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文檔簡介

人力資源招聘流程手冊:招聘需求與崗位分析版引言招聘需求與崗位分析是招聘工作的起點,其準確性直接影響后續(xù)人才篩選、面試評估及人崗匹配效果。本手冊旨在規(guī)范招聘需求提報與崗位分析全流程,保證各部門清晰需求標準、HR精準定位人才,為高效招聘提供科學(xué)依據(jù)。一、本手冊適用情境與觸發(fā)條件本手冊適用于公司內(nèi)部所有需要新增或補充人員場景,具體包括但不限于:業(yè)務(wù)擴張類:公司戰(zhàn)略調(diào)整、新業(yè)務(wù)線/部門成立、市場份額擴大導(dǎo)致人員編制增加;崗位空缺類:因員工離職(主動辭職、被動辭退等)、退休、調(diào)崗等出現(xiàn)的崗位空缺,需及時補充以保障業(yè)務(wù)連續(xù)性;組織優(yōu)化類:部門架構(gòu)調(diào)整、崗位職責(zé)重構(gòu)或合并,需重新梳理崗位需求并補充/調(diào)整人員;臨時/項目類:短期項目需求、季節(jié)性用工高峰或臨時性任務(wù)增加,需明確項目周期及人員要求。注:當上述情形發(fā)生時,用人部門需在需求觸發(fā)后3個工作日內(nèi)啟動招聘需求與崗位分析流程。二、招聘需求與崗位分析標準化操作流程步驟1:招聘需求發(fā)起——用人部門提報基礎(chǔ)信息操作目標:明確用人部門的人員需求基礎(chǔ),包括崗位名稱、數(shù)量、到崗時間等核心要素。操作內(nèi)容:用人部門負責(zé)人*指定需求對接人(一般為部門主管或崗位直接上級),填寫《招聘需求申請表》(詳見第三章模板1),需明確以下信息:需求崗位名稱(需與公司崗位體系一致,如“高級Java工程師”“市場專員”);需求數(shù)量(按編制缺口填寫,區(qū)分全職/兼職/實習(xí));預(yù)計到崗時間(具體日期或“X月X日前”,緊急需求需標注“加急”并說明原因);需求原因(勾選“業(yè)務(wù)擴張”“離職補充”“組織優(yōu)化”等,并簡要補充背景,如“因Q3新產(chǎn)品上線,需新增研發(fā)人員3名”)。對接人將表格提交至用人部門負責(zé)人*審核,確認信息無誤后同步至HRBP(人力資源業(yè)務(wù)合作伙伴)。負責(zé)人:用人部門對接人、用人部門負責(zé)人*輸入:業(yè)務(wù)發(fā)展計劃、崗位空缺信息輸出:《招聘需求申請表》(初稿)步驟2:需求初步審核與溝通——HRBP與用人部門對齊需求合理性操作目標:HRBP從公司整體編制、業(yè)務(wù)優(yōu)先級、成本預(yù)算等角度審核需求合理性,避免冗余招聘。操作內(nèi)容:HRBP收到《招聘需求申請表》后2個工作日內(nèi),完成以下審核:編制合規(guī)性:對照公司年度編制預(yù)算,確認需求崗位是否在編制內(nèi)或已獲批超編指標;必要性評估:與用人部門負責(zé)人*溝通,確認需求是否為“立即必要”(如因業(yè)務(wù)延遲可暫緩招聘)或“可替代方案”(如內(nèi)部調(diào)配、外包);成本匹配性:參考崗位薪酬等級范圍(詳見公司《薪酬管理制度》),審核用人部門提出的“薪酬建議范圍”是否符合公司標準。審核通過:HRBP在表格“HR審核意見”欄簽字確認,流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié);審核不通過:HRBP反饋具體修改意見(如“需求人數(shù)從3名調(diào)整為2名,優(yōu)先招聘核心模塊負責(zé)人”),用人部門調(diào)整后重新提報。負責(zé)人:HRBP、用人部門負責(zé)人*輸入:《招聘需求申請表》(初稿)、公司編制預(yù)算、薪酬標準輸出:《招聘需求申請表》(審核通過稿)步驟3:崗位深度分析——明確崗位職責(zé)與任職資格操作目標:通過結(jié)構(gòu)化方法拆解崗位核心價值,輸出清晰的崗位說明書,為后續(xù)招聘標準提供依據(jù)。