供應(yīng)商管理與準(zhǔn)入規(guī)范模板一、適用范圍與場(chǎng)景說(shuō)明本模板適用于各類(lèi)企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)鏈管理團(tuán)隊(duì)及相關(guān)業(yè)務(wù)單元，用于規(guī)范供應(yīng)商從引入到持續(xù)管理的全流程。具體場(chǎng)景包括：新供應(yīng)商準(zhǔn)入：首次合作前對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、能力、信譽(yù)進(jìn)行全面評(píng)估；現(xiàn)有供應(yīng)商復(fù)審：年度或定期對(duì)已合作供應(yīng)商的履約表現(xiàn)、合規(guī)性進(jìn)行重新審核；高風(fēng)險(xiǎn)品類(lèi)供應(yīng)商管理：對(duì)涉及質(zhì)量安全、合規(guī)性要求高的品類(lèi)（如食品、醫(yī)療器械、核心零部件等）供應(yīng)商實(shí)施專(zhuān)項(xiàng)準(zhǔn)入管控；戰(zhàn)略供應(yīng)商篩選：針對(duì)長(zhǎng)期合作、深度綁定的供應(yīng)商，需通過(guò)更嚴(yán)格的準(zhǔn)入流程以保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。二、供應(yīng)商準(zhǔn)入全流程操作指南（一）第一步：明確準(zhǔn)入需求與標(biāo)準(zhǔn)操作目標(biāo)：清晰界定采購(gòu)需求，制定供應(yīng)商準(zhǔn)入的“硬性門(mén)檻”，保證后續(xù)篩選有據(jù)可依。具體步驟：需求梳理：由采購(gòu)發(fā)起部門(mén)（如生產(chǎn)部、研發(fā)部、市場(chǎng)部）填寫(xiě)《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》，明確采購(gòu)品類(lèi)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付周期、預(yù)估年采購(gòu)量、預(yù)算金額等核心信息。示例：若采購(gòu)“汽車(chē)座椅面料”，需明確阻燃性（符合GB8410標(biāo)準(zhǔn)）、耐磨次數(shù)（≥10000次）、色牢度（≥4級(jí)）、交付周期（≤7天）等要求。準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)制定：采購(gòu)部聯(lián)合質(zhì)量部、法務(wù)部、技術(shù)部制定《供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》，涵蓋以下維度：基本資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營(yíng)范圍需覆蓋采購(gòu)品類(lèi)）、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證）、ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證等；能力要求：生產(chǎn)/供貨能力（產(chǎn)能、設(shè)備）、技術(shù)研發(fā)能力（專(zhuān)利數(shù)量、研發(fā)團(tuán)隊(duì)規(guī)模）、質(zhì)量管控能力（檢測(cè)設(shè)備、流程規(guī)范）；合規(guī)性：無(wú)重大失信記錄（通過(guò)“信用中國(guó)”等平臺(tái)查詢(xún)）、無(wú)重大訴訟/仲裁（需供應(yīng)商書(shū)面聲明）、環(huán)保合規(guī)（如排污許可證、環(huán)評(píng)報(bào)告）；商務(wù)條款：付款方式、價(jià)格穩(wěn)定性、售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間（如24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)質(zhì)量問(wèn)題）。（二）第二步：?jiǎn)?dòng)供應(yīng)商尋源與初步篩選操作目標(biāo)：通過(guò)多渠道收集潛在供應(yīng)商信息，剔除明顯不符合基本要求的供應(yīng)商，形成《候選供應(yīng)商清單》。具體步驟：尋源渠道：主動(dòng)開(kāi)發(fā)：通過(guò)行業(yè)展會(huì)、專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)（如中國(guó)制造網(wǎng)、巴巴1688）、行業(yè)協(xié)會(huì)推薦等方式主動(dòng)尋找供應(yīng)商；現(xiàn)有資源：從合格供應(yīng)商庫(kù)、客戶(hù)推薦、供應(yīng)商自薦中篩選；定向邀請(qǐng)：針對(duì)戰(zhàn)略品類(lèi)，向行業(yè)內(nèi)頭部企業(yè)發(fā)出準(zhǔn)入邀請(qǐng)。初步篩選：采購(gòu)部根據(jù)《供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行“一票否決制”審核，淘汰以下供應(yīng)商：營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍不匹配；無(wú)必備行業(yè)資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）；近3年有重大質(zhì)量或失信記錄；拒絕提供基本資質(zhì)證明材料。輸出成果：《候選供應(yīng)商清單》（含供應(yīng)商名稱(chēng)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、初步資質(zhì)摘要）。