采購(gòu)訂單跟進(jìn)流程模板：供應(yīng)商管理與訂單執(zhí)行全指引一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本模板適用于企業(yè)采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)訂單全生命周期的管理，特別是針對(duì)供應(yīng)商訂單執(zhí)行過(guò)程的跟蹤、協(xié)調(diào)與風(fēng)險(xiǎn)控制。具體場(chǎng)景包括：制造業(yè)企業(yè)原材料、零部件采購(gòu)訂單的進(jìn)度跟進(jìn)；零售/電商企業(yè)商品采購(gòu)訂單的履約監(jiān)控；項(xiàng)目型企業(yè)長(zhǎng)期合作供應(yīng)商的訂單批量執(zhí)行管理；跨部門協(xié)作中采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)、需求部門的訂單信息同步。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具表單，可實(shí)現(xiàn)訂單執(zhí)行過(guò)程的透明化、責(zé)任明確化，有效降低延期交付、質(zhì)量不符等風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率與供應(yīng)商協(xié)作質(zhì)量。二、采購(gòu)訂單全流程操作指引（一）需求確認(rèn)與訂單需求發(fā)起與審核需求部門（如生產(chǎn)部、銷售部）提交《采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、期望交付日期、用途說(shuō)明及預(yù)算編碼。采購(gòu)經(jīng)理*審核申請(qǐng)單的合理性（如數(shù)量與需求的匹配性、交付時(shí)間的可行性），并同步確認(rèn)庫(kù)存情況（如有庫(kù)存則觸發(fā)調(diào)撥流程）。供應(yīng)商選擇與訂單創(chuàng)建根據(jù)物料類型選擇合作供應(yīng)商：戰(zhàn)略供應(yīng)商直接下單；非戰(zhàn)略供應(yīng)商需通過(guò)詢價(jià)比價(jià)流程（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)），綜合評(píng)估價(jià)格、交期、質(zhì)量、服務(wù)后確定供應(yīng)商。采購(gòu)專員*在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單，錄入以下核心信息：供應(yīng)商信息（名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址）；物料信息（編碼、名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額）；交付要求（日期、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、包裝標(biāo)準(zhǔn)）；付款條款（賬期、結(jié)算方式、付款節(jié)點(diǎn)）；其他特殊要求（如質(zhì)檢報(bào)告、環(huán)保認(rèn)證等）。訂單經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后，正式蓋章發(fā)送給供應(yīng)商（同時(shí)留存電子檔與紙質(zhì)檔）。（二）訂單執(zhí)行過(guò)程跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨確認(rèn)采購(gòu)專員*在訂單下達(dá)后1個(gè)工作日內(nèi)，與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨計(jì)劃（如生產(chǎn)周期、原料采購(gòu)進(jìn)度、預(yù)計(jì)完成時(shí)間），要求供應(yīng)商反饋《訂單交期確認(rèn)函》。若供應(yīng)商無(wú)法按期交付，需在24小時(shí)內(nèi)書(shū)面反饋原因（如產(chǎn)能不足、原料短缺）及新交付時(shí)間，采購(gòu)部評(píng)估影響并同步需求部門，協(xié)商調(diào)整需求計(jì)劃或?qū)ふ姨娲?yīng)商。進(jìn)度跟蹤與異常預(yù)警采購(gòu)專員*通過(guò)以下方式跟蹤訂單進(jìn)度：每周與供應(yīng)商對(duì)接，獲取生產(chǎn)/備貨進(jìn)度表（如生產(chǎn)完成率、質(zhì)檢狀態(tài)、發(fā)貨準(zhǔn)備情況）；關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如原料入庫(kù)、生產(chǎn)啟動(dòng)、成品入庫(kù)）要求供應(yīng)商提供照片/視頻證明；對(duì)于大宗或重要物料，可安排采購(gòu)專員*現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)造（如需）。