操作內(nèi)容:組建分析小組:由HRBP牽頭,成員包括用人部門負責(zé)人*、崗位直接上級、在職優(yōu)秀員工(若崗位存在)及協(xié)作部門代表(如需跨部門協(xié)作)。選擇分析方法:根據(jù)崗位性質(zhì)選擇以下1-2種方法結(jié)合使用:訪談法:與崗位直接上級、在職員工分別進行半結(jié)構(gòu)化訪談,聚焦“日常工作任務(wù)”“核心產(chǎn)出目標”“遇到的核心挑戰(zhàn)”“理想候選人需具備的能力”等問題,記錄關(guān)鍵信息;問卷法:針對標準化程度高的崗位(如行政、客服),設(shè)計《崗位分析問卷》(詳見第三章模板2),收集崗位任務(wù)頻次、重要性、所需技能等數(shù)據(jù);觀察法:適用于操作性崗位(如生產(chǎn)、倉儲),通過實地觀察員工工作流程,記錄任務(wù)步驟、工具使用、環(huán)境要求等細節(jié)。梳理崗位信息:分析小組匯總數(shù)據(jù),共同輸出《崗位說明書》(詳見第三章模板3),需包含:基本信息:崗位名稱、所屬部門、匯報對象、下屬人數(shù)、工作地點、編制類型;崗位目標:用1-2句話說明崗位的核心價值(如“負責(zé)公司產(chǎn)品線上推廣活動策劃與執(zhí)行,提升品牌曝光度及用戶轉(zhuǎn)化率”);主要職責(zé):按“動詞+任務(wù)+標準”格式列出5-8項核心職責(zé)(如“策劃月度推廣活動方案,保證活動方案通過率≥90%”),按重要性排序;任職資格:區(qū)分“必要條件”(如“本科及以上學(xué)歷,3年以上互聯(lián)網(wǎng)推廣經(jīng)驗”)和“優(yōu)先條件”(如“有短視頻平臺運營經(jīng)驗者優(yōu)先”),包括學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗、技能證書、能力素質(zhì)(如溝通能力、抗壓能力)、個性特質(zhì)等;工作關(guān)系:內(nèi)部協(xié)作部門(如市場部需協(xié)作產(chǎn)品部、銷售部)、外部對接方(如供應(yīng)商、客戶);工作條件:工作時間(是否需加班、出差)、辦公環(huán)境、工具設(shè)備等。負責(zé)人:HRBP、用人部門負責(zé)人*、分析小組輸入:《招聘需求申請表》(審核通過稿)、訪談/問卷/觀察數(shù)據(jù)輸出:《崗位說明書》(初稿)步驟4:招聘需求審批與確認——跨部門對齊需求標準操作目標:通過多級審批確認需求最終方案,保證崗位說明書與業(yè)務(wù)需求一致。操作內(nèi)容:審批流程(根據(jù)崗位層級調(diào)整):普通崗位(專員級及以下):用人部門負責(zé)人*→HRBP→分管人力資源領(lǐng)導(dǎo)*;管理崗位(主管級及以上):用人部門負責(zé)人*→分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)*→HRBP→分管人力資源領(lǐng)導(dǎo)*→總經(jīng)理*。審批要點:用人部門負責(zé)人*:確認崗位職責(zé)、任職資格是否符合部門實際需求;分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)*:確認需求是否支撐業(yè)務(wù)目標,優(yōu)先級是否合理;HRBP/分管人力資源領(lǐng)導(dǎo)*:確認編制、薪酬、任職資格是否符合公司政策,是否存在法律風(fēng)險(如任職要求是否包含歧視性條款)。審批通過:各方在《招聘需求審批表》(詳見第三章模板4)簽字確認,HRBP將最終版《崗位說明書》歸檔,并啟動招聘流程;審批駁回:若任一方提出修改意見,HRBP反饋至用人部門,調(diào)整后重新走審批流程。