采購管理辦法梳理圖一、總則（一）目的本采購管理辦法旨在規(guī)范公司采購活動，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司物資供應的及時性、質(zhì)量可靠性，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益和市場競爭力。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬子公司的所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量和供應及時性的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關部門的檢查。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確采購部門職責，避免多頭采購和重復采購。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購工作進行宏觀指導和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購部門是公司采購工作的具體執(zhí)行機構(gòu)，負責組織實施采購活動，包括采購計劃制定、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購款項支付等工作。采購部門應根據(jù)公司需求，及時、準確地采購所需物資，確保物資供應的連續(xù)性和穩(wěn)定性。（三）其他相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資的使用效果進行跟蹤和反饋。2.質(zhì)量部門：負責對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保采購物資符合公司質(zhì)量標準和相關要求。3.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購款項支付，對采購成本進行核算和分析。4.法務部門：負責審查采購合同的合法性和合規(guī)性，為采購活動提供法律咨詢和支持。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.年度采購計劃：采購部門應于每年末根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和預算，結(jié)合各部門物資需求預測，編制下一年度采購計劃。年度采購計劃應明確采購物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。2.月度采購計劃：各部門應于每月末向采購部門提交次月采購需求計劃，采購部門根據(jù)各部門需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。月度采購計劃應詳細列出采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求。（二）采購計劃的審批采購計劃編制完成后，應按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。年度采購計劃需經(jīng)采購決策委員會審議通過，月度采購計劃由采購部門負責人審批后執(zhí)行。（三）采購計劃的調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要對采購計劃進行調(diào)整，需求部門應及時向采購部門提出申請，采購部門根據(jù)實際情況對采購計劃進行調(diào)整，并按規(guī)定程序進行審批。四、供應商管理（一）供應商的選擇與評估1.供應商選擇標準：建立科學合理的供應商選擇標準，包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。采購部門應根據(jù)公司需求和供應商選擇標準，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式選擇合適的供應商。2.供應商評估：定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。采購部門應根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商及時進行淘汰。（二）供應商的日常管理1.供應商溝通與協(xié)調(diào)：建立與供應商的定期溝通機制，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.供應商培訓與輔導：對于重要供應商，采購部門應組織相關培訓和輔導，幫助供應商提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，滿足公司需求。3.供應商考核與獎懲：制定供應商考核辦法，對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行考核。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行處罰，直至終止合作。五、采購流程管理（一）采購申請各部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購預算等內(nèi)容，并提交至采購部門。采購申請表應經(jīng)部門負責人審批后生效。（二）采購審批采購部門收到采購申請表后，根據(jù)采購計劃和審批權限，對采購申請進行審核。對于金額較小的采購申請，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，需提交采購決策委員會審議通過。（三）采購實施1.采購方式選擇：根據(jù)采購物資的特點和市場情況，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等。采購方式的選擇應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購過程的合法性和合規(guī)性。2.采購文件編制：采購部門根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、付款方式等內(nèi)容。3.供應商選擇與談判：采購部門按照采購文件要求，組織供應商進行投標、報價或談判。在供應商選擇過程中，應充分考慮供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等因素，選擇最合適的供應商。4.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、付款方式、違約責任等內(nèi)容。采購合同簽訂后，應及時報法務部門審查備案。（四）采購驗收1.驗收標準制定：質(zhì)量部門根據(jù)采購物資的質(zhì)量要求，制定驗收標準和驗收方法。驗收標準應明確采購物資的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量等方面的要求。2.驗收實施：采購物資到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量部門進行驗收。質(zhì)量部門按照驗收標準和驗收方法，對采購物資進行檢驗和驗收。對于驗收合格的物資，質(zhì)量部門出具驗收報告；對于驗收不合格的物資，質(zhì)量部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。（五）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購金額、付款方式等內(nèi)容，并提交至財務部門。付款申請表應經(jīng)采購部門負責人和相關審批人員審批后生效。2.付款審批：財務部門收到付款申請表后，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。對于符合付款條件的申請，財務部門按照公司財務制度進行付款審批；對于不符合付款條件的申請，財務部門應及時通知采購部門進行整改。3.付款執(zhí)行：財務部門根據(jù)付款審批結(jié)果，按照采購合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。在付款過程中，應嚴格遵守公司財務制度和相關法律法規(guī)，確保付款安全、準確。六、采購風險管理（一）風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質(zhì)量風險、供應商違約風險、法律風險等，并評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應對措施1.市場風險應對：關注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化和供應情況，合理安排采購計劃，采取適當?shù)牟少彶呗?，如套期保值、簽訂長期合同等，降低市場風險。2.質(zhì)量風險應對：加強對采購物資質(zhì)量的檢驗和驗收，嚴格把控供應商選擇關，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責任，確保采購物資質(zhì)量符合要求。3.供應商違約風險應對：建立供應商信用檔案，加強對供應商的信用管理，與供應商簽訂違約責任條款，對于出現(xiàn)違約行為的供應商，及時采取法律措施追究其責任。4.法律風險應對：加強對采購法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂過程中，充分征求法務部門意見，對合同條款進行嚴格審查，避免法律風險。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門應定期對采購工作進行自查，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、供應商管理情況等，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。2.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計，檢查采購工作的真實性、合法性、效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。（二）外部監(jiān)督接受政