青島行政房管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)青島行政房的規(guī)范化管理，提高行政房的使用效率，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于青島地區(qū)公司/組織所擁有或租賃的行政房及其相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合理配置原則根據(jù)公司/組織實(shí)際工作需求，科學(xué)合理地配置行政房資源，確保資源的高效利用。2.規(guī)范管理原則建立健全行政房管理制度和流程，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行管理和使用，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.安全保障原則加強(qiáng)行政房的安全管理，確保房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的安全運(yùn)行，保障人員和財(cái)產(chǎn)安全。4.節(jié)約使用原則倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，鼓勵(lì)合理、節(jié)約使用行政房資源，降低運(yùn)營(yíng)成本。二、行政房的定義與分類（一）定義行政房是指公司/組織為滿足行政管理、辦公、會(huì)議、接待等工作需要而使用的房屋及附屬設(shè)施。（二）分類1.辦公用房用于公司/組織各級(jí)管理人員、職能部門辦公的房間。2.會(huì)議室配備會(huì)議設(shè)施，用于召開各類會(huì)議、培訓(xùn)、研討等活動(dòng)的房間。3.接待用房用于接待來訪客人、商務(wù)洽談等活動(dòng)的房間。4.其他行政用房包括檔案室、資料室、值班室等與行政管理相關(guān)的房間。三、行政房的規(guī)劃與配置（一）規(guī)劃依據(jù)根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)規(guī)模、人員編制等因素，制定行政房的總體規(guī)劃。（二）配置標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用房根據(jù)不同崗位和職責(zé)，按照相應(yīng)的面積標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置。例如，高層管理人員辦公用房面積可適當(dāng)放寬，基層員工辦公用房面積應(yīng)符合行業(yè)平均水平。2.會(huì)議室根據(jù)會(huì)議需求和規(guī)模，合理配置不同規(guī)格的會(huì)議室。大型會(huì)議室應(yīng)滿足容納較多人員的需求，小型會(huì)議室應(yīng)具備靈活多變的功能。3.接待用房按照接待規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)，配置相應(yīng)的接待用房，包括客房、餐廳、會(huì)見廳等。4.其他行政用房根據(jù)實(shí)際工作需要，合理確定檔案室、資料室、值班室等行政用房的面積和設(shè)施配置。（三）調(diào)整與變更隨著公司/組織的發(fā)展和業(yè)務(wù)變化，行政房的規(guī)劃與配置應(yīng)適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和變更。調(diào)整和變更應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保資源的合理利用。四、行政房的使用管理（一）使用申請(qǐng)各部門因工作需要使用行政房時(shí)，應(yīng)提前向行政部門提交使用申請(qǐng)，說明使用時(shí)間、用途、人數(shù)等信息。（二）審批流程行政部門收到使用申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核，并根據(jù)行政房的使用情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排。對(duì)于重要活動(dòng)或大型會(huì)議的用房申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的用途和時(shí)間使用行政房，不得擅自改變用途或轉(zhuǎn)借他人。2.保持行政房?jī)?nèi)的整潔衛(wèi)生，愛護(hù)房屋及附屬設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告并照價(jià)賠償。3.節(jié)約使用水電等資源，做到人走燈滅、關(guān)閉電器設(shè)備。4.使用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理行政房，恢復(fù)原狀。（四）監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)行政房的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。對(duì)于違反使用規(guī)范的部門和個(gè)人，應(yīng)給予相應(yīng)的處罰。五、行政房的維護(hù)與維修（一）維護(hù)責(zé)任行政房的維護(hù)責(zé)任由公司/組織承擔(dān)。行政部門應(yīng)建立健全維護(hù)管理制度，定期對(duì)房屋及附屬設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)。（二）維修管理1.日常維修對(duì)于行政房出現(xiàn)的一般性故障和損壞，行政部門應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。2.重大維修對(duì)于房屋結(jié)構(gòu)、電氣系統(tǒng)、消防設(shè)施等重大問題，應(yīng)制定詳細(xì)的維修方案，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。3.維修費(fèi)用維修費(fèi)用應(yīng)按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行核算和報(bào)銷。對(duì)于因使用不當(dāng)造成的損壞，維修費(fèi)用由使用部門承擔(dān)。六、行政房的安全管理（一）安全制度建立健全行政房安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高安全意識(shí)。（二）安全設(shè)施配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并確保其正常運(yùn)行。（三）安全檢查定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)于存在安全隱患的行政房，應(yīng)立即停止使用，并采取相應(yīng)的整改措施。（四）應(yīng)急管理制定行政房安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。七、行政房的租賃管理（一）租賃原則1.合法合規(guī)原則租賃行政房應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求。2.公平公正原則租賃過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保各方權(quán)益。3.效益優(yōu)先原則在滿足公司/組織工作需要的前提下，選擇經(jīng)濟(jì)效益最佳的租賃方案。（二）租賃流程1.需求調(diào)研行政部門根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展需要，進(jìn)行行政房租賃需求調(diào)研，確定租賃面積、用途、期限等要求。2.市場(chǎng)調(diào)研通過多種渠道收集租賃房源信息，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和分析，選擇合適的租賃對(duì)象。3.談判簽約與租賃對(duì)象進(jìn)行談判，協(xié)商租賃價(jià)格、租賃期限、租金支付方式、維修責(zé)任等條款，達(dá)成一致后簽訂租賃合同。4.合同執(zhí)行按照租賃合同的約定，按時(shí)支付租金，履行其他合同義務(wù)。同時(shí)，行政部門應(yīng)定期對(duì)租賃行政房的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。（三）租賃合同管理1.合同簽訂租賃合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。2.合同變更與解除如因特殊原因需要變更或解除租賃合同，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行，并及時(shí)通知對(duì)方。變更或解除合同后，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同歸檔租賃合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔管理，以備查閱。八、行政房的費(fèi)用管理（一）費(fèi)用構(gòu)成行政房的費(fèi)用主要包括租金、水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、維修費(fèi)用等。（二）預(yù)算管理行政部門應(yīng)根據(jù)行政房的使用情況和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，編制年度費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格控制，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出合理、合規(guī)。（三）費(fèi)用核算與報(bào)銷1.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的會(huì)計(jì)核算方法，對(duì)行政房的費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.費(fèi)用報(bào)銷行政部門應(yīng)按照公司/組織的財(cái)務(wù)管