（三）第三步：供應(yīng)商資質(zhì)深度審核操作目標(biāo)：核實(shí)候選供應(yīng)商資質(zhì)的真實(shí)性、有效性，評(píng)估其持續(xù)履約能力。具體步驟：材料收集：向候選供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資質(zhì)提交清單》，要求提供以下材料（需加蓋公章）：營(yíng)業(yè)副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一營(yíng)業(yè)執(zhí)照）；行業(yè)-specific資質(zhì)（如食品SC認(rèn)證、ISO9001/14001認(rèn)證）；近1年財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表，評(píng)估財(cái)務(wù)狀況）；主要客戶(hù)合作案例（合同關(guān)鍵頁(yè)復(fù)印件，體現(xiàn)合作規(guī)模與穩(wěn)定性）；知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明（如專(zhuān)利證書(shū)）、檢測(cè)報(bào)告（針對(duì)采購(gòu)品類(lèi)的第三方檢測(cè)數(shù)據(jù)）。資質(zhì)核驗(yàn)：真實(shí)性核驗(yàn)：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢(xún)營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息，通過(guò)國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)官網(wǎng)核驗(yàn)認(rèn)證證書(shū)有效性；完整性核驗(yàn)：檢查資質(zhì)是否在有效期內(nèi)，覆蓋范圍是否包含采購(gòu)品類(lèi)；關(guān)聯(lián)性分析：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需與采購(gòu)量匹配（如年產(chǎn)值低于預(yù)估采購(gòu)額3倍，需說(shuō)明產(chǎn)能保障措施）。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估表》（含資質(zhì)項(xiàng)、核驗(yàn)結(jié)果、評(píng)分、審核意見(jiàn)）。（四）第四步：現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察評(píng)估操作目標(biāo)：通過(guò)實(shí)地走訪(fǎng)，驗(yàn)證供應(yīng)商的實(shí)際生產(chǎn)/運(yùn)營(yíng)條件，評(píng)估其質(zhì)量管控、交付能力及管理規(guī)范性。具體步驟：考察團(tuán)隊(duì)組建：由采購(gòu)部牽頭，邀請(qǐng)質(zhì)量部、技術(shù)部、生產(chǎn)部共同組成考察組（至少3人），提前3個(gè)工作日向供應(yīng)商發(fā)出《現(xiàn)場(chǎng)考察通知》，明確考察時(shí)間、行程、需配合人員（如生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人）?？疾靸?nèi)容：生產(chǎn)環(huán)境：車(chē)間布局、5S管理執(zhí)行情況、潔凈度（如食品車(chē)間需符合GMP標(biāo)準(zhǔn)）；設(shè)備與產(chǎn)能：主要生產(chǎn)設(shè)備型號(hào)/數(shù)量、設(shè)備維護(hù)記錄、產(chǎn)能測(cè)算（是否能滿(mǎn)足交付周期要求）；質(zhì)量管控：質(zhì)檢流程（來(lái)料檢驗(yàn)、過(guò)程檢驗(yàn)、成品檢驗(yàn)）、檢測(cè)設(shè)備精度及校準(zhǔn)記錄、不合格品處理機(jī)制；管理體系：是否推行精益生產(chǎn)、ERP系統(tǒng)使用情況（可追溯生產(chǎn)批次）；員工素質(zhì)：關(guān)鍵崗位人員資質(zhì)（如質(zhì)檢員需持證上崗）、員工培訓(xùn)記錄?？疾煊涗洠禾顚?xiě)《現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)分表》（采用百分制，分生產(chǎn)環(huán)境20分、設(shè)備產(chǎn)能25分、質(zhì)量管控30分、管理體系15分、員工素質(zhì)10分），并拍攝現(xiàn)場(chǎng)照片（附考察報(bào)告）。輸出成果：《現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》（含考察結(jié)論：推薦/不推薦/補(bǔ)充考察）。（五）第五步：樣品測(cè)試與小批量驗(yàn)證操作目標(biāo)：通過(guò)樣品測(cè)試驗(yàn)證供應(yīng)商產(chǎn)品是否符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)小批量驗(yàn)證評(píng)估其交付穩(wěn)定性。具體步驟：樣品提供：要求供應(yīng)商按《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》提供3-5件樣品，附《樣品檢測(cè)報(bào)告》（第三方或自檢報(bào)告）。樣品測(cè)試：質(zhì)量部依據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)、企標(biāo)）對(duì)樣品進(jìn)行全項(xiàng)檢測(cè)，填寫(xiě)《樣品測(cè)試記錄表》，重點(diǎn)測(cè)試：功能參數(shù)（如座椅面料的耐磨性、阻燃性）；安全指標(biāo)（如重金屬含量、甲醛釋放量）；外觀(guān)質(zhì)量（色差、瑕疵、尺寸偏差）。