采購申請審批流程及供應(yīng)商信息管理工具模板引言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購申請審批權(quán)責(zé)，實現(xiàn)供應(yīng)商信息的動態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，特制定本工具模板。本模板適用于各類企業(yè)的日常采購場景，涵蓋從采購申請發(fā)起、多級審批到供應(yīng)商引入、評估、更新的全流程，旨在提升采購效率、控制采購風(fēng)險、優(yōu)化供應(yīng)商資源配置，為企業(yè)采購管理提供可操作、可追溯的標(biāo)準(zhǔn)化工具支持。一、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用主體本模板適用于中小型企業(yè)、集團(tuán)化內(nèi)部不同業(yè)務(wù)單元（如生產(chǎn)部、行政部、市場部等）的采購管理場景，也可作為大型企業(yè)采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化參考。（二）采購類型覆蓋物料采購：生產(chǎn)原材料、辦公用品、設(shè)備配件等有形物資；服務(wù)采購：技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、維修服務(wù)等無形服務(wù)；項目采購：新建項目、改擴(kuò)建項目的設(shè)備及材料采購。（三）核心管理目標(biāo)實現(xiàn)采購申請審批的透明化、標(biāo)準(zhǔn)化，避免流程混亂；建立供應(yīng)商全生命周期管理機(jī)制，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、質(zhì)量可控；強(qiáng)化采購預(yù)算管控，降低采購成本，防范廉潔風(fēng)險。二、詳細(xì)操作流程說明（一）采購申請審批流程采購申請審批流程遵循“需求發(fā)起→部門初審→采購審核→財務(wù)復(fù)審→最終審批→執(zhí)行反饋”的閉環(huán)管理，各環(huán)節(jié)責(zé)任明確、時限清晰，具體步驟步驟1：采購申請發(fā)起操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）申請人*操作內(nèi)容：申請人根據(jù)部門實際需求，填寫《采購申請表》（模板見第三部分），詳細(xì)注明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、期望交付日期等信息；附上相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、比價資料、previous合作供應(yīng)商推薦等），保證需求描述清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下流程提交至需求部門負(fù)責(zé)人*處進(jìn)行初審。注意事項：預(yù)估單價與預(yù)算金額需符合企業(yè)采購預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，超預(yù)算項目需提前說明并附預(yù)算調(diào)整申請。步驟2：需求部門初審操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人*操作時限：收到申請后1個工作日內(nèi)操作內(nèi)容：審核采購需求的合理性（如是否為必要采購、數(shù)量是否匹配實際使用需求）；核對預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需提交至財務(wù)部*預(yù)審；審核通過后，流轉(zhuǎn)至采購部*；若不通過，注明原因并退回申請人修改。步驟3：采購部審核操作主體：采購專員、采購經(jīng)理操作時限：收到申請后2個工作日內(nèi)操作內(nèi)容：采購專員*核查采購物品/服務(wù)的市場行情，確認(rèn)規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)的合規(guī)性；進(jìn)行初步供應(yīng)商匹配（優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫中篩選，若無合格供應(yīng)商則啟動供應(yīng)商引入流程，見“供應(yīng)商信息管理”部分）；采購經(jīng)理審核采購方式的合理性（如招標(biāo)、詢價、單一來源采購等是否符合企業(yè)規(guī)定），審核通過后流轉(zhuǎn)至財務(wù)部。