ICS03.080.01

CCSA12

3413

宿州市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB3413/T0030—2024

公共資源交易電子檔案管理規(guī)范

Specificationondlectronicrecordsmanagementofpublicresources

trading

2024-08-06發(fā)布2024-09-06實(shí)施

宿州市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

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前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。

本文件由宿州市政務(wù)服務(wù)管理局提出并歸口。

本文件起草單位：宿州市公共資源交易中心。

本文件主要起草人：王三兵、蔣龍、徐曉涵。

I

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公共資源交易電子檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了公共資源交易電子檔案管理的基本要求，并規(guī)定了在公共資源交易活動(dòng)中產(chǎn)生的各類

電子文件的收集與整理、歸檔、存儲(chǔ)、備份、移交、使用、處置、安全管理等要求。

本文件適用于公共資源交易活動(dòng)中產(chǎn)生的電子檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T58—2014電子檔案管理基本術(shù)語

3術(shù)語和定義

GB/T18894—2016、DA/T58—2014界定的術(shù)語和定義適用于本文件。

4基本要求

4.1應(yīng)遵循統(tǒng)一要求、線上管理、智能歸集、便于利用和安全保密的基本原則。

4.2應(yīng)對(duì)電子檔案實(shí)施集中管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，不應(yīng)偽造、變?cè)?、隱匿

或者銷毀，確保來源可溯。

4.3應(yīng)建立健全管理制度，明確電子文件歸檔和電子檔案管理相關(guān)部門及人員的職責(zé)與分工。

4.4應(yīng)明確電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時(shí)間、程序和格式等要求。

4.5應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)和離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施電子文件的歸檔和電子檔案管理。

5電子文件的收集與整理

5.1應(yīng)收集電子文件與元數(shù)據(jù)，保持電子文件內(nèi)容與形成時(shí)一致。

5.2應(yīng)完整、齊全地收集同一項(xiàng)目形成的全部電子文件，保持同一項(xiàng)目電子文件的成套性。

5.3應(yīng)遵循公共資源交易項(xiàng)目電子文件形成規(guī)律，突出項(xiàng)目類型、編號(hào)等特點(diǎn)，保持相同類型項(xiàng)目之

間電子文件的有機(jī)聯(lián)系。

5.4應(yīng)通過電子檔案系統(tǒng)自動(dòng)抓取為主、補(bǔ)充內(nèi)容上傳為輔，使包含歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)電子文

件與歸檔目錄一一對(duì)應(yīng)。

5.5交易項(xiàng)目電子檔案實(shí)行目錄管理，應(yīng)根據(jù)“一標(biāo)一檔”原則，以“件”為單位，按照電子文件歸

檔材料目錄（參見附件A）對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理，自動(dòng)形成電子文件封面。

5.6應(yīng)對(duì)電子檔案目錄內(nèi)容進(jìn)行見證，確保電子文件及時(shí)歸集、內(nèi)容完整。

1

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6電子文件的歸檔

6.1歸檔范圍

6.1.1進(jìn)入交易平臺(tái)交易的工程建設(shè)、政府采購(gòu)、產(chǎn)權(quán)交易、土地礦業(yè)權(quán)交易項(xiàng)目的相關(guān)電子文件、

元數(shù)據(jù)均應(yīng)歸檔。

6.1.2應(yīng)歸檔電子文件包括但不限于：工程建設(shè)、政府采購(gòu)、產(chǎn)權(quán)交易等公共資源項(xiàng)目實(shí)施主體或其

代理機(jī)構(gòu)在辦理項(xiàng)目登記時(shí)應(yīng)當(dāng)提交的材料，交易服務(wù)過程中產(chǎn)生的招標(biāo)公告、招標(biāo)文件及其技術(shù)資料、

評(píng)標(biāo)（評(píng)審）完整資料、中標(biāo)（成交）結(jié)果公告（公示）、中標(biāo)通知書、合同以及有關(guān)變更信息等。

6.1.3應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括但不限于:立檔單位名稱、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、標(biāo)段編號(hào)、標(biāo)段名稱、交易