負責(zé)人:各審批人、HRBP輸入:《崗位說明書》(初稿)、《招聘需求申請表》(審核通過稿)輸出:《招聘需求審批表》(簽字版)、《崗位說明書》(終稿)步驟5:崗位說明書定稿與歸檔——形成崗位管理基準操作目標:將審批通過的崗位說明書標準化,作為招聘、培訓(xùn)、績效、薪酬等人力資源工作的基礎(chǔ)依據(jù)。操作內(nèi)容:HRBP整理最終版《崗位說明書》,標注“生效日期”及“版本號”(如V1.0),并通過公司OA系統(tǒng)或HR管理系統(tǒng)發(fā)布至相關(guān)部門;用人部門需組織崗位相關(guān)人員學(xué)習(xí),保證理解崗位目標與職責(zé);HRBP將《招聘需求申請表》《崗位說明書》《招聘需求審批表》合并歸檔(電子版+紙質(zhì)版),保存期限不少于員工在職期間+離職后2年。負責(zé)人:HRBP、用人部門輸入:《崗位說明書》(終稿)、《招聘需求審批表》(簽字版)輸出:標準化崗位說明書、完整歸檔資料三、核心工具模板清單及填寫指南模板1:招聘需求申請表適用場景:用人部門發(fā)起招聘需求時填寫,作為需求提報的基礎(chǔ)載體。字段名稱填寫說明示例需求部門填寫部門全稱市場營銷部需求崗位名稱需與公司崗位體系一致,避免自創(chuàng)名稱高級市場專員崗位編碼按公司《崗位體系表》填寫,如無則留空MKT-003需求數(shù)量區(qū)分“全職/兼職/實習(xí)”,分別填寫全職:2名預(yù)計到崗時間具體日期或“X月X日前”,緊急需求需標注“加急”2024年6月30日前需求原因勾選“業(yè)務(wù)擴張/離職補充/組織優(yōu)化/臨時項目”等,并簡要說明背景業(yè)務(wù)擴張:因Q3華東區(qū)域市場拓展需求現(xiàn)有團隊情況簡述當前團隊人數(shù)、分工及空缺原因(如離職需注明離職員工姓名*)現(xiàn)有5人,1名專員*因個人原因離職,需補充主要職責(zé)概述列3-5項核心職責(zé)(簡版,詳細內(nèi)容在崗位說明書中體現(xiàn))負責(zé)區(qū)域市場活動策劃與執(zhí)行、客戶關(guān)系維護任職資格要求必要條件:學(xué)歷、經(jīng)驗、核心技能;優(yōu)先條件:加分項(如證書、項目經(jīng)驗)必要:本科,3年以上市場活動經(jīng)驗;優(yōu)先:有快消品行業(yè)經(jīng)驗薪酬建議范圍參考崗位薪酬等級填寫,注明“稅前/稅后”稅前15K-20K/月用人部門負責(zé)人意見部門負責(zé)人*簽字,確認需求真實性同意:X(簽字)提交日期填寫表格提交日期2024年5月20日模板2:崗位分析訪談提綱適用場景:通過訪談法進行崗位分析時使用,聚焦崗位核心信息收集。訪談對象核心問題崗位直接上級1.請描述該崗位的核心目標是什么?支撐部門哪些業(yè)務(wù)指標?2.員工日常主要完成哪些工作任務(wù)?按重要性排序。3.完成這些任務(wù)需要用到哪些工具/技能/資源?4.崗位遇到的常見挑戰(zhàn)是什么?如何解決?5.您認為理想候選人需具備哪些經(jīng)驗/能力/特質(zhì)?在職優(yōu)秀員工1.您每天/每周的工作流程是怎樣的?耗時最長的任務(wù)是什么?2.您認為做好這份工作的關(guān)鍵是什么?3.工作中需要與哪些部門/人員協(xié)作?協(xié)作中常見的問題是什么?4.如果讓您招聘接替者,您會重點考察哪些方面?協(xié)作部門代表1.您認為該崗位與貴部門協(xié)作時,最需要輸出的成果是什么?2.目前協(xié)作中是否存在因該崗位能力不足導(dǎo)致的問題?3.您對該崗位的任職資格有什么建議?模板3:崗位說明書適用場景:崗位分析完成后輸出的標準化文件,明確崗位全貌。