小批量驗(yàn)證：樣品測(cè)試通過(guò)后，下達(dá)小批量訂單（一般為預(yù)估月采購(gòu)量的10%-20%），跟蹤供應(yīng)商的：交付準(zhǔn)時(shí)率（是否在約定日期內(nèi)送達(dá)）；產(chǎn)品合格率（抽檢不合格率≤1%）；包裝規(guī)范性（是否防潮、防損，標(biāo)識(shí)清晰）。輸出成果：《樣品測(cè)試報(bào)告》《小批量驗(yàn)證報(bào)告》（含結(jié)論：通過(guò)/不通過(guò)）。（六）第六步：商務(wù)談判與合同擬定操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，達(dá)成合作共識(shí)，規(guī)避商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。具體步驟：談判準(zhǔn)備：采購(gòu)部整理《供應(yīng)商談判要點(diǎn)》，包括價(jià)格（單價(jià)、階梯價(jià)、調(diào)價(jià)機(jī)制）、付款方式（賬期、比例）、交付（批次、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移點(diǎn)）、違約責(zé)任（質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、延遲交付的賠償標(biāo)準(zhǔn)）、保密協(xié)議等。談判實(shí)施：由采購(gòu)部經(jīng)理帶隊(duì)，法務(wù)部、財(cái)務(wù)部參與，與供應(yīng)商進(jìn)行面對(duì)面談判，形成《談判紀(jì)要》（雙方簽字確認(rèn)）。合同擬定：法務(wù)部依據(jù)《談判紀(jì)要》及《采購(gòu)需求說(shuō)明書(shū)》擬定《供應(yīng)商合作協(xié)議》，條款需包含：合作范圍（品類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收流程；價(jià)格與結(jié)算條款；交付與物流條款；知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)；保密條款；合同變更、解除與終止條件；爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）。輸出成果：《供應(yīng)商合作協(xié)議》（最終版，雙方蓋章生效）。（七）第七步：準(zhǔn)入審批與信息錄入操作目標(biāo)：完成內(nèi)部審批流程，建立供應(yīng)商檔案，納入合格供應(yīng)商庫(kù)。具體步驟：審批流程：采購(gòu)部將《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》（含資質(zhì)評(píng)估表、考察報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、合同草案）提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人→供應(yīng)鏈總監(jiān)→分管副總→總經(jīng)理（根據(jù)企業(yè)權(quán)限設(shè)置）逐級(jí)審批。信息錄入：審批通過(guò)后，由采購(gòu)專(zhuān)員將供應(yīng)商信息錄入ERP系統(tǒng)/供應(yīng)商管理平臺(tái)，建立《供應(yīng)商檔案》，內(nèi)容包括：基本信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）；資質(zhì)文件（電子版掃描件）；考察報(bào)告、測(cè)試報(bào)告；合同文本；履約記錄（后續(xù)合作中的質(zhì)量、交付、服務(wù)評(píng)分）。輸出成果：《供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表》《供應(yīng)商檔案（電子版）》。（八）第八步：準(zhǔn)入后動(dòng)態(tài)管理操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商持續(xù)滿(mǎn)足準(zhǔn)入要求，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰。具體步驟：履約評(píng)價(jià)：每季度/半年由采購(gòu)部組織質(zhì)量部、生產(chǎn)部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行履約評(píng)價(jià)，填寫(xiě)《供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)表》，指標(biāo)包括：質(zhì)量表現(xiàn)（批次合格率、質(zhì)量問(wèn)題響應(yīng)速度）；交付表現(xiàn)（準(zhǔn)時(shí)交付率、訂單滿(mǎn)足率）；服務(wù)表現(xiàn)（售后響應(yīng)時(shí)間、問(wèn)題解決率）；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比）。分級(jí)管理：根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果將供應(yīng)商分為A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四級(jí)，實(shí)施差異化管控：A級(jí)：優(yōu)先分配訂單，可縮短付款周期；B級(jí)：維持正常合作，針對(duì)弱項(xiàng)提出改進(jìn)要求；C級(jí)：限期整改（1-3個(gè)月），整改不達(dá)標(biāo)降為D級(jí)；D級(jí)：終止合作，清退出合格供應(yīng)商庫(kù)。