步驟4：財務(wù)部復(fù)審操作主體：財務(wù)審核專員、財務(wù)經(jīng)理操作時限：收到申請后1個工作日內(nèi)操作內(nèi)容：核對采購預(yù)算與申請金額的一致性，確認(rèn)資金來源是否落實；審核付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）是否符合財務(wù)制度；復(fù)核采購價格的合理性（參考?xì)v史采購價、市場均價），審核通過后流轉(zhuǎn)至最終審批人。步驟5：最終審批操作主體：根據(jù)采購金額劃分權(quán)限（如：≤5萬元由采購總監(jiān)審批；5萬-20萬元由分管副總審批；＞20萬元由總經(jīng)理*審批）操作時限：收到申請后1個工作日內(nèi)操作內(nèi)容：審批人結(jié)合采購必要性、預(yù)算合規(guī)性、供應(yīng)商匹配情況，簽署審批意見；審批通過后，采購部*啟動采購執(zhí)行流程；審批不通過，注明原因并退回采購部與需求部門溝通調(diào)整。步驟6：執(zhí)行與反饋操作主體：采購部、需求部門操作內(nèi)容：采購部*根據(jù)審批結(jié)果與選定供應(yīng)商簽訂采購合同，下達(dá)訂單；需求部門收到物料/服務(wù)后，在2個工作日內(nèi)完成驗收，填寫《采購驗收單》，反饋至采購部存檔；采購部將驗收單、發(fā)票、審批單等資料匯總，提交財務(wù)部辦理付款。（二）供應(yīng)商信息管理流程供應(yīng)商信息管理遵循“準(zhǔn)入→評估→使用→更新/淘汰”的動態(tài)管理機(jī)制，保證供應(yīng)商庫的優(yōu)質(zhì)性與合規(guī)性，具體流程步驟1：供應(yīng)商準(zhǔn)入觸發(fā)條件：采購部*在審核采購申請時，合格供應(yīng)商庫中無匹配供應(yīng)商，或需求部門推薦新供應(yīng)商。操作內(nèi)容：供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》（模板見第三部分），附營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、3C認(rèn)證等）、產(chǎn)品/服務(wù)說明書、企業(yè)簡介等材料；采購部*組織對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初審（核對營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書真實性等），初審?fù)ㄟ^后啟動現(xiàn)場考察；現(xiàn)場考察內(nèi)容包括生產(chǎn)/經(jīng)營場所、設(shè)備配置、質(zhì)量管控體系、供貨能力、售后服務(wù)等，考察小組由采購部、需求部門、技術(shù)部*（必要時）組成；考察合格后，供應(yīng)商錄入《供應(yīng)商基本信息表》（模板見第三部分），分配唯一供應(yīng)商編碼，正式納入合格供應(yīng)商庫。步驟2：供應(yīng)商評估評估周期：年度評估（每年12月）+不定期專項評估（出現(xiàn)質(zhì)量問題、交付延遲等情況時）操作內(nèi)容：采購部*制定《供應(yīng)商年度評估表》（模板見第三部分），從“產(chǎn)品質(zhì)量（30%）、交付及時性（25%）、價格競爭力（20%）、服務(wù)水平（15%）、合作配合度（10%）”五個維度設(shè)定評分標(biāo)準(zhǔn)；需求部門、技術(shù)部、財務(wù)部根據(jù)合作情況提供評分?jǐn)?shù)據(jù)，采購部匯總計算綜合得分；評估結(jié)果分級：優(yōu)秀（≥90分，優(yōu)先合作）、良好（80-89分，正常合作）、合格（60-79分，限期整改）、不合格（＜60分，淘汰出庫）。步驟3：供應(yīng)商信息更新觸發(fā)條件：供應(yīng)商聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等信息發(fā)生變更，或評估結(jié)果為“限期整改”。操作內(nèi)容：供應(yīng)商提交《供應(yīng)商信息變更申請表》（模板見第三部分），注明變更內(nèi)容及原因；采購部*對變更信息進(jìn)行核實（如資質(zhì)證書變更需附新證書復(fù)印件），審核通過后更新《供應(yīng)商基本信息表》；若評估結(jié)果為“限期整改”，采購部*向供應(yīng)商發(fā)出《整改通知書》，明確整改內(nèi)容及時限，整改后重新評估。步驟4：供應(yīng)商淘汰觸發(fā)條件：年度評估為“不合格”、連續(xù)三次交付延遲、提供虛假資質(zhì)信息、產(chǎn)品質(zhì)量問題造成重大損失等。