行政工作日常審批流程操作指南一、常見應(yīng)用場景與適用范圍行政工作日常審批流程是企業(yè)規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)，主要適用于以下場景：員工日常費用報銷（如差旅費、辦公費、招待費等）、各類假期申請（年假、病假、事假等）、辦公用品及固定資產(chǎn)采購申請、公章及合同用印申請、會議室及固定資產(chǎn)使用申請、對外函件及證明開具申請等。本流程旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作，保證審批過程高效、透明、合規(guī)，保障行政管理工作有序開展。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟詳解（一）申請發(fā)起：明確需求，填寫基礎(chǔ)信息確認審批類型：申請人需根據(jù)實際需求（如報銷、請假、采購等），明確對應(yīng)審批流程類型，可通過公司OA系統(tǒng)、行政管理系統(tǒng)或線下審批單發(fā)起申請。登錄審批系統(tǒng)：通過企業(yè)統(tǒng)一賬號登錄審批平臺（如OA系統(tǒng)），選擇“行政審批”模塊，“新建申請”，進入對應(yīng)審批類型表單頁面。填寫基礎(chǔ)信息：準(zhǔn)確填寫申請標(biāo)題（如“2024年3月差旅費報銷”）、申請人姓名（*工號）、所屬部門、申請日期、緊急程度（普通/緊急）等基礎(chǔ)字段，保證信息真實無誤。（二）材料準(zhǔn)備：完整附件，支撐審批依據(jù)梳理必備材料：根據(jù)審批類型準(zhǔn)備相應(yīng)附件（示例）：費用報銷：發(fā)票原件（或掃描件）、費用明細清單、出差審批單（如涉及）、消費憑證（如機票、酒店訂單）；請假申請：請假事由說明、醫(yī)院診斷證明（病假）、項目排期確認（事假）；采購申請：采購需求說明、比價記錄（≥3家供應(yīng)商報價）、固定資產(chǎn)驗收單（如涉及）；用印申請：用印文件最終版、用印登記表、部門負責(zé)人簽字確認的用印事由說明。規(guī)范附件：將材料掃描或拍照為PDF/JPG格式（單個文件不超過10MB，清晰可辨），在審批系統(tǒng)“附件”區(qū)域逐一添加，并命名規(guī)范（如“*差旅費發(fā)票_20240301.pdf”）。（三）提交審批：按流程逐級流轉(zhuǎn)，跟蹤審批進度選擇審批路徑：根據(jù)公司審批權(quán)限設(shè)置，選擇第一審批人（如部門負責(zé)人）、第二審批人（如行政部）、終審人（如分管副總）等審批節(jié)點，保證路徑準(zhǔn)確（例如：費用報銷需經(jīng)“部門負責(zé)人→行政部→財務(wù)部→分管副總”審批）。提交申請：確認信息及附件無誤后，“提交”按鈕，系統(tǒng)將自動發(fā)送審批通知至各審批人賬號，申請人可同步在“我的申請”中查看審批進度（如“待審批”“審批中”“已通過”“已駁回”）。補充說明（可選）：若審批人提出疑問，需在系統(tǒng)內(nèi)及時補充材料或說明，避免審批因信息不全卡頓。（四）審批處理：審閱內(nèi)容，反饋意見審批人操作：審批人收到通知后，需在1-2個工作日內(nèi)登錄系統(tǒng)審閱申請材料，重點關(guān)注：申請信息完整性（如金額、日期、事由是否清晰）；附件合規(guī)性（如發(fā)票是否真實、采購比價是否符合規(guī)定）；流程合理性（如請假是否避開項目關(guān)鍵期、采購是否超出預(yù)算）。反饋審批意見：同意：“通過”按鈕，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點；駁回：填寫駁回理由（如“發(fā)票抬頭錯誤，請重新提交”“請假事由不充分，需補充說明”），“駁回”后申請將退回至申請人，修改后需重新提交；加簽審批：若需其他部門或人員協(xié)同審批，可“加簽”，補充審批節(jié)點。（五）結(jié)果反饋與歸檔：獲取結(jié)果，整理留存獲取審批結(jié)果：審批完成后，系統(tǒng)將自動通過消息提醒或郵件告知申請人審批結(jié)果（通過/駁回），申請人可在“審批記錄”中審批通過的電子版文件（如蓋章版用印申請表）。材料歸檔：審批通過的紙質(zhì)材料（如發(fā)票、審批單）需在3個工作日內(nèi)提交至行政部統(tǒng)一歸檔，電子材料由行政部定期備份，保證可追溯性（歸檔期限：常規(guī)材料保存2年，重要材料保存5年）。三、通用審批申請表模板表3-1行政工作日常審批申請表申請信息內(nèi)容申請標(biāo)題（示例：2024年第一季度辦公用品采購申請）申請人*所屬部門行政部申請日期2024年X月X日聯(lián)系電話（內(nèi)部分機號，無需填寫真實手機號）申請事項□費用報銷□請假申請□采購申請□用印申請□會議室使用□其他_____________申請明細（根據(jù)事項填寫，如采購申請需填寫物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、預(yù)算金額等）申請事由（詳細說明申請原因，如“因部門打印機老化，需采購A4紙10箱、墨盒2個”）附件清單（勾選并材料，如□發(fā)票□審批單□比價記錄□證明材料等）審批意見第一審批人（部門負責(zé)人）：簽字：__________日期：__________第二審批人（行政部）：簽字：__________日期：__________終審人（分管副總）：簽字：__________日期：__________備注（特殊情況說明，如“緊急采購，需加急處理”）四、操作關(guān)鍵點與常見問題規(guī)避（一）填寫規(guī)范：保證信息真實、完整、清晰申請標(biāo)題需簡明扼要，包含核心要素（如“時間+事項+申請人”，避免“申請”等模糊詞匯）；金額、數(shù)量等數(shù)字需大小寫一致（如金額：￥1,000.00壹仟元整）；附件命名規(guī)范，避免使用“文件1”“新建文檔”等無意義名稱，便于審批人快速識別。（二）審批時限：明確各節(jié)點處理時效普通審批：各審批人需在2個工作日內(nèi)完成審閱，緊急審批（如突發(fā)維修、緊急用印）需在4小時內(nèi)反饋；申請補充材料：審批人駁回后，申請人需在1個工作日內(nèi)修改并重新提交，逾期未處理視為自動撤回。（三）材料完整性：避免因附件缺失導(dǎo)致審批延誤費用報銷：發(fā)票需與消費明細一致，抬頭為公司全稱，稅號準(zhǔn)確無誤，不得涂改；請假申請：病假需提供醫(yī)院蓋章的診斷證明，事假需提前3個工作日提交（緊急情況除外）；采購申請：單次采購金額≥5,000元時，需提供至少3家供應(yīng)商的書面比價記錄。（四）特殊情況處理：靈活應(yīng)對例外場景跨部門審批：涉及多部門協(xié)同的申請（如跨部門會議室使用），需提前征得相關(guān)部門負責(zé)人簽字確認；外出辦公審批：申請人因公出差無法線上審批時，可委托部門代為審批，需在系統(tǒng)中備注委托事由及代審批人；流程變更：審批過程中若需修改申請內(nèi)容（如增加采購金額、延長請假天數(shù)），需主動撤回申請，修改后重新提交，避免在審批中直接修改導(dǎo)致流程混亂。（五）隱私保護：嚴(yán)禁泄露敏感信息審批表中不得填寫員工個人隱私信息（如身份證號、家庭住址、銀行卡號等，