環(huán)衛(wèi)公司辦公區(qū)打印機耗材規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范環(huán)衛(wèi)公司辦公區(qū)打印機耗材的管理與使用，確保辦公區(qū)打印工作的順利進行，有效控制成本，提高資源利用效率。本規(guī)定適用于環(huán)衛(wèi)公司辦公區(qū)全體員工。環(huán)衛(wèi)公司秉持“高效環(huán)保，服務(wù)社會”的經(jīng)營理念，在打印機耗材管理方面，既注重滿足員工日常辦公需求，又要遵循環(huán)保節(jié)約原則，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。同時，公司推行扁平化管理模式，旨在簡化管理流程，提高工作效率，本規(guī)定在執(zhí)行過程中也將體現(xiàn)這一特點，確保信息傳遞迅速、決策執(zhí)行高效。二、人：相關(guān)人員職責1.行政部門行政部門作為打印機耗材管理的主要負責部門，承擔以下職責：-負責制定和完善打印機耗材采購計劃，根據(jù)辦公區(qū)各部門實際需求，合理預(yù)估耗材用量。-建立耗材供應(yīng)商評估與選擇機制，篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保耗材質(zhì)量可靠、價格合理。-監(jiān)督和管理耗材的庫存情況，定期盤點，保證庫存數(shù)據(jù)準確，避免積壓或缺貨現(xiàn)象。-對員工的耗材使用行為進行監(jiān)督和指導，對浪費行為及時糾正。2.使用部門及員工-各部門指定專人負責本部門打印機耗材的領(lǐng)用和管理，準確記錄耗材使用情況，并及時向行政部門反饋需求信息。-員工應(yīng)正確使用打印機及耗材，嚴格按照操作規(guī)范進行打印，避免因操作不當造成耗材浪費。-積極參與公司組織的環(huán)保節(jié)約培訓，增強節(jié)約意識，主動提出關(guān)于耗材合理使用的建議。三、事：耗材采購、領(lǐng)用與使用1.采購流程-行政部門根據(jù)歷史使用數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及各部門提交的耗材需求申請，制定季度和年度采購計劃。-通過公開招標、詢價、比選等方式，從眾多供應(yīng)商中選擇符合公司要求的合作伙伴。在選擇供應(yīng)商時，除考慮價格因素外，還需重點考察其產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。-與選定的供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確采購品種、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款，保障公司權(quán)益。2.領(lǐng)用制度-各部門需提前填寫《打印機耗材領(lǐng)用申請表》，注明所需耗材的型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門領(lǐng)取。-行政部門按照申請表進行發(fā)放，并做好領(lǐng)用記錄，記錄內(nèi)容包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時間、耗材型號及數(shù)量等。-對于特殊型號或限量供應(yīng)的耗材，領(lǐng)用需經(jīng)過更高層級領(lǐng)導審批。3.使用規(guī)范-員工應(yīng)根據(jù)實際工作需要進行打印，盡量采用雙面打印，減少紙張浪費。對于非必要的文件，可選擇電子文檔形式保存，避免打印。-打印前仔細核對打印內(nèi)容，確保無誤后再進行打印操作，避免因重復(fù)打印造成耗材浪費。-如發(fā)現(xiàn)打印機出現(xiàn)故障或耗材使用異常，應(yīng)及時報告行政部門，由專業(yè)人員進行維修或處理，不得擅自拆卸或更換耗材，以免損壞設(shè)備。四、財：成本控制與核算1.成本預(yù)算-行政部門結(jié)合公司年度經(jīng)營計劃和過往耗材使用情況，制定打印機耗材年度成本預(yù)算。預(yù)算應(yīng)細化到不同型號的耗材，明確各項耗材的預(yù)計采購量和費用。-在預(yù)算執(zhí)行過程中，嚴格按照預(yù)算控制支出，如有超預(yù)算情況，需詳細說明原因，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審批后方可追加預(yù)算。2.成本核算與分析-財務(wù)部門定期對打印機耗材的采購、領(lǐng)用和使用成本進行核算，準確記錄每一筆支出。核算內(nèi)容包括耗材采購成本、運輸成本、庫存管理成本等。