采購(gòu)申請(qǐng)審批流程表單設(shè)計(jì)規(guī)范一、規(guī)范適用的業(yè)務(wù)場(chǎng)景本設(shè)計(jì)規(guī)范適用于企業(yè)各類采購(gòu)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)審批管理，覆蓋但不限于以下場(chǎng)景：日常辦公物資采購(gòu)：如文具、耗材、辦公設(shè)備等，滿足日常運(yùn)營(yíng)需求；生產(chǎn)原材料采購(gòu)：如直接用于產(chǎn)品制造的各類原料、零部件等，保障生產(chǎn)連續(xù)性；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如單價(jià)超過(guò)2000元、使用期限超1年的設(shè)備、工具等，納入企業(yè)資產(chǎn)管理；服務(wù)類采購(gòu)：如咨詢、維修、廣告、外包服務(wù)等，支持企業(yè)職能支撐；其他專項(xiàng)采購(gòu)：如市場(chǎng)活動(dòng)物資、員工福利等，需符合公司專項(xiàng)管理制度。通過(guò)規(guī)范表單設(shè)計(jì)，統(tǒng)一采購(gòu)申請(qǐng)信息標(biāo)準(zhǔn)，明確審批職責(zé)分工，提升流程效率，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)申請(qǐng)審批全流程操作指引（一）申請(qǐng)發(fā)起：需求提報(bào)與表單填寫操作主體：采購(gòu)需求部門申請(qǐng)人（如部門專員、主管）操作內(nèi)容：登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)表單），選擇“采購(gòu)申請(qǐng)”模塊；填寫基礎(chǔ)信息：包括申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、采購(gòu)類型（下拉選擇：辦公物資/生產(chǎn)原料/固定資產(chǎn)/服務(wù)等）、緊急程度（普通/緊急，緊急需注明原因）；填寫采購(gòu)明細(xì)：逐項(xiàng)錄入物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、需求數(shù)量、預(yù)估單價(jià)（需提供市場(chǎng)詢價(jià)依據(jù)）、預(yù)估總價(jià)，并明確用途說(shuō)明（如“行政部日常辦公用”“A生產(chǎn)線生產(chǎn)投料”）；附件：根據(jù)采購(gòu)類型補(bǔ)充必要材料，例如：固定資產(chǎn)采購(gòu)：資產(chǎn)配置申請(qǐng)單、技術(shù)參數(shù)要求；大額采購(gòu)（單筆超5萬(wàn)元）：至少3家供應(yīng)商的比價(jià)記錄或報(bào)價(jià)單；服務(wù)類采購(gòu)：服務(wù)需求說(shuō)明書、供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）；核對(duì)信息無(wú)誤后提交，系統(tǒng)自動(dòng)唯一“申請(qǐng)編號(hào)”（格式：CG-申請(qǐng)日期-部門簡(jiǎn)稱-流水號(hào)，如CG-20231018-SC-001）。（二）部門審核：需求必要性確認(rèn)操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)）操作內(nèi)容：收到系統(tǒng)推送的審批任務(wù)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核；審核重點(diǎn)：采購(gòu)需求是否符合部門工作計(jì)劃及年度預(yù)算；物資規(guī)格、數(shù)量是否合理，是否存在重復(fù)采購(gòu)或浪費(fèi)；附件材料是否齊全、合規(guī)（如大額采購(gòu)比價(jià)記錄是否完整）；審核結(jié)果處理：通過(guò)：“同意”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（采購(gòu)部門）；駁回：填寫駁回理由（如“超預(yù)算”“需求描述不清晰”），退回申請(qǐng)人修改，修改后重新提交。（三）采購(gòu)部門審核：合規(guī)性與可行性審查操作主體：采購(gòu)部門專員/負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：收到審批任務(wù)后，2個(gè)工作日內(nèi)完成審核；審核重點(diǎn)：采購(gòu)是否符合公司《采購(gòu)管理辦法》規(guī)定的流程（如是否需公開招標(biāo)、詢價(jià)或單一來(lái)源采購(gòu)）；預(yù)估單價(jià)是否偏離市場(chǎng)均價(jià)（通過(guò)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)或第三方比價(jià)平臺(tái)核驗(yàn)，偏差超10%需說(shuō)明原因）；采購(gòu)方式建議：根據(jù)金額及物資類型確定（如小額辦公物資采用定點(diǎn)采購(gòu)，大額原料采用公開招標(biāo)）；審核結(jié)果處理：通過(guò)：填寫審核意見(jiàn)及采購(gòu)建議，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；駁回：注明駁回原因（如“未按規(guī)定提供供應(yīng)商資質(zhì)”“采購(gòu)方式不合規(guī)”），退回需求部門補(bǔ)充材料。（四）財(cái)務(wù)部門審核：預(yù)算與資金安排操作主體：財(cái)務(wù)部門專員/負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：收到審批任務(wù)后，2個(gè)工作日內(nèi)完成審核；審核重點(diǎn)：采購(gòu)項(xiàng)目是否納入年度/月度預(yù)算，預(yù)算余額是否充足；超預(yù)算采購(gòu)是否按規(guī)定履行預(yù)算調(diào)整審批流程（如需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》）；付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、發(fā)票要求等）；審核結(jié)果處理：通過(guò)：確認(rèn)預(yù)算匹配，簽字流轉(zhuǎn)至管理層審批；駁回：注明駁回原因（如“預(yù)算不足”“未提供預(yù)算調(diào)整審批”），退回申請(qǐng)人。