模塊內(nèi)容要點基本信息崗位名稱、所屬部門、崗位編碼、匯報對象、下屬人數(shù)、工作地點、編制類型、生效日期崗位目標1-2句話概括崗位核心價值,需與部門目標對齊主要職責(zé)按“動詞+任務(wù)+標準”格式列出,如“制定月度銷售計劃,保證達成率≥95%”,按重要性排序任職資格必要條件:學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗、技能證書、核心能力(如“熟練使用Excel數(shù)據(jù)透視表”);優(yōu)先條件:項目經(jīng)驗、行業(yè)經(jīng)驗、個性特質(zhì)等工作關(guān)系內(nèi)部協(xié)作部門(如“需協(xié)作產(chǎn)品部完成需求調(diào)研”)、外部對接方(如“對接廣告供應(yīng)商”)工作條件工作時間(是否彈性/加班/出差)、辦公環(huán)境、工具設(shè)備、危險因素等考核指標列3-5項核心KPI(如“活動策劃數(shù)量≥10場/季度”“客戶滿意度評分≥4.5/5分”)備注其他需說明的事項(如“該崗位需適應(yīng)短期出差”)模板4:招聘需求審批表適用場景:多級審批確認招聘需求及崗位說明書,保證合規(guī)性。審批環(huán)節(jié)審批人審批意見簽字/日期用人部門審核用人部門負責(zé)人*確認需求真實、崗位職責(zé)清晰、任職資格合理_______________分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)*確認需求符合業(yè)務(wù)規(guī)劃、優(yōu)先級合理_______________HRBP審核HRBP*確認編制合規(guī)、薪酬匹配、無法律風(fēng)險_______________分管人力資源領(lǐng)導(dǎo)審批分管人力資源領(lǐng)導(dǎo)*確認整體招聘策略一致、資源支持到位_______________總經(jīng)理審批(管理崗)總經(jīng)理*確認核心崗位需求與公司戰(zhàn)略一致_______________四、關(guān)鍵風(fēng)險點與操作建議1.需求描述模糊,導(dǎo)致招聘方向偏差風(fēng)險表現(xiàn):用人部門在“主要職責(zé)”中僅寫“負責(zé)市場工作”,未明確具體方向(如品牌/活動/渠道),導(dǎo)致簡歷篩選標準混亂。操作建議:HRBP需引導(dǎo)用人部門用“動詞+具體任務(wù)+產(chǎn)出”描述職責(zé),如“負責(zé)抖音平臺內(nèi)容策劃與短視頻運營,單條視頻平均播放量≥10萬”。2.崗位分析脫離實際業(yè)務(wù),人崗不匹配風(fēng)險表現(xiàn):僅憑經(jīng)驗撰寫崗位說明書,未結(jié)合當前業(yè)務(wù)痛點(如新業(yè)務(wù)需“跨界能力”,但傳統(tǒng)崗位說明書中未體現(xiàn))。操作建議:崗位分析必須包含一線員工及協(xié)作部門訪談,重點關(guān)注“新業(yè)務(wù)對崗位的新要求”“現(xiàn)有崗位能力短板”。3.任職資格存在法律風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn):任職要求中包含“僅限男性”“35歲以下”等歧視性條款,引發(fā)勞動爭議。操作建議:任職資格需與崗位履職直接相關(guān),如“搬運工”可注明“需能承受20kg重物搬運”,但不得設(shè)置與能力無關(guān)的限制(年齡、性別、地域等)。4.需求變更未及時同步風(fēng)險表現(xiàn):招聘過程中用人部門臨時調(diào)整職責(zé)或任職要求,但HR未同步更新崗位說明書,導(dǎo)致已篩選簡歷作廢。操作建議:需求變更需提交《招聘需求變更申請表》(由用人部門負

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