物資采購申請(qǐng)與審批表（費(fèi)用預(yù)算控制版）通用工具指南一、工具概述與應(yīng)用價(jià)值在企業(yè)運(yùn)營管理中，物資采購是控制成本、保障資源高效配置的核心環(huán)節(jié)。為避免采購超支、流程不規(guī)范等問題，特制定本“物資采購申請(qǐng)與審批表（費(fèi)用預(yù)算控制版）”。本工具通過將預(yù)算管控嵌入采購全流程，實(shí)現(xiàn)“事前有預(yù)算、事中有控制、事后可追溯”，適用于企業(yè)各部門日常辦公物資、生產(chǎn)材料、設(shè)備采購等場(chǎng)景，既能規(guī)范審批流程，又能有效規(guī)避預(yù)算超支風(fēng)險(xiǎn)，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)降本增效目標(biāo)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請(qǐng)表填寫操作主體：各部門申請(qǐng)人（如行政專員、生產(chǎn)主管等）操作內(nèi)容：明確采購需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目需求，確定需采購的物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及用途，保證采購內(nèi)容與實(shí)際工作緊密相關(guān)。填寫申請(qǐng)表：打開《物資采購申請(qǐng)與審批表（費(fèi)用預(yù)算控制版）》，準(zhǔn)確填寫以下信息：基本信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系電話、申請(qǐng)日期；采購明細(xì)：按序列填寫物資名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)算單價(jià)（需參考?xì)v史采購價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)）、預(yù)算金額（數(shù)量×預(yù)算單價(jià)）；采購理由：詳細(xì)說明采購原因（如“季度辦公耗材補(bǔ)充”“生產(chǎn)設(shè)備零部件更換”）、預(yù)計(jì)使用時(shí)間及必要性，避免模糊表述（如“辦公用品”需具體到“A4紙500張，簽字筆100支”）；預(yù)算來源：選擇對(duì)應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目/科目（如“行政辦公費(fèi)”“生產(chǎn)成本-直接材料”），并填寫預(yù)算編號(hào)（若企業(yè)有預(yù)算管理系統(tǒng)）。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：預(yù)算金額需嚴(yán)格控制在部門年度/季度預(yù)算額度內(nèi)，若需超預(yù)算，需在“備注”欄說明原因并附初步的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。（二）部門內(nèi)部審核操作主體：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核重點(diǎn)：必要性審核：核對(duì)采購內(nèi)容是否符合部門工作計(jì)劃，是否存在重復(fù)采購或可替代方案（如現(xiàn)有設(shè)備維修是否能滿足需求，而非直接采購新設(shè)備）。合理性審核：檢查數(shù)量、規(guī)格是否與實(shí)際需求匹配，預(yù)算單價(jià)是否合理（參考?xì)v史數(shù)據(jù)或市場(chǎng)價(jià)，避免虛高）。預(yù)算匹配度審核：確認(rèn)本次采購預(yù)算是否在部門剩余可用額度內(nèi)，超預(yù)算需求是否已說明調(diào)整理由。操作結(jié)果：審核通過則簽字確認(rèn)；若不通過，需注明修改意見并退回申請(qǐng)人調(diào)整。（三）預(yù)算專項(xiàng)核對(duì)操作主體：財(cái)務(wù)部門預(yù)算專員核對(duì)內(nèi)容：調(diào)取企業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)，核對(duì)申請(qǐng)表中的“預(yù)算編號(hào)”是否有效，是否歸屬對(duì)應(yīng)部門或項(xiàng)目。計(jì)算該預(yù)算科目的“剩余可用預(yù)算金額”（年度/季度預(yù)算總額-已使用金額），確認(rèn)本次申請(qǐng)預(yù)算是否≤剩余額度。若超預(yù)算，審核申請(qǐng)人提交的“預(yù)算調(diào)整說明”：調(diào)整理由是否充分（如市場(chǎng)價(jià)格大幅上漲、新增緊急項(xiàng)目等），調(diào)整金額是否符合企業(yè)預(yù)算調(diào)整流程（如需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》并附支撐材料）。操作結(jié)果：預(yù)算充足且合理：簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)；超預(yù)算且理由充分：標(biāo)注“建議同意調(diào)整”，同步提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超預(yù)算且理由不充分/預(yù)算不足：注明“駁回”，并說明原因（如“該預(yù)算科目已用完，且無調(diào)整依據(jù)”）。（四）分級(jí)審批執(zhí)行操作主體：根據(jù)采購金額分級(jí)審批（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)，以下為參考示例）采購金額（元）審批人≤5000部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)審核人5000-20000部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)審核人+分管領(lǐng)導(dǎo)＞20000部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)審核人+分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批重點(diǎn)：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：重點(diǎn)關(guān)注采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配度（如是否支持核心項(xiàng)目）、大額支出的性價(jià)比及預(yù)算調(diào)整的合規(guī)性。審批通過后，審批人需在申請(qǐng)表對(duì)應(yīng)欄位簽字并注明日期，同步反饋至采購部門。（五）采購過程管控操作主體：采購部門執(zhí)行要求：接到審批通過的申請(qǐng)表后，優(yōu)先在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)進(jìn)行采購，嚴(yán)格執(zhí)行“貨比三家”原則（至少獲取3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，單價(jià)差異超過10%需提供書面說明）。