建立《訂單跟進(jìn)進(jìn)度表》（詳見(jiàn)第三部分），實(shí)時(shí)記錄各階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)、負(fù)責(zé)人、進(jìn)展情況及異常事項(xiàng)，每周更新同步至需求部門與倉(cāng)庫(kù)。發(fā)貨與物流跟蹤供應(yīng)商按訂單約定發(fā)貨前，需提前2個(gè)工作日提供《發(fā)貨通知單》（含物流單號(hào)、貨物數(shù)量、批次號(hào)、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間）。采購(gòu)專員*核對(duì)發(fā)貨信息與訂單一致性（如數(shù)量、規(guī)格、收貨地址），確認(rèn)無(wú)誤后反饋倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備收貨。物流過(guò)程中，通過(guò)物流官網(wǎng)或供應(yīng)商實(shí)時(shí)跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，如遇延遲（如天氣、交通原因），及時(shí)協(xié)調(diào)供應(yīng)商與物流方，保證貨物按時(shí)送達(dá)。（三）交付驗(yàn)收與異常處理到貨接收與初步檢驗(yàn)倉(cāng)庫(kù)收貨員*根據(jù)《發(fā)貨通知單》核對(duì)貨物外觀（如包裝是否完好、標(biāo)識(shí)是否清晰）、數(shù)量（是否與發(fā)貨單一致），填寫《到貨登記表》。如發(fā)覺(jué)外觀破損、數(shù)量短缺等異常，立即拍照存證并通知采購(gòu)專員*與供應(yīng)商，協(xié)商處理方案（如補(bǔ)貨、換貨）。質(zhì)量檢驗(yàn)與結(jié)果反饋倉(cāng)庫(kù)將貨物送至質(zhì)檢部門，質(zhì)檢員*按《物料檢驗(yàn)規(guī)范》（如AQL抽樣標(biāo)準(zhǔn)）進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，填寫《檢驗(yàn)報(bào)告》，判定結(jié)果為“合格”“讓步接收”或“不合格”。檢驗(yàn)結(jié)果同步采購(gòu)專員*：合格：通知倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，更新訂單狀態(tài)為“已交付”；讓步接收：需需求部門確認(rèn)后辦理入庫(kù)，記錄質(zhì)量差異并要求供應(yīng)商后續(xù)改進(jìn)；不合格：?jiǎn)?dòng)異常處理流程（詳見(jiàn)下文）。異常處理閉環(huán)質(zhì)量不合格：采購(gòu)專員*收到《不合格品報(bào)告》后，24小時(shí)內(nèi)通知供應(yīng)商，要求其在3個(gè)工作日內(nèi)提供《質(zhì)量問(wèn)題整改報(bào)告》（含根本原因、糾正措施、預(yù)防方案）。根據(jù)影響程度（如停線風(fēng)險(xiǎn)、成本損失），協(xié)商賠償方案（如退貨、換貨、扣款），并跟蹤整改落實(shí)情況。交付延期：若供應(yīng)商未按期交付且未提前預(yù)警，采購(gòu)專員*按《供應(yīng)商管理協(xié)議》核算違約金（如按延期天數(shù)×合同金額的0.05%/天），從當(dāng)期貨款中扣除，并要求供應(yīng)商提交《延期改進(jìn)計(jì)劃》。數(shù)量不符：短貨部分由供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)發(fā)；多貨部分由供應(yīng)商書(shū)面確認(rèn)后辦理退貨或沖抵下期訂單，避免庫(kù)存積壓。（四）訂單關(guān)閉與供應(yīng)商評(píng)價(jià)訂單關(guān)閉確認(rèn)貨物驗(yàn)收合格、發(fā)票核對(duì)無(wú)誤（財(cái)務(wù)專員在收到發(fā)票后5個(gè)工作日內(nèi)完成三單匹配：訂單、入庫(kù)單、發(fā)票），貨款按約定支付后，采購(gòu)專員在ERP系統(tǒng)中關(guān)閉訂單，狀態(tài)更新為“已完成”。供應(yīng)商履約評(píng)價(jià)每季度末，采購(gòu)部組織對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行履約評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)維度包括：交期達(dá)成率（按時(shí)交付訂單批數(shù)/總訂單批數(shù)×100%，目標(biāo)≥95%）；質(zhì)量合格率（檢驗(yàn)合格批次/總交付批次×100%，目標(biāo)≥98%）；服務(wù)響應(yīng)速度（異常問(wèn)題24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)率，目標(biāo)100%）；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（同類物料采購(gòu)成本與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比）；配合度（如訂單變更處理、整改措施落實(shí)情況）。