-每月或每季度對耗材成本進行分析，對比實際成本與預(yù)算成本的差異，找出成本變動的原因，如市場價格波動、使用量增加等。根據(jù)分析結(jié)果，提出針對性的成本控制措施和建議。3.績效考核關(guān)聯(lián)-將打印機耗材成本控制情況納入部門和員工的績效考核體系。對在耗材節(jié)約方面表現(xiàn)突出的部門和個人，給予一定的獎勵，如績效加分、獎金等。-對于因浪費行為導致耗材成本過高的部門和個人，在績效考核中予以適當扣分，并要求其制定整改措施，降低成本。五、物：耗材庫存管理1.庫存設(shè)置-行政部門設(shè)立專門的耗材倉庫，對打印機耗材進行分類存放，確保不同型號、規(guī)格的耗材易于識別和查找。-根據(jù)過往使用量和采購周期，設(shè)定各類耗材的安全庫存和最大庫存。安全庫存是為應(yīng)對突發(fā)需求或采購延遲而設(shè)置的最低庫存水平，最大庫存則用于避免過度采購造成積壓。2.入庫管理-耗材到貨后，行政部門倉庫管理人員需對其進行驗收。驗收內(nèi)容包括耗材的型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。-驗收合格的耗材辦理入庫手續(xù)，填寫《耗材入庫單》，詳細記錄入庫日期、供應(yīng)商、耗材名稱、型號、數(shù)量等信息。入庫單需由倉庫管理人員、采購人員和驗收人員簽字確認。3.庫存盤點-倉庫管理人員定期對耗材庫存進行盤點，一般每月或每季度進行一次全面盤點。盤點時，需逐一核對庫存實物與庫存記錄，確保賬實相符。-盤點結(jié)束后，編制《庫存盤點報告》，如實反映庫存數(shù)量、損耗情況等。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查找原因，并進行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。六、信息：數(shù)據(jù)管理與溝通1.數(shù)據(jù)記錄與統(tǒng)計-行政部門建立完善的打印機耗材管理數(shù)據(jù)庫，對耗材的采購、領(lǐng)用、庫存等信息進行詳細記錄。-定期對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，如采購報表、領(lǐng)用報表、庫存報表等。這些報表將為公司的決策提供數(shù)據(jù)支持，幫助管理層了解耗材使用情況，制定合理的管理策略。2.信息溝通與共享-行政部門、財務(wù)部門和使用部門之間應(yīng)保持密切的信息溝通。行政部門及時向財務(wù)部門提供耗材采購和庫存信息，以便進行成本核算；向使用部門反饋耗材庫存動態(tài)，避免因庫存不足影響工作。-利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)耗材管理信息的共享。員工可通過系統(tǒng)查詢耗材的領(lǐng)用記錄、庫存情況等信息，提高工作效率和透明度。七、安全：耗材使用安全1.環(huán)境安全-打印機耗材的存放應(yīng)符合安全要求，避免在潮濕、高溫、易燃等環(huán)境中存放。倉庫應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和通風設(shè)施，確保耗材存放環(huán)境安全。-對于廢舊耗材，如硒鼓、墨盒等，應(yīng)按照環(huán)保要求進行分類回收處理，避免對環(huán)境造成污染。行政部門可與專業(yè)的環(huán)?；厥展竞献?，確保廢舊耗材得到妥善處理。2.操作安全-員工在更換打印機耗材時，應(yīng)遵循正確的操作流程，避免因操作不當造成人身傷害。如在更換硒鼓時，注意避免硒粉泄漏，防止對人體呼吸道和眼睛造成傷害。-行政部門定期組織員工進行安全培訓，提高員工的安全意識和操作技能，確保在使用打印機耗材過程中不發(fā)生安全事故。八、文化：環(huán)保節(jié)約文化建設(shè)1.宣傳教育-公司通過內(nèi)部宣傳欄、郵件、培訓等多種形式，宣傳環(huán)保節(jié)約理念，強調(diào)合理使用打印機耗材對公司成本控制和社會環(huán)境保護的重要意義。-定期組織環(huán)保節(jié)約主題活動，如“無紙辦公周”等，鼓勵員工減少紙張使用，積極參與環(huán)保行動。2.激勵機制-設(shè)立環(huán)保節(jié)約獎勵制度，對在打印機耗材節(jié)約方面表現(xiàn)突出的員工進行表彰和獎勵，樹立榜樣，引導全體員工形成良好的節(jié)約習慣。-將環(huán)保節(jié)約文化融入公司的企業(yè)文化建設(shè)中，使環(huán)保節(jié)約成為公司員工的自覺行為，營造積極向上的企業(yè)氛圍。九、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生