預算:合同金額是否在部門年度預算范圍內(nèi),超預算部分是否已履行預算調(diào)整審批;稅費約定:是否明確稅費承擔方(如“增值稅專用發(fā)票由甲方承擔”)及稅率。反饋意見:財務合規(guī):通過審核,流轉至分管領導*;需調(diào)整:如“付款條件與預算不符,需分期支付”,退回業(yè)務部門協(xié)商修改;預算超支且未審批:標注“暫緩審批”,要求業(yè)務部門補充預算調(diào)整流程后重新提交。(五)分管領導審批審批權限:根據(jù)合同金額及類型,分級審批(示例):金額≤50萬元:由業(yè)務分管領導*審批;50萬元<金額≤200萬元:由業(yè)務分管領導+財務分管領導聯(lián)合審批;金額>200萬元:需提交總經(jīng)理*審批。審批要點:分管領導*結合業(yè)務重要性、戰(zhàn)略匹配度及審批意見(法務、財務),最終決策“同意”“附條件同意”(如“增加履約保證金條款”)或“否決”。結果反饋:審批通過后,系統(tǒng)自動《合同審批流轉表》,匯總各環(huán)節(jié)審核意見,作為合同簽署依據(jù)。(六)合同簽署文本定稿:經(jīng)辦人根據(jù)最終審批意見修改合同文本,確認無誤后打印一式三份(合作方留存份數(shù)可根據(jù)需求調(diào)整),并由法務專員加蓋“合同審核專用章”確認版本一致性。用印管理:企業(yè)內(nèi)部用?。河尚姓T*核對《合同審批流轉表》與合同文本一致后,加蓋合同專用章(嚴禁以部門章或個人章代替);合作方用印:可通過線下簽署(雙方蓋章后交換文本)或線上簽署(如使用企業(yè)電子簽章系統(tǒng)),保證簽署過程留痕。文本分發(fā):簽署完成后,經(jīng)辦人*將合同文本分發(fā)給合作方(1份)、財務部門(1份)、檔案管理部門(1份),并在系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已簽署”。(七)合同執(zhí)行與監(jiān)控執(zhí)行計劃:業(yè)務部門根據(jù)合同約定,制定《合同執(zhí)行計劃表》,明確關鍵節(jié)點(如“2024年3月1日前完成首批交付”“2024年6月30日前支付尾款”),并指定執(zhí)行責任人*(如項目經(jīng)理)。進度跟蹤:責任人*每月在系統(tǒng)中更新執(zhí)行進度,支撐材料(如交付簽收單、驗收報告);財務部門根據(jù)付款節(jié)點,在系統(tǒng)中發(fā)起付款申請,核對合同條款與發(fā)票信息后安排支付;法務部門每季度檢查合同履行情況,對逾期未履行或存在違約風險的合同,向業(yè)務部門發(fā)出《合同履約風險提示函》。異常處理:若履行過程中出現(xiàn)爭議(如延遲交付、質(zhì)量不達標),業(yè)務部門需在3個工作日內(nèi)提交《合同異常處理報告》,說明情況、已采取措施及需協(xié)調(diào)資源,由法務、財務部門協(xié)同處理。(八)合同變更與解除變更申請:因政策變化、合作方需求調(diào)整等原因需變更合同時由經(jīng)辦人*提交《合同變更申請表》,注明變更內(nèi)容(如“履行期限延長3個月”)、變更原因及對雙方權利義務的影響。重新審批:變更申請需按原審批流程(部門初審→法務審核→財務審核→領導審批)重新流轉,審批通過后簽訂《合同變更協(xié)議》(作為原合同補充文件)。解除流程:需解除合同時由責任部門提交《合同解除申請表》,說明解除原因(如“不可抗力導致合同無法履行”)、解除依據(jù)及善后方案(如已履行部分的結算、違約金計算),經(jīng)審批后簽訂《合同解除協(xié)議》,明確雙方權利義務終止事宜。(九)合同歸檔歸檔內(nèi)容:合同履行完畢或終止后,檔案管理員*收集完整資料,包括:合同正本及附件(含審批意見表、簽署頁、變更/解除協(xié)議);履行過程中的支撐材料(交付記錄、驗收報告、付款憑證、往來函件等);相關會議紀要、評審報告等。