（五）管理層審批：最終決策操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批，具體權(quán)限金額≤1萬(wàn)元：需求部門負(fù)責(zé)人（已審核環(huán)節(jié)可跳過(guò)）；1萬(wàn)元＜金額≤5萬(wàn)元：分管副總（如運(yùn)營(yíng)副總、生產(chǎn)副總）；5萬(wàn)元＜金額≤20萬(wàn)元：總經(jīng)理；金額＞20萬(wàn)元：總經(jīng)理辦公會(huì)集體審批。操作內(nèi)容：收到審批任務(wù)后，根據(jù)金額級(jí)別在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批；審核重點(diǎn)：采購(gòu)項(xiàng)目是否符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)或年度重點(diǎn)工作；大額采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益及風(fēng)險(xiǎn)（如固定資產(chǎn)投入的回報(bào)周期）；審批結(jié)果處理：通過(guò)：簽字確認(rèn)，系統(tǒng)自動(dòng)“審批通過(guò)”通知，推送至申請(qǐng)人及采購(gòu)部門；駁回：注明駁回理由（如“不符合戰(zhàn)略規(guī)劃”“成本過(guò)高”），流程終止，通知申請(qǐng)人。（六）結(jié)果反饋與流程歸檔操作主體：采購(gòu)部門申請(qǐng)人操作內(nèi)容：采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，采購(gòu)部門根據(jù)表單信息啟動(dòng)采購(gòu)流程（如聯(lián)系供應(yīng)商、簽訂合同、下單采購(gòu)）；結(jié)果反饋：采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)專員在系統(tǒng)中更新采購(gòu)狀態(tài)（如“已下單”“已到貨”“已付款”），并通過(guò)郵件/系統(tǒng)消息通知申請(qǐng)人領(lǐng)取物資或確認(rèn)服務(wù)；流程歸檔：每月末，采購(gòu)部門將當(dāng)月審批完成的《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》及附件材料（比價(jià)記錄、合同、發(fā)票等）整理歸檔，電子版保存至服務(wù)器（保存期限≥5年），紙質(zhì)版由行政部統(tǒng)一存檔。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批表模板設(shè)計(jì)采購(gòu)申請(qǐng)審批表基礎(chǔ)信息申請(qǐng)編號(hào)CG-____________申請(qǐng)日期申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)類型緊急程度□普通□緊急（緊急原因：______________________）預(yù)算科目采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）123合計(jì)金額（大寫）合計(jì)金額（小寫）附件清單|（請(qǐng)勾選并注明數(shù)量）□比價(jià)記錄（份）□技術(shù)參數(shù)要求（份）□供應(yīng)商資質(zhì)（份）□其他：________________|審批流程審批環(huán)節(jié)審批意見(jiàn)簽字日期需求部門負(fù)責(zé)人采購(gòu)部門財(cái)務(wù)部門分管副總（1萬(wàn)-5萬(wàn)）總經(jīng)理（5萬(wàn)-20萬(wàn)）總經(jīng)理辦公會(huì)（＞20萬(wàn)）備注|||四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息真實(shí)性與完整性申請(qǐng)人需對(duì)填寫信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，保證物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)等關(guān)鍵要素?zé)o遺漏或虛假，附件材料需與采購(gòu)需求一一對(duì)應(yīng)，避免因信息不全導(dǎo)致審批延誤或采購(gòu)失誤。（二）預(yù)算管理與前置審核采購(gòu)申請(qǐng)需提前確認(rèn)部門預(yù)算余額，超預(yù)算項(xiàng)目必須先完成預(yù)算調(diào)整審批流程（提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》），嚴(yán)禁“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”或無(wú)預(yù)算采購(gòu)。緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購(gòu)的）可啟動(dòng)緊急流程，但需在申請(qǐng)表注明“緊急”并同步抄送財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全預(yù)算手續(xù)。（三）審批時(shí)效與責(zé)任追溯各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成（部門審核1個(gè)工作日、采購(gòu)/財(cái)務(wù)審核2個(gè)工作日、管理層審批1-3個(gè)工作日），逾期未處理的系統(tǒng)自動(dòng)提醒，超時(shí)3個(gè)工作日以上的，需向上一級(jí)主管說(shuō)明原因。審批過(guò)程中，各環(huán)節(jié)審批人對(duì)審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)，保證“誰(shuí)審批、誰(shuí)負(fù)責(zé)”，避免“走過(guò)場(chǎng)”式審批。（四）表單動(dòng)態(tài)更新與版本管理公司采購(gòu)政策、審批權(quán)限或表單格式發(fā)生調(diào)整時(shí)，由采購(gòu)部門牽頭更新模板（如版本號(hào)升級(jí)：V1.0→V1.1），并通過(guò)內(nèi)部OA系統(tǒng)發(fā)布通知，舊版表單自更新日起停止使用，保證所有采購(gòu)申請(qǐng)按最新規(guī)范執(zhí)行。（五）特殊情況處理規(guī)則分批采購(gòu)：同一項(xiàng)目因供應(yīng)商供貨周期需分批交付的，首次采購(gòu)需按完整流程審批，后續(xù)批次可注明“分批采購(gòu)（首次審批編號(hào)：X）”簡(jiǎn)化流程，但需附首次審批表復(fù)印件；供應(yīng)商變更：審批通過(guò)后因故需更換供應(yīng)商的，需重新提交采購(gòu)申請(qǐng)并注明“供應(yīng)商變更（原審批編號(hào)：X）”，由采購(gòu)部門補(bǔ)充說(shuō)明變更