企業(yè)印章安全管理流程規(guī)范企業(yè)印章作為承載經(jīng)營管理職權(quán)、界定法律責(zé)任的核心憑證，其管理規(guī)范性直接影響企業(yè)合規(guī)運(yùn)營與商業(yè)信譽(yù)。為防范用印風(fēng)險(xiǎn)、明確全流程操作標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，制定本流程規(guī)范，覆蓋印章刻制、啟用、使用、保管、廢止及監(jiān)督等環(huán)節(jié)，確保印章管理合法、安全、高效。一、管理職責(zé)界定印章管理實(shí)行“歸口管理、分級負(fù)責(zé)”原則，明確各主體責(zé)任邊界：（一）歸口管理部門（行政部/綜合管理部）作為印章管理的核心責(zé)任部門，負(fù)責(zé)：制定/修訂印章管理制度，統(tǒng)籌全流程合規(guī)性；審核印章刻制、廢止、銷毀的申請，監(jiān)督用印流程執(zhí)行；組織印章管理審計(jì)，處理違規(guī)行為；留存印模檔案，建立電子臺賬。（二）使用部門提出印章刻制、使用申請，確保用印事由真實(shí)、合規(guī)；對用印文件的內(nèi)容負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)歧義或法律風(fēng)險(xiǎn)；配合歸口部門開展審計(jì)，整改管理漏洞。（三）印章保管人專人專管，原則上由部門行政崗或法務(wù)崗人員擔(dān)任；負(fù)責(zé)印章的實(shí)體安全，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)交他人代管（特殊情況需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批并備案）；如實(shí)登記用印臺賬，留存用印文件副本（或掃描件）備查。二、印章刻制與啟用流程（一）刻制申請與審批1.申請發(fā)起：使用部門因業(yè)務(wù)需要（如新設(shè)部門、新增業(yè)務(wù)資質(zhì)）需刻制印章時(shí)，填寫《印章刻制申請表》，說明印章名稱、樣式（公章需含企業(yè)全稱、法定名稱，專用章需注明用途）、刻制原因，附相關(guān)文件（如部門設(shè)立批復(fù)、資質(zhì)證明）。2.多級審核：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交行政部審核（確認(rèn)必要性）、法務(wù)部（或合規(guī)崗）審核（確認(rèn)法律風(fēng)險(xiǎn)），最終由總經(jīng)理審批。3.委托刻制：行政部憑審批文件，委托具備公安備案資質(zhì)的刻制單位制作，嚴(yán)禁私自委托無資質(zhì)機(jī)構(gòu)。（二）啟用備案與通知印章刻制完成后，行政部需：留存印模（原件+電子掃描件），納入印模檔案庫；向內(nèi)部各部門、外部合作方（如銀行、供應(yīng)商）發(fā)布《印章啟用通知》，明確啟用時(shí)間、印模樣式，避免新舊印章混淆；對重要印章（如公章、合同章），可同步在企業(yè)官網(wǎng)、公眾號公示啟用信息。三、印章使用與審批規(guī)范（一）用印分類與審批權(quán)限印章使用分為內(nèi)部用印（如內(nèi)部文件、報(bào)表、請示）和外部用?。ㄈ绾贤?、協(xié)議、資質(zhì)證明、授權(quán)書），審批權(quán)限如下：用印類型審批流程（逐級審批）備注------------------------------------------------------------------------------------內(nèi)部用印部門負(fù)責(zé)人審批緊急事項(xiàng)可事后補(bǔ)簽外部一般文件部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)審核如介紹信、證明文件合同/協(xié)議部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批標(biāo)的額超閾值需總經(jīng)理審批重大決策文件部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)審核→總經(jīng)理審批如章程修訂、股權(quán)變更（二）用印操作流程1.申請登記：用印人填寫《用印申請表》，注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、接收方，附文件原件（或清晰復(fù)印件）。2.審批核驗(yàn)：審批人需核對文件內(nèi)容（如合同條款是否與審批版一致、授權(quán)范圍是否清晰），確認(rèn)無誤后簽字。3.用印執(zhí)行：保管人核對審批手續(xù)、文件完整性（如合同需有騎縫處、落款日期），在《用印登記簿》登記（含用印時(shí)間、文件名稱、審批人、保管人），然后規(guī)范用?。汗?、合同章需蓋在落款處或騎縫處，確保印跡清晰、不歪斜；嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章（特殊情況需總經(jīng)理書面授權(quán)，且注明使用范圍與有效期）；多頁文件需加蓋騎縫章，確保頁面銜接無篡改可能。四、印章保管與交接要求（一）日常保管規(guī)范印章須存放于帶鎖保險(xiǎn)柜（或密碼箱），保管場所需防盜、防潮、防火（遠(yuǎn)離水源、易燃物）；保管人離崗時(shí)（如下班、請假），必須將印章鎖入保險(xiǎn)柜，嚴(yán)禁置于桌面或他人可接觸區(qū)域；每月末，保管人需自查印章狀態(tài)，與《用印登記簿》核對用印記錄，發(fā)現(xiàn)異常立即上報(bào)。（二）交接管理流程當(dāng)保管人崗位變動(dòng)（離職、調(diào)崗）或臨時(shí)離崗（≥3天）時(shí)，需辦理交接：1.臨時(shí)交接（≤3天）：由部門負(fù)責(zé)人指定臨時(shí)保管人，雙方填寫《印章臨時(shí)交接表》，注明交接時(shí)間、印章狀態(tài)，部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。2.正式交接（離職/調(diào)崗）：交接人整理用印臺賬、未用印文件，與接收人逐項(xiàng)核對；填寫《印章正式交接表》，列明印章數(shù)量、印模、未辦結(jié)用印事項(xiàng)，交接人、接收人、監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人+行政部代表）簽字；行政部留存交接表，更新保管人信息。五、印章廢止與銷毀流程（一）廢止申請與回收當(dāng)印章因機(jī)構(gòu)撤銷、名稱變更、損壞失效等原因停用，流程如下：1.使用部門填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因，附印章實(shí)物（損壞的需說明損壞情況）；2.行政部審核（確認(rèn)廢止必要性）、總經(jīng)理審批后，使用部門將印章交回行政部封存。（二）銷毀操作規(guī)范封存滿6個(gè)月（或根據(jù)企業(yè)制度）的廢止印章，由行政部組織銷毀：成立銷毀小組（行政、法務(wù)、審計(jì)人員參與），制定銷毀方案；采用碎化、熔煉等不可逆方式銷毀，過程需拍照、錄像留存；填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀時(shí)間、方式、參與人員，銷毀后由小組簽字確認(rèn)，文件歸檔。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）定期審計(jì)行政部每季度開展印章管理審計(jì)，內(nèi)容包括：用印臺賬與文件的一致性（抽查10%-20%的用印文件）；保管場所的安全性（保險(xiǎn)柜使用、防盜措施）；交接流程的合規(guī)性（抽查交接記錄）。（二）違規(guī)處理對以下行為，視情節(jié)輕重處理：私蓋印章、超范圍用?。航o予記過、降級處分，扣減績效獎(jiǎng)金；丟失印章未及時(shí)上報(bào)：給予警告處分，承擔(dān)補(bǔ)辦費(fèi)用；違規(guī)銷毀印章：追究直接責(zé)任人和部門負(fù)責(zé)人責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)。（三）績效考核將印章管理納入部門KPI，考核指標(biāo)包括“用印合規(guī)率”“審計(jì)問題整改率”，與部門評優(yōu)、個(gè)人獎(jiǎng)金掛鉤。七、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，此前相關(guān)規(guī)定