歸檔要求:電子歸檔:將掃描件(PDF格式)至合同管理系統(tǒng),命名規(guī)則為“合同編號-合同名稱-歸檔日期”;紙質(zhì)歸檔:按“合同編號”順序裝入檔案袋,標注“合同名稱、歸檔部門、歸檔人、保管期限”,存入企業(yè)檔案室。保管期限:根據(jù)合同類型及法規(guī)要求確定(示例):采購/銷售合同:保管期限為合同終止后10年;勞動合同:保管期限為員工離職后30年;普通服務合同:保管期限為合同終止后5年。三、核心工具模板清單(一)合同審批流程跟蹤表合同編號合同名稱合作方全稱合同類型發(fā)起部門起草人*初審意見(部門負責人*)法務審核意見(法務專員*)財務審核意見(財務經(jīng)理*)領導審批(分管領導/總經(jīng)理)簽署狀態(tài)(待簽署/已簽署/已歸檔)歸檔日期HT2024001設備采購合同科技有限公司采購采購部張*同意,價格合理第5條違約責任需明確“逾期交貨的日違約金比例”付款節(jié)點與預算匹配,同意同意,按流程簽署已簽署2024-02-01(二)合同執(zhí)行進度跟蹤表合同編號執(zhí)行階段關鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人*完成情況說明存在問題應對措施HT2024001履行階段首批設備交付2024-03-012024-03-02李*設備已送達,客戶簽收客戶反饋安裝說明書版本不符已聯(lián)系供應商補發(fā)最新說明書,預計3日內(nèi)送達HT2024001付款階段首筆付款2024-03-15待支付王*等客戶提交驗收合格證明客戶驗收流程延遲已與客戶溝通,要求2日內(nèi)提供證明,付款順延(三)合同變更申請表原合同編號原合同名稱變更原因變更內(nèi)容摘要變更后條款合作方意見部門初審意見(部門負責人*)法務審核意見(法務專員*)領導審批HT2024001設備采購合同客戶產(chǎn)能提升,需增加設備數(shù)量設備數(shù)量從5臺增至8臺,總價從100萬元增至160萬元第3條“數(shù)量:8臺,單價20萬元/臺”;第4條“總價:160萬元(含稅)”同意變更同意,符合業(yè)務需求變更協(xié)議需明確“原合同其他條款不變”同意(四)合同歸檔登記表歸檔編號合同編號合同名稱簽署日期歸檔部門歸檔人*保管期限存放位置(檔案柜編號)查閱記錄(日期、查閱人、用途)GD2024001HT2024001設備采購合同2024-02-01采購部劉*10年A-03-152024-03-10張*(審計用)GD2024002HT2024002銷售合同2024-01-15銷售部陳*10年B-01-082024-02-20李*(糾紛處理用)四、使用風險提示與關鍵要點(一)合同條款合規(guī)性風險風險點:條款違反法律法規(guī)(如“爭議解決約定仲裁機構未明確”),導致合同無效或維權困難。防控措施:所有合同文本需經(jīng)法務部門審核,重大合同可聘請外部律師出具《法律意見書》;條款引用需標注法律依據(jù)(如“依據(jù)《中華人民共和國民法典》第五百零九條”)。(二)審批流程完整性風險風險點:越權審批(如200萬元合同未經(jīng)總經(jīng)理審批)或漏審環(huán)節(jié)(如財務部門未審核付款條件),導致合同履行后出現(xiàn)糾紛。防控措施:系統(tǒng)設置審批權限自動校驗,未完成前置審批的流程無法進入下一環(huán)節(jié);審批人需在《合同審批流轉表》中簽署真實意見,嚴禁代簽。(三)合同執(zhí)行監(jiān)控風險風險點:執(zhí)行進度未及時跟蹤(如延遲付款導致違約),或支撐材料缺失(如無驗收報告影響尾款收取)。防控措施:業(yè)務部門每月更新執(zhí)行進度,財務部門聯(lián)動監(jiān)控付款節(jié)點;關鍵環(huán)節(jié)(如交付、驗收)需留存書面憑證,并在系統(tǒng)中掃描件。(四)資料歸檔規(guī)范性風險風險點:歸檔資料不完整(如缺失變更協(xié)議)或電子/紙質(zhì)版本不一致,導

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