填寫《供應(yīng)商季度/年度評(píng)價(jià)表》，評(píng)分結(jié)果分為A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格），作為后續(xù)訂單分配、供應(yīng)商等級(jí)調(diào)整（如淘汰、降級(jí)）的核心依據(jù)。三、核心工具表單模板（一）采購(gòu)訂單基本信息表訂單號(hào)采購(gòu)單號(hào)供應(yīng)商名稱供應(yīng)商聯(lián)系人聯(lián)系方式物料編碼物料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量交付日期交付地點(diǎn)運(yùn)輸方式包裝要求付款方式訂單狀態(tài)下單日期要求交付日期實(shí)際交付日期備注（二）訂單跟進(jìn)進(jìn)度表訂單號(hào)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人（采購(gòu)/供應(yīng)商）進(jìn)展描述異常事項(xiàng)處理結(jié)果訂單下達(dá)采購(gòu)專員*已蓋章發(fā)送無(wú)供應(yīng)商備貨供應(yīng)商聯(lián)系人*原料采購(gòu)中生產(chǎn)完成供應(yīng)商聯(lián)系人*已完成發(fā)貨供應(yīng)商聯(lián)系人*已發(fā)貨（物流單號(hào)X）到貨倉(cāng)庫(kù)收貨員*已登記包裝輕微破損協(xié)商供應(yīng)商承擔(dān)換貨費(fèi)用（三）供應(yīng)商交付異常處理表訂單號(hào)異常類型發(fā)覺(jué)日期異常描述（含證據(jù)）責(zé)任方處理措施完成時(shí)間負(fù)責(zé)人（采購(gòu)/供應(yīng)商）驗(yàn)證結(jié)果質(zhì)量不合格2023-10-10檢驗(yàn)報(bào)告顯示尺寸超差0.5mm供應(yīng)商退貨換貨，扣款1000元2023-10-15采購(gòu)專員、供應(yīng)商質(zhì)量換貨后復(fù)檢合格交付延期3天2023-10-12供應(yīng)商未按期發(fā)貨，原因：產(chǎn)能不足供應(yīng)商支付違約金1500元，提交延期改進(jìn)計(jì)劃2023-10-20采購(gòu)經(jīng)理、供應(yīng)商生產(chǎn)計(jì)劃已提交（四）供應(yīng)商季度/年度評(píng)價(jià)表供應(yīng)商名稱評(píng)價(jià)周期評(píng)價(jià)維度權(quán)重（%）評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（1-5分）得分加權(quán)得分交期達(dá)成率30≥95%:5分；90%-94%:4分；85%-89%:3分；<85%:1分質(zhì)量合格率25≥98%:5分；95%-97%:4分；90%-94%:3分；<90%:1分服務(wù)響應(yīng)速度2024h響應(yīng)率100%:5分；90%-99%:4分；80%-89%:3分；<80%:1分價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力15低于均價(jià)5%以上:5分；與均價(jià)持平:4分；高于均價(jià)5%以內(nèi):3分；高于均價(jià)5%以上:1分配合度10主動(dòng)配合整改:5分；督促后配合:4分；勉強(qiáng)配合:3分；不配合:1分綜合得分100等級(jí)評(píng)定A(≥4.5分)B(3.5-4.4分)C(2.5-3.4分)D(<2.5分)改進(jìn)建議四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)訂單信息準(zhǔn)確性：下單前需與需求部門、供應(yīng)商三方確認(rèn)物料規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等核心信息，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致交付不符或糾紛。供應(yīng)商溝通時(shí)效性：訂單下達(dá)后、發(fā)貨前、到貨后等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，需在24小時(shí)內(nèi)與供應(yīng)商確認(rèn)進(jìn)度，保證異常問(wèn)題早發(fā)覺(jué)、早處理。異常處理閉環(huán)：所有異常（質(zhì)量、交期、數(shù)量）需明確處理方案、責(zé)