貴重物品信息管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司貴重物品的信息管理，確保貴重物品的安全、完整，提高貴重物品的使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及貴重物品的部門、崗位及人員。（三）定義1.貴重物品：指公司擁有的價(jià)值較高、具有重要經(jīng)濟(jì)或使用價(jià)值、需嚴(yán)格管理的物品，包括但不限于金銀珠寶、名貴藝術(shù)品、高端設(shè)備、重要文件資料等。2.信息管理：涵蓋貴重物品的采購、入庫、存儲(chǔ)、使用、盤點(diǎn)、處置等環(huán)節(jié)中相關(guān)信息的記錄、收集、整理、分析、保管及傳遞等活動(dòng)。（四）管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保貴重物品信息管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證貴重物品相關(guān)信息記錄準(zhǔn)確無誤，如實(shí)反映貴重物品的實(shí)際情況。3.安全性原則：采取有效措施保障貴重物品信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.及時(shí)性原則：及時(shí)更新和傳遞貴重物品信息，確保信息的時(shí)效性和有效性。二、管理職責(zé)（一）管理部門公司[管理部門名稱]為貴重物品信息管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善貴重物品信息管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的貴重物品信息管理工作，匯總和分析貴重物品信息等。（二）使用部門各使用部門負(fù)責(zé)本部門貴重物品的日常管理，指定專人負(fù)責(zé)貴重物品信息的記錄、維護(hù)，配合管理部門進(jìn)行盤點(diǎn)等工作，并確保貴重物品的安全使用。（三）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核貴重物品采購、處置等相關(guān)費(fèi)用的支出，監(jiān)督貴重物品的價(jià)值核算及財(cái)務(wù)信息記錄。（四）審計(jì)部門審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)貴重物品信息管理情況進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行的合規(guī)性和有效性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。三、貴重物品采購信息管理（一）采購申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《貴重物品采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至管理部門。（二）采購審批1.管理部門對(duì)采購申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較大或重要的貴重物品采購申請(qǐng)，需提交公司管理層審批。3.審批通過后，管理部門將采購申請(qǐng)反饋給使用部門，并協(xié)助其開展采購工作。（三）采購合同管理1.使用部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，合同中應(yīng)明確貴重物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同副本需及時(shí)提交至管理部門備案，管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。（四）采購信息記錄1.管理部門負(fù)責(zé)建立貴重物品采購信息臺(tái)賬，記錄采購申請(qǐng)、審批情況、采購合同編號(hào)、供應(yīng)商信息、采購金額、采購日期等詳細(xì)信息。2.采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確錄入公司信息管理系統(tǒng)，確保信息的共享和可追溯。四、貴重物品入庫信息管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購的貴重物品到貨前，使用部門應(yīng)安排專人做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括確定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.管理部門應(yīng)提前通知相關(guān)人員參與驗(yàn)收工作。（二）驗(yàn)收流程1.驗(yàn)收人員按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)貴重物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.對(duì)于需要進(jìn)行技術(shù)檢測(cè)或?qū)I(yè)鑒定的貴重物品，應(yīng)委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)鑒定，并出具檢測(cè)報(bào)告。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《貴重物品入庫單》上簽字確認(rèn)，注明驗(yàn)收情況。（三）入庫信息記錄1.管理部門根據(jù)《貴重物品入庫單》，在信息管理系統(tǒng)中錄入貴重物品的入庫日期、入庫數(shù)量、存放位置、供應(yīng)商信息等入庫信息。2.同時(shí)，更新貴重物品采購信息臺(tái)賬，記錄入庫情況。五、貴重物品存儲(chǔ)信息管理（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所選擇1.根據(jù)貴重物品的特性和安全要求，選擇合適的存儲(chǔ)場(chǎng)所，如專用倉庫、保險(xiǎn)柜等。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，并安裝必要的監(jiān)控設(shè)備。（二）存儲(chǔ)方式1.按照貴重物品的類別、性質(zhì)、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.對(duì)于易損、易變質(zhì)的貴重物品，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)措施，如恒溫、恒濕存儲(chǔ)等。（三）存儲(chǔ)信息記錄1.管理部門建立貴重物品存儲(chǔ)信息檔案，記錄存儲(chǔ)場(chǎng)所位置、存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)數(shù)量、存儲(chǔ)期限等信息。2.