大額采購（如≥20000元）需簽訂采購合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及違約條款。采購?fù)瓿珊?，及時(shí)在申請(qǐng)表中“實(shí)際采購信息”欄填寫實(shí)際單價(jià)、實(shí)際金額（若與預(yù)算差異超過5%，需在“備注”欄說明原因，如“原材料價(jià)格上漲導(dǎo)致單價(jià)上升10%”）。（六）費(fèi)用報(bào)銷與核對(duì)操作主體：申請(qǐng)人、財(cái)務(wù)部門操作流程：申請(qǐng)人憑采購申請(qǐng)表、發(fā)票、入庫單（或驗(yàn)收單）到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，保證“三單一致”（申請(qǐng)表信息、發(fā)票信息、入庫信息一致）。財(cái)務(wù)部門核對(duì)：審批流程是否完整（各環(huán)節(jié)簽字齊全）；實(shí)際采購金額是否≤審批預(yù)算金額（超預(yù)算需有額外審批記錄）；發(fā)票抬頭、稅號(hào)等是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)要求，物資名稱與申請(qǐng)表是否一致。核對(duì)無誤后，辦理報(bào)銷手續(xù)；若發(fā)覺問題，退回申請(qǐng)人補(bǔ)充材料或說明情況。（七）資料歸檔管理操作主體：采購部門、財(cái)務(wù)部門歸檔要求：采購部門：每月匯總所有采購申請(qǐng)表、采購合同、驗(yàn)收單等資料，按“申請(qǐng)編號(hào)”分類歸檔，保存期限不少于3年。財(cái)務(wù)部門：將報(bào)銷后的申請(qǐng)表、發(fā)票等憑證作為記賬附件，與會(huì)計(jì)檔案一并保存，保證審計(jì)可追溯。三、物資采購申請(qǐng)與審批表（費(fèi)用預(yù)算控制版）模板物資采購申請(qǐng)與審批表（費(fèi)用預(yù)算控制版）申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話物資用途一、采購明細(xì)序號(hào)物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)算單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）實(shí)際單價(jià)（元）實(shí)際金額（元）備注123合計(jì)二、采購理由詳細(xì)說明（請(qǐng)?jiān)敿?xì)說明采購原因、必要性、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等，例如：“為配合Q4市場(chǎng)推廣活動(dòng)，需采購宣傳物料5000份，用于線下展會(huì)及客戶贈(zèng)禮，預(yù)計(jì)使用時(shí)間為2024年10月-11月?！保┤?、預(yù)算信息預(yù)算所屬項(xiàng)目/科目預(yù)算編號(hào)年度/季度預(yù)算總額（元）已使用預(yù)算金額（元）本次申請(qǐng)預(yù)算金額（元）剩余可用預(yù)算金額（元）四、審批流程審核環(huán)節(jié)意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人審核年月日財(cái)務(wù)預(yù)算審核年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批（若需）年月日總經(jīng)理審批（若需）年月日采購部門執(zhí)行意見年月日五、備注（其他需說明事項(xiàng)，如緊急采購說明、特殊供應(yīng)商說明、超預(yù)算原因補(bǔ)充等）四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）填寫規(guī)范信息真實(shí)性：所有填寫內(nèi)容（如物資名稱、數(shù)量、預(yù)算金額）需真實(shí)準(zhǔn)確，不得虛構(gòu)或夸大需求，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致預(yù)算偏差。完整性：申請(qǐng)表中的必填項(xiàng)（如申請(qǐng)編號(hào)、預(yù)算編號(hào)、采購理由）不得遺漏，審批流程需“簽字齊全”后方可進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。預(yù)算精確性：預(yù)算金額需精確到“元”，避免出現(xiàn)“約”“左右”等模糊表述；實(shí)際采購金額與預(yù)算差異超過5%時(shí)，需在“備注”欄書面說明原因。（二）預(yù)算控制要點(diǎn)嚴(yán)禁無預(yù)算采購：未列入年度/季度預(yù)算的采購需求，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)審批通過后方可執(zhí)行。超預(yù)算審批：單次采購超預(yù)算但未超年度總預(yù)算的，需由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超年度總預(yù)算的，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批。預(yù)算動(dòng)態(tài)監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門每月向各部門反饋預(yù)算使用情況，對(duì)臨近預(yù)算額度（剩余≤10%）的科目提前預(yù)警，避免超支。（三）審批時(shí)效管理各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購（如生產(chǎn)經(jīng)營突發(fā)故障需立即修復(fù)）需在申請(qǐng)表標(biāo)注“緊急”字樣，審批流程可同步進(jìn)行（如通過線上審批工具加速），但事后需補(bǔ)紙面簽字。因?qū)徟送涎訉?dǎo)致采購延誤的，需由審批人說明原因并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）采購合規(guī)性要求供應(yīng)商選擇：優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中采購，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)采購部門資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）。大額采購：單次采購金額≥50000元的，需采用公開招標(biāo)或競(jìng)爭性談判方式，保證采購過程公開透明。（五）特殊情況處理市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)：若因市場(chǎng)價(jià)格短期上漲（如原材料漲價(jià)）導(dǎo)致超預(yù)算，需提供至少2家供應(yīng)商的近期報(bào)價(jià)單作為支撐材料，說明漲價(jià)幅度及合理性。臨時(shí)急需采購：因突發(fā)工作（如疫情防控、應(yīng)急搶修）導(dǎo)致的臨時(shí)采購，可先由部門負(fù)責(zé)人口頭審批，采購后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)表并完善審批流程，同時(shí)注