類型、轄區(qū)、招標(biāo)人、代理機(jī)構(gòu)、中標(biāo)人、保管期限、日期等。

6.1.4應(yīng)歸檔但未在電子交易系統(tǒng)中留存的文件，應(yīng)及時(shí)掃描、上傳歸檔。

6.1.5采用網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)等非全流程電子化方式開展交易活動(dòng)的項(xiàng)目，應(yīng)按照項(xiàng)目登記資料、交易發(fā)起資

料、交易實(shí)施過程及成交資料、合同、投標(biāo)文件五個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行歸檔。

6.2歸檔時(shí)間和歸檔方式

6.2.1應(yīng)在合同備案后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。

6.2.2應(yīng)采取在線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件的歸檔。

6.2.3非全流程電子化交易項(xiàng)目，交易資料經(jīng)掃描后形成電子文件，通過電子檔案系統(tǒng)的上傳功能進(jìn)

行歸檔。

6.3歸檔申請(qǐng)

歸檔人應(yīng)對(duì)電子文件的完整性、可用性和安全性進(jìn)行核查，核查無誤后提交歸檔申請(qǐng)。

6.4歸檔審核

電子檔案管理部門應(yīng)對(duì)提交的歸檔申請(qǐng)電子文件的規(guī)范性進(jìn)行核查，符合歸檔要求的，予以歸檔審

核；不符合歸檔要求的，應(yīng)一次性告知修整事項(xiàng)，并退回歸檔申請(qǐng)。

7電子檔案的存儲(chǔ)

7.1應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)機(jī)房、硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)

設(shè)施，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。

7.2電子檔案在存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)明確存儲(chǔ)格式，應(yīng)具備電子檔案格式轉(zhuǎn)換功能。

7.3應(yīng)建立獨(dú)立的長(zhǎng)期的電子檔案離線存儲(chǔ)庫，離線存儲(chǔ)的電子檔案與在線利用的電子檔案物理分離。

7.4應(yīng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行編號(hào)、明示保存期限、分類管理。電子檔案的保存期限為15年，同一項(xiàng)

目電子檔案的保管期限應(yīng)相同。

7.5保管電子檔案存儲(chǔ)媒體，應(yīng)符合下列規(guī)定：

a)電子檔案磁性存儲(chǔ)媒體宜放入防磁柜中保存；

b)單片、單個(gè)存儲(chǔ)媒體應(yīng)裝在盤、盒等包裝中，包裝應(yīng)清潔無塵，并豎立存放，且避免擠壓；

c)存放環(huán)境的溫濕度應(yīng)符合下列要求：溫度14℃～24℃,相對(duì)濕度35%～45%；溫濕度選定后,

每晝夜溫度波動(dòng)幅度不應(yīng)大于±2℃,相對(duì)濕度波動(dòng)幅度不應(yīng)大于±5%；

d)存儲(chǔ)媒體應(yīng)與有害氣體隔離，存放地點(diǎn)應(yīng)做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高

溫、防光和防振動(dòng)等。

2

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7.6電子檔案保管單位應(yīng)定期檢查電子檔案讀取、處理設(shè)備、環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)電子檔案存儲(chǔ)媒體與

新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行存儲(chǔ)媒體轉(zhuǎn)換。

7.7電子檔案保管單位對(duì)保存的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期檢查。檢查應(yīng)符合下列規(guī)定：

a)檢查方法應(yīng)包括人工抽檢和機(jī)讀檢測(cè)，抽樣率應(yīng)不低于20%；

b)對(duì)脫機(jī)保存的電子檔案，應(yīng)根據(jù)不同存儲(chǔ)媒體的壽命定期進(jìn)行人工抽檢；

c)對(duì)系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn)的在線數(shù)據(jù)，應(yīng)定期進(jìn)行機(jī)讀檢測(cè)；

d)在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

8電子檔案的備份

8.1應(yīng)在確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全的基礎(chǔ)上，制定電子檔案?jìng)浞莘桨福_定電子檔案

備份周期，并按期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。

8.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，應(yīng)每年至少安排一次備份數(shù)據(jù)恢復(fù)演練。