定期對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行檢查，記錄檢查情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并更新存儲(chǔ)信息檔案。六、貴重物品使用信息管理（一）使用申請(qǐng)1.使用部門如需使用貴重物品，應(yīng)填寫《貴重物品使用申請(qǐng)表》，注明使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用人員、使用目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至管理部門審批。（二）使用審批1.管理部門根據(jù)貴重物品的庫存情況、使用需求等進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要項(xiàng)目或特殊用途的使用申請(qǐng)，需提交公司管理層審批。2.審批通過后，管理部門通知使用部門領(lǐng)取貴重物品，并做好相關(guān)登記。（三）使用信息記錄1.使用部門在使用貴重物品過程中，應(yīng)如實(shí)記錄使用情況，包括使用時(shí)間、使用人員、使用操作過程、使用效果等。2.使用完畢后，使用部門應(yīng)及時(shí)將貴重物品歸還至指定存儲(chǔ)地點(diǎn)，并在《貴重物品歸還登記表》上簽字確認(rèn)。3.管理部門根據(jù)使用部門的記錄，更新貴重物品使用信息臺(tái)賬，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。七、貴重物品盤點(diǎn)信息管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.管理部門制定年度貴重物品盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各使用部門，以便其做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)貴重物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際數(shù)量與信息記錄是否一致。2.對(duì)于盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、損壞等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄，并查明原因。（三）盤點(diǎn)報(bào)告1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員編制《貴重物品盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)告中應(yīng)包括盤點(diǎn)基本情況、盤點(diǎn)結(jié)果、盤盈盤虧原因分析、處理建議等內(nèi)容。2.《貴重物品盤點(diǎn)報(bào)告》經(jīng)盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至管理部門。（四）盤點(diǎn)信息處理1.管理部門根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)貴重物品信息進(jìn)行調(diào)整，確保信息與實(shí)際情況相符。2.對(duì)于盤盈、盤虧、損壞等情況，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并記錄處理結(jié)果。3.將盤點(diǎn)報(bào)告及相關(guān)處理結(jié)果存檔，作為貴重物品信息管理的重要資料。八、貴重物品處置信息管理（一）處置申請(qǐng)1.因各種原因需要對(duì)貴重物品進(jìn)行處置時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《貴重物品處置申請(qǐng)表》，說明處置原因、處置方式、預(yù)計(jì)處置價(jià)格等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至管理部門。（二）處置審批1.管理部門對(duì)處置申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估處置的必要性和合理性。2.對(duì)于價(jià)值較高或重要的貴重物品處置申請(qǐng)，需提交公司管理層審批。3.涉及國有資產(chǎn)處置的，還需按照國家相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）處置實(shí)施1.根據(jù)審批意見，選擇合適的處置方式，如出售、報(bào)廢、捐贈(zèng)等。2.對(duì)于出售的貴重物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行評(píng)估定價(jià)，通過公開拍賣、招標(biāo)等方式進(jìn)行交易。3.在處置過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括處置時(shí)間、處置方式、交易價(jià)格、受讓方信息等。（四）處置信息記錄1.管理部門在信息管理系統(tǒng)中錄入貴重物品處置信息，更新貴重物品采購信息臺(tái)賬和庫存信息。2.同時(shí)，將處置相關(guān)資料整理歸檔，包括處置申請(qǐng)表、審批文件、處置合同、交易憑證等。九、信息安全與保密管理（一）信息安全措施1.建立健全貴重物品信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，保障信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.對(duì)涉及貴重物品信息的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保其安全性。3.加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問的控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問貴重物品信息。（二）保密管理1.對(duì)接觸貴重物品信息的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。2.嚴(yán)格限制貴重物品信息的傳播范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向無關(guān)人員透露。3.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、國家機(jī)密的貴重物品信息，按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.管理部門定期對(duì)各部門的貴重物品信息管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、信息記錄準(zhǔn)確性、貴重物品安全狀況等。2.審計(jì)部門不定期對(duì)貴重物品信息管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