禮儀廣告物料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮儀廣告物料的管理，規(guī)范物料的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)及回收等流程，確保物料的合理利用，降低成本，提高公司形象和活動(dòng)效果，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及禮儀廣告物料的相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于公司慶典、商務(wù)會(huì)議、產(chǎn)品推廣、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)等所使用的各類(lèi)物料。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物料的采購(gòu)、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，規(guī)范物料從采購(gòu)到報(bào)廢的全過(guò)程管理。3.節(jié)約性原則：合理規(guī)劃物料需求，避免浪費(fèi)，提高物料的使用效率。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及人員在物料管理中的職責(zé)，確保管理工作落實(shí)到位。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善禮儀廣告物料管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各類(lèi)禮儀廣告物料的采購(gòu)、調(diào)配及使用計(jì)劃。3.定期對(duì)物料的庫(kù)存情況進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清理，確保賬物相符。4.負(fù)責(zé)與外部供應(yīng)商進(jìn)行溝通與合作，建立良好的合作關(guān)系。（二）使用部門(mén)1.根據(jù)活動(dòng)需求，提前向行政管理部門(mén)提交物料使用申請(qǐng)，明確物料的種類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量及使用時(shí)間等信息。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)領(lǐng)用物料的保管、使用及歸還工作，確保物料的安全和完整。3.在活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將剩余物料歸還行政管理部門(mén)，并配合做好物料的清點(diǎn)和回收工作。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核禮儀廣告物料的采購(gòu)預(yù)算，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.對(duì)物料采購(gòu)、使用等環(huán)節(jié)的費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。（四）采購(gòu)人員1.根據(jù)行政管理部門(mén)下達(dá)的采購(gòu)任務(wù)，按照規(guī)定的采購(gòu)流程進(jìn)行物料采購(gòu)。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商洽談采購(gòu)合同，確保采購(gòu)價(jià)格合理、質(zhì)量合格、交貨期準(zhǔn)確。3.及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。三、物料采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)活動(dòng)安排，提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《禮儀廣告物料采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交至行政管理部門(mén)。2.行政管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合庫(kù)存情況，制定月度物料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物料的種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)算及采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《緊急禮儀廣告物料采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明緊急原因及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政管理部門(mén)審批。行政管理部門(mén)應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并通知采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.根據(jù)采購(gòu)物料的特點(diǎn)和需求，從供應(yīng)商檔案中篩選出合格的供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或樣品評(píng)估?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等方面。3.對(duì)于重要物料的供應(yīng)商，應(yīng)與其簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)人員根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃或緊急采購(gòu)申請(qǐng)，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物料的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時(shí)間和方式組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.物料到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)通知使用部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。4.驗(yàn)收合格的物料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)《禮儀廣告物料入庫(kù)單》。入庫(kù)單應(yīng)包括物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、供應(yīng)商名稱(chēng)等內(nèi)容。采購(gòu)人員應(yīng)將入庫(kù)單及時(shí)交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。四、物料使用管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門(mén)根據(jù)活動(dòng)需求，填寫(xiě)《禮儀廣告物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量及用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物料。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，核對(duì)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)辦理物料出庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)《禮儀廣告物料出庫(kù)單》。出庫(kù)單應(yīng)包括物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用部門(mén)等內(nèi)容。3.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取物料時(shí)，應(yīng)對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理人員溝通解決。（二）使用規(guī)范1.使用部門(mén)應(yīng)按照物料的使用說(shuō)明和活動(dòng)要求正確使用物料，不得擅自更改物料的用途或使用方式。2.在物料使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物料損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)告，并說(shuō)明原因。對(duì)于因人為原因造成的物料損壞或丟失，使用部門(mén)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.活動(dòng)結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，將剩余物料整理歸位，并歸還倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)對(duì)歸還的物料進(jìn)行清點(diǎn)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)物料短缺或損壞，應(yīng)要求使用部門(mén)說(shuō)明情況并進(jìn)行賠償。（三）使用記錄1.使用部門(mén)應(yīng)建立物料使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料的領(lǐng)用時(shí)間、使用情況、歸還時(shí)間等信息。使用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。2.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的物料使用記錄進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。五、物料存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的禮儀廣告物料倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)根據(jù)物料的種類(lèi)、規(guī)格、用途等進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于物料的查找和管理。（二）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)物料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)周期為[X]個(gè)月，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成《禮儀廣告物料盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》。2.對(duì)于庫(kù)存積壓或過(guò)期的物料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)向行政管理部門(mén)報(bào)告，并提出處理建議。行政管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定處理方案，如降價(jià)促銷(xiāo)、報(bào)廢處理等。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立物料庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于安全庫(kù)存時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員進(jìn)行補(bǔ)貨。（三）安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)安全管理制度，嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃易爆物品。3.加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)的門(mén)禁管理，非倉(cāng)庫(kù)管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。六、物料回收管理（一）回收范圍1.活動(dòng)結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)將剩余的禮儀廣告物料及時(shí)歸還倉(cāng)庫(kù)。剩余物料包括未使用完的物料、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)拆除下來(lái)的可重復(fù)使用的物料等。2.對(duì)于已損壞或無(wú)法繼續(xù)使用的物料，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理，不得混入回收物料中。（二）回收流程1.使用部門(mén)在活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將剩余物料整理好，并填寫(xiě)《禮儀廣告物料回收清單》，注明物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，交倉(cāng)庫(kù)管理人員驗(yàn)收。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)回收的物料進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，如發(fā)現(xiàn)物料數(shù)量不符或存在質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與使用部門(mén)溝通核實(shí)。3.驗(yàn)收合格的回收物料，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并按照物料的類(lèi)別和規(guī)格進(jìn)行分類(lèi)存放。（三）再利用1.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)回收的物料進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于可再利用的物料，應(yīng)制定再利用計(jì)劃，并組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。2.可再利用的物料可用于公司內(nèi)部其他活動(dòng)或捐贈(zèng)給有需要的單位或個(gè)人。在再利用或捐贈(zèng)物料時(shí)，應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保物料的去向明確。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)禮儀廣告物料的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)及回收等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物料采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、物料使用記錄的真實(shí)性、庫(kù)存管理的規(guī)范性、物料回收的及時(shí)性等方面。（二）考核機(jī)制1.建立禮儀廣告物料管理考核制度，對(duì)各部門(mén)及相關(guān)人員在物料管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括物料采購(gòu)成本控制、物料使用效率、庫(kù)存管理水平、物料回收情況等方面。2.考核結(jié)果與部門(mén)及個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)于在物料管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人