復(fù)審機(jī)制：每年對(duì)A級(jí)、B級(jí)供應(yīng)商進(jìn)行全面復(fù)審，流程同“準(zhǔn)入流程”；C級(jí)、D級(jí)供應(yīng)商不參與年度復(fù)審，需整改達(dá)標(biāo)后重新申請(qǐng)準(zhǔn)入。輸出成果：《供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)表》《供應(yīng)商分級(jí)管理清單》《年度復(fù)審報(bào)告》。三、核心模板表格清單與說(shuō)明（一）《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》適用環(huán)節(jié)：準(zhǔn)入審批階段核心字段：申請(qǐng)部門(mén)、采購(gòu)品類(lèi)、供應(yīng)商名稱(chēng)、聯(lián)系人/聯(lián)系方式、預(yù)估采購(gòu)量/預(yù)算、資質(zhì)文件清單（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)等）、現(xiàn)場(chǎng)考察結(jié)論、樣品測(cè)試結(jié)論、合同要點(diǎn)、審批意見(jiàn)（各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字）。（二）《供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估表》適用環(huán)節(jié)：資質(zhì)審核階段核心字段：資質(zhì)項(xiàng)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、ISO認(rèn)證、財(cái)務(wù)報(bào)表）、核驗(yàn)結(jié)果（真實(shí)/虛假/過(guò)期）、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（100分制）、得分、審核意見(jiàn)（采購(gòu)部/質(zhì)量部簽字）。（三）《現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)分表》適用環(huán)節(jié)：現(xiàn)場(chǎng)考察階段核心字段：考察維度（生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備產(chǎn)能、質(zhì)量管控等）、評(píng)分細(xì)則（如“車(chē)間5S管理：優(yōu)秀20分，良好15分，一般10分，差0分”）、實(shí)際得分、考察員簽字、考察日期。（四）《供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)表》適用環(huán)節(jié)：準(zhǔn)入后動(dòng)態(tài)管理核心字段：評(píng)價(jià)周期、供應(yīng)商名稱(chēng)、評(píng)價(jià)維度（質(zhì)量、交付、服務(wù)、價(jià)格）、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（如“批次合格率≥99%：20分，95%-98%：15分”）、實(shí)際得分、等級(jí)（A/B/C/D）、改進(jìn)建議（針對(duì)弱項(xiàng)）。（五）《供應(yīng)商分級(jí)管理清單》適用環(huán)節(jié)：分級(jí)管理階段核心字段：供應(yīng)商名稱(chēng)、所屬品類(lèi)、當(dāng)前等級(jí)（A/B/C/D）、評(píng)價(jià)周期、主要優(yōu)勢(shì)、待改進(jìn)項(xiàng)、管理措施（如“優(yōu)先訂單”“限期整改”）。四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）資質(zhì)審核需“三查三對(duì)”查原件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等需核對(duì)原件，留存復(fù)印件并加蓋供應(yīng)商公章；查官網(wǎng)：通過(guò)/權(quán)威平臺(tái)（如“信用中國(guó)”、國(guó)家認(rèn)監(jiān)委官網(wǎng)）核驗(yàn)資質(zhì)有效性；查關(guān)聯(lián)性：保證資質(zhì)范圍與采購(gòu)品類(lèi)匹配（如“食品經(jīng)營(yíng)許可證”不能覆蓋“醫(yī)療器械生產(chǎn)”）。（二）現(xiàn)場(chǎng)考察避免“走過(guò)場(chǎng)”突擊考察：提前不通知考察時(shí)間，避免供應(yīng)商臨時(shí)“包裝”現(xiàn)場(chǎng)；多維度驗(yàn)證：不僅看生產(chǎn)車(chē)間，還需抽查倉(cāng)庫(kù)（庫(kù)存周轉(zhuǎn)率）、質(zhì)檢記錄（不合格品處理流程）、員工訪(fǎng)談（知曉培訓(xùn)情況）；留存證據(jù)：拍攝現(xiàn)場(chǎng)照片/視頻（標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)），附考察報(bào)告?zhèn)洳?。（三）樣品測(cè)試需“雙盲驗(yàn)證”匿名測(cè)試：將供應(yīng)商樣品與競(jìng)品/歷史樣品混合編號(hào)，避免測(cè)試人員主觀(guān)bias；標(biāo)準(zhǔn)明確：測(cè)試前制定《樣品測(cè)試大綱》，明確測(cè)試方法（如按GB/T3923.1測(cè)試斷裂強(qiáng)度）、合格判定標(biāo)準(zhǔn)。（四