空白重要憑證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司空白重要憑證的管理，規(guī)范空白重要憑證的印制、領(lǐng)發(fā)、保管、使用、作廢、上繳及銷毀等環(huán)節(jié)的操作，防范風(fēng)險(xiǎn)，確保公司資金安全和業(yè)務(wù)正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門涉及空白重要憑證的管理活動(dòng)。（三）定義1.空白重要憑證：是指公司印制的無面額的經(jīng)填寫金額并簽章后即具有支付效力的空白憑證，如支票、匯票、本票、存單、存折、債券收款憑證、銀行卡等。2.重要空白憑證庫：指公司專門用于存放空白重要憑證的庫房或存儲(chǔ)區(qū)域。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)空白重要憑證實(shí)行統(tǒng)一管理，明確歸口管理部門，負(fù)責(zé)空白重要憑證的計(jì)劃、印制、領(lǐng)發(fā)、保管、監(jiān)督等工作。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照“誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則，明確各級(jí)人員在空白重要憑證管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.不相容崗位分離原則：空白重要憑證的印制、領(lǐng)發(fā)、保管、使用、作廢、上繳及銷毀等環(huán)節(jié)的相關(guān)崗位應(yīng)相互分離，相互制約，防范風(fēng)險(xiǎn)。4.嚴(yán)格保密原則：空白重要憑證的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止空白重要憑證丟失、被盜用或泄露。二、職責(zé)分工（一）歸口管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定空白重要憑證管理的規(guī)章制度和操作流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)空白重要憑證的計(jì)劃編制、印制申請(qǐng)、領(lǐng)發(fā)、保管、監(jiān)督等日常管理工作。3.定期對(duì)空白重要憑證的庫存、使用情況進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)組織對(duì)空白重要憑證管理中違規(guī)行為的調(diào)查和處理。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向歸口管理部門提出空白重要憑證的領(lǐng)用申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門空白重要憑證的保管、使用和安全防范工作，確?？瞻字匾獞{證的安全。3.按照規(guī)定的操作流程使用空白重要憑證，確保憑證填寫規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。4.定期對(duì)本部門空白重要憑證的使用情況進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。5.負(fù)責(zé)將作廢的空白重要憑證及時(shí)上繳歸口管理部門。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)空白重要憑證的購置、印制等費(fèi)用進(jìn)行核算和管理。2.監(jiān)督空白重要憑證的管理和使用情況，確保財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。3.協(xié)助歸口管理部門做好空白重要憑證的盤點(diǎn)工作。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.定期對(duì)空白重要憑證的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)空白重要憑證管理中發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、印制與采購（一）計(jì)劃編制1.歸口管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和空白重要憑證的庫存情況，每年定期編制空白重要憑證的印制計(jì)劃。2.印制計(jì)劃應(yīng)包括憑證種類、規(guī)格、數(shù)量、印制時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）印制申請(qǐng)1.歸口管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的印制計(jì)劃，向具有資質(zhì)的印制廠家提出印制申請(qǐng)。2.申請(qǐng)時(shí)應(yīng)提供詳細(xì)的印制要求，包括憑證格式、內(nèi)容、防偽措施等，并與印制廠家簽訂印制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）采購管理1.對(duì)于通過市場采購的空白重要憑證，歸口管理部門應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和資質(zhì)的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確憑證的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等條款，確保采購的空白重要憑證符合公司要求。3.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定進(jìn)行采購，確保采購過程的合規(guī)性和透明度。（四）驗(yàn)收與入庫1.空白重要憑證印制或采購?fù)瓿珊?，歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括憑證的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、防偽措施等是否符合要求，憑證的編號(hào)是否連續(xù)，憑證的包裝是否完好等。3.驗(yàn)收合格的空白重要憑證應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，登記入賬，并妥善保管。四、領(lǐng)發(fā)（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫空白重要憑證領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明憑證種類、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)提交歸口管理部門審核。（二）審核發(fā)放1.