8.3對(duì)脫機(jī)備份的電子檔案，電子檔案保管單位應(yīng)根據(jù)存儲(chǔ)媒體的壽命，定期轉(zhuǎn)存電子檔案，一式三

套，一套離線保管，一套異地保管，一套提供利用。轉(zhuǎn)存時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記。

9電子檔案的移交

9.1屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向國(guó)家綜合檔案

館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)國(guó)家

綜合檔案館移交。

9.2電子檔案移交方式，可采用在線或離線方式進(jìn)行，交接雙方可根據(jù)實(shí)際情況選擇確定。

9.3電子檔案移交前，移交單位應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備移交的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，全部合格后方可移交。

10電子檔案的使用

10.1電子檔案管理部門負(fù)責(zé)電子檔案使用工作，應(yīng)明確工作人員，配備專用設(shè)備，公開使用須知和流

程,審核使用者相關(guān)信息，并按要求提供相應(yīng)服務(wù)。

10.2因工作需要查閱電子檔案的應(yīng)辦理查閱手續(xù)，經(jīng)電子檔案管理部門批準(zhǔn)后方可查閱，閱讀檔案應(yīng)

在規(guī)定地點(diǎn)和電子檔案管理人員在場(chǎng)的情況下進(jìn)行。

10.3公安機(jī)關(guān)、法院、檢察院、紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)部門或行業(yè)監(jiān)管部門等因查辦案件或處理項(xiàng)目投訴需

要復(fù)制電子檔案的應(yīng)辦理手續(xù)，電子檔案管理部門進(jìn)行登記。

10.4電子檔案管理部門出具電子檔案證明時(shí)應(yīng)加蓋檔案證明電子專用章。

10.5電子檔案管理部門及其工作人員應(yīng)按照使用權(quán)限及其操作流程提供電子檔案使用服務(wù)，并嚴(yán)格遵

守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。

11電子檔案的處置

11.1達(dá)到或超過存檔期限的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，報(bào)同級(jí)公共資源交易監(jiān)管部門批準(zhǔn)后，依據(jù)有關(guān)規(guī)定登

記銷毀。

11.2應(yīng)從存儲(chǔ)設(shè)備及異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀的電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過

程元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷毀活動(dòng)，并將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

3

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11.3銷毀電子檔案的離線存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)應(yīng)對(duì)其實(shí)施破壞性銷毀,實(shí)施銷毀前，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)中的其他電

子檔案進(jìn)行離線存儲(chǔ)介質(zhì)的遷移。

11.4屬于保密范圍的電子檔案的銷毀應(yīng)按國(guó)家保密規(guī)定實(shí)施。

12電子檔案的安全管理

12.1根據(jù)檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)及涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)等相關(guān)要求，制定電子檔案

系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)并執(zhí)行保護(hù)措施。

12.2應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。

12.3支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)采用一

次性寫入光盤。

12.4應(yīng)嚴(yán)格管理電子檔案管理系統(tǒng)的專用離線存儲(chǔ)介質(zhì)及其用戶，定期查殺病毒。監(jiān)控非授權(quán)用戶的

登錄與操作行為。

12.5應(yīng)制定并實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，明確職責(zé)分工和保障措施，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急

響應(yīng)和獎(jiǎng)懲等應(yīng)急處置機(jī)制。

12.6電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)完備的日志和跟蹤功能，在電子檔案形成、收集、整理、存儲(chǔ)、備份等

環(huán)節(jié)，應(yīng)保證每項(xiàng)工作過程有記錄、可追溯。

4

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A

A

附錄A

（資料性）

電子文件歸檔目錄

電子文件歸檔材料目錄見表A.1～表A.4。

表A.1工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔材料目錄排序

序號(hào)文件目錄文件詳情

項(xiàng)目審批（核準(zhǔn)備案）文件

1項(xiàng)目登記資料資金來源證明

項(xiàng)目注冊(cè)

交易項(xiàng)目相關(guān)文件

2招標(biāo)項(xiàng)目

招標(biāo)項(xiàng)目

3招標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃招標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃

招標(biāo)代理委托合同

4招標(biāo)委托合同

招標(biāo)委托合同

資格預(yù)審文件

5資格預(yù)審

資審結(jié)果通知書

6開評(píng)標(biāo)場(chǎng)地預(yù)約開評(píng)標(biāo)場(chǎng)地預(yù)約

招標(biāo)文件

7招標(biāo)文件

圖紙文件

8澄清文件答疑澄清文件

9招標(biāo)控制價(jià)文件招標(biāo)控制價(jià)文件

招標(biāo)公告電子件

10招標(biāo)公告

招標(biāo)公告

11變更公告變更公告

項(xiàng)目暫停公告電子件

12暫停（終止）公告

暫停終止公告

13投標(biāo)文件各單位電子投標(biāo)文件

14資格預(yù)審情況資格預(yù)審情況

開標(biāo)音視頻

15開標(biāo)情況開標(biāo)音視頻

開標(biāo)音視頻

評(píng)標(biāo)報(bào)告

評(píng)標(biāo)音視頻

16評(píng)標(biāo)情況

評(píng)標(biāo)信息

評(píng)標(biāo)結(jié)果

5

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表A.1（續(xù)）

序號(hào)文件目錄文件詳情

管理機(jī)關(guān)做出重新組織招標(biāo)或重新組織評(píng)標(biāo)的決定書

重新組織招標(biāo)或重新組織評(píng)標(biāo)的相關(guān)材料

17招標(biāo)異常

重新組織招標(biāo)或重新組織評(píng)標(biāo)所采取的相應(yīng)措施

招標(biāo)異常

中標(biāo)候選人公示

18中標(biāo)候選人公示

中標(biāo)候選人公示電子件

中標(biāo)結(jié)果公告附件

19中標(biāo)結(jié)果公告

中標(biāo)結(jié)果公告

中標(biāo)通知書相關(guān)附件

20中標(biāo)通知書

中標(biāo)通知書

合同備案

21合同備案

合同簽署附件

表A.2政府采購(gòu)項(xiàng)目電子文件歸檔材料目錄排序

序號(hào)文件目錄文件詳情

項(xiàng)目管理

1項(xiàng)目管理

采購(gòu)計(jì)劃相關(guān)附件

采購(gòu)公告

2采購(gòu)公告

采購(gòu)公告附件

3開評(píng)標(biāo)場(chǎng)地預(yù)約開評(píng)標(biāo)場(chǎng)地預(yù)約

采購(gòu)文件

4采購(gòu)文件

采購(gòu)文件頁面

5答疑澄清文件答疑澄清文件

采購(gòu)公告

6采購(gòu)公告

采購(gòu)公告附件

7變更公告變更公告

8投標(biāo)文件各供應(yīng)商電子投標(biāo)文件（談判和磋商的項(xiàng)目包含二次報(bào)價(jià)記錄表）

9資格預(yù)審情況資格預(yù)審情況

開標(biāo)音視頻

10開標(biāo)情況開標(biāo)記錄表

開標(biāo)情況

評(píng)標(biāo)報(bào)告

11評(píng)標(biāo)情況評(píng)標(biāo)情況

重新組織招標(biāo)或重新組織評(píng)標(biāo)的相關(guān)材料

12中標(biāo)公示中標(biāo)公告附件

政府采購(gòu)中標(biāo)通知書（文檔）

13中標(biāo)通知書

政府采購(gòu)中標(biāo)通知書

14合同備案合同備案

6

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表A.3產(chǎn)權(quán)交易項(xiàng)目電子文件歸檔材料目錄排序

序號(hào)文件目錄文件詳情

產(chǎn)權(quán)項(xiàng)目受理

產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓方案

評(píng)估報(bào)告書

1項(xiàng)目受理

《授權(quán)委托書》委托人及受托人身份證復(fù)印件

轉(zhuǎn)讓方企業(yè)法人證書

轉(zhuǎn)讓方書面決議

2競(jìng)價(jià)規(guī)則競(jìng)價(jià)規(guī)則

交易公告電子件

3交易公告

交易公告

澄清公告

4澄清公告

澄清文件