歸口管理部門對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括領(lǐng)用數(shù)量是否合理、用途是否合規(guī)等。2.審核通過后，歸口管理部門按照規(guī)定的手續(xù)向使用部門發(fā)放空白重要憑證，并在領(lǐng)用登記簿上進(jìn)行登記。3.發(fā)放時(shí)應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)憑證的編號(hào)，確保發(fā)放的憑證編號(hào)連續(xù)。（三）交接手續(xù)1.空白重要憑證的領(lǐng)發(fā)應(yīng)辦理交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。2.交接清單應(yīng)包括憑證種類、數(shù)量、編號(hào)、交接時(shí)間、交接人等信息，確保交接過程清晰、準(zhǔn)確。五、保管（一）庫房管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的重要空白憑證庫，庫房應(yīng)具備安全可靠的保管條件，如防火、防盜、防潮、防蟲等。2.庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。3.庫房應(yīng)實(shí)行雙人管庫制度，管庫人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守庫房管理制度。（二）庫存管理1.歸口管理部門應(yīng)建立空白重要憑證庫存明細(xì)賬，詳細(xì)記錄憑證的出入庫情況、庫存數(shù)量、編號(hào)等信息。2.庫存明細(xì)賬應(yīng)定期與實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.空白重要憑證應(yīng)按照種類、規(guī)格、編號(hào)等分類存放，便于查找和管理。（三）日常檢查1.歸口管理部門應(yīng)定期對(duì)空白重要憑證的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括庫房安全、憑證存放、賬實(shí)核對(duì)等。2.檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)整改，并記錄在案。對(duì)于重大問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。六、使用（一）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的操作流程使用空白重要憑證，確保憑證填寫規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。2.憑證填寫應(yīng)使用規(guī)定的筆墨和印章，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆填寫。3.憑證上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，不得遺漏或涂改。如因特殊原因需要修改，應(yīng)在修改處加蓋經(jīng)辦人員和部門負(fù)責(zé)人的印章。（二）授權(quán)審批1.對(duì)于涉及金額較大或重要的空白重要憑證使用，應(yīng)按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核憑證使用的合理性、合規(guī)性，確保資金安全。（三）使用記錄1.使用部門應(yīng)建立空白重要憑證使用登記簿，詳細(xì)記錄憑證的使用日期、憑證編號(hào)、用途、金額、使用人等信息。2.使用登記簿應(yīng)定期與庫存明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。七、作廢與上繳（一）作廢處理1.空白重要憑證在使用過程中如發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤、損壞或其他原因不能繼續(xù)使用的，應(yīng)及時(shí)作廢。2.作廢的空白重要憑證應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并在憑證上注明作廢原因和日期。3.作廢的空白重要憑證應(yīng)與存根聯(lián)或其他聯(lián)次一并保存，不得隨意丟棄。（二）上繳管理1.使用部門應(yīng)定期將作廢的空白重要憑證上繳歸口管理部門。2.上繳時(shí)應(yīng)填寫上繳清單，注明憑證種類、數(shù)量、編號(hào)、作廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.歸口管理部門對(duì)上繳的作廢空白重要憑證進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，無誤后進(jìn)行妥善保管。八、銷毀（一）銷毀申請(qǐng)1.對(duì)于超過保管期限或因其他原因需要銷毀的空白重要憑證，歸口管理部門應(yīng)提出銷毀申請(qǐng)。2.銷毀申請(qǐng)應(yīng)包括憑證種類、數(shù)量、編號(hào)、銷毀原因、銷毀時(shí)間等信息，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)后，歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)作廢的空白重要憑證進(jìn)行銷毀。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行錄像或拍照，確保銷毀徹底、合規(guī)。3.銷毀完成后，應(yīng)填寫銷毀清單，注明憑證種類、數(shù)量、編號(hào)、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，并經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（三）檔案管理1.銷毀清單應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，保管期限按照公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)銷毀清單進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和安全性。九、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)空白重要憑證的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行情況。2.歸口管理部門應(yīng)定期對(duì)空白重要憑證的庫存、使用、保管等情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.公司其他相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，對(duì)空白重要憑證的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。（二）責(zé)任追究