操作內(nèi)容：采購部*出具《供應(yīng)商淘汰通知書》，說明淘汰原因及生效日期；在合格供應(yīng)商庫中標(biāo)注“已淘汰”，停止新訂單合作；淘汰供應(yīng)商的歷史合作記錄（如合同、驗收單、評估報告等）保留3年備查。三、核心工具模板清單（一）采購申請表申請部門申請人申請日期采購類型（□物料/□服務(wù)/□項目）物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明（可附頁）期望交付日期供應(yīng)商推薦（可選）部門負(fù)責(zé)人審核意見：簽字：日期：采購部審核意見：簽字：日期：財務(wù)部審核意見：簽字：日期：最終審批意見：簽字：日期：（二）采購審批流程跟蹤表采購申請編號申請部門申請人申請日期預(yù)算金額（元）審批狀態(tài)（□待初審/□待采購審核/□待財務(wù)復(fù)審/□待最終審批/□已通過/□已駁回）各環(huán)節(jié)審核人及意見：初審環(huán)節(jié)（部門負(fù)責(zé)人*）：簽字：日期：采購審核環(huán)節(jié)（采購經(jīng)理*）：簽字：日期：財務(wù)復(fù)審環(huán)節(jié)（財務(wù)經(jīng)理*）：簽字：日期：最終審批環(huán)節(jié)（審批人*）：簽字：日期：備注（如駁回原因、審批意見備注）：（三）供應(yīng)商基本信息表供應(yīng)商編碼供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系電話（固話）注冊地址經(jīng)營范圍主營產(chǎn)品/服務(wù)資質(zhì)證書（如ISO9001、3C等，附證書編號）銀行賬戶信息開戶行賬戶名稱銀行賬號入庫日期最近評估日期評估等級（□優(yōu)秀/□良好/□合格/□不合格）負(fù)責(zé)人（采購部*）備注（如合作歷史、特殊約定等）：（四）供應(yīng)商年度評估表供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編碼評估年度評估部門（采購部、需求部門、技術(shù)部、財務(wù)部）評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)得分（滿分100分）加權(quán)得分產(chǎn)品質(zhì)量（30%）合格率≥99%得30分，每降低1%扣2分，最低0分交付及時性（25%）按時交付100%得25分，每延遲1次扣3分，最低0分價格競爭力（20%）低于市場均價5%以上得20分，與均價持平得12分，高于均價扣5分/10%服務(wù)水平（15%）售后響應(yīng)及時率100%得15分，延遲響應(yīng)1次扣3分合作配合度（10%）配合度高得10分，一般得5分，差得0分綜合得分評估等級（□優(yōu)秀/□良好/□合格/□不合格）各部門評價意見：需求部門*：簽字：日期：技術(shù)部*：簽字：日期：財務(wù)部*：簽字：日期：采購部*匯總意見：簽字：日期：（五）供應(yīng)商信息變更申請表供應(yīng)商編碼供應(yīng)商名稱變更日期變更類型（□基本信息/□資質(zhì)信息/□銀行賬戶/□其他）原信息內(nèi)容：變更后信息內(nèi)容：變更原因說明：附件（如新資質(zhì)證書復(fù)印件、銀行變更證明等）：采購部審核意見：簽字：日期：備注：四、使用過程中的關(guān)鍵提示（一）審批時效管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核，無特殊原因逾期未處理視為默認(rèn)通過。確需延期的，需提前1個工作日通知申請人并說明原因，最長延期不超過2個工作日。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核供應(yīng)商資質(zhì)證書需在有效期內(nèi)，臨近到期（提前3個月）的供應(yīng)商需提醒其更新，未更新的暫停合作；對涉及安全生產(chǎn)、特殊行業(yè)的供應(yīng)商（如食品、醫(yī)療器械），需核查行業(yè)許可證件，保證合規(guī)。（三）信息保密與權(quán)限管理供應(yīng)商信息、采購申請內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密，僅限相關(guān)崗位人員查看，嚴(yán)禁外泄；系統(tǒng)操作需分配獨(dú)立賬號，定期更換密碼，避免越權(quán)操作。（四）流程優(yōu)化與復(fù)盤每季度由采購部*組織召開采購流程復(fù)盤會，分析審批環(huán)節(jié)耗時、供應(yīng)商評估結(jié)果等數(shù)據(jù)，持續(xù)優(yōu)化流程；對高頻駁回的采購申請類型（如預(yù)算超標(biāo)、需求描述不清），需針對性改進(jìn)申請規(guī)范。（五）特殊情況處理緊急采購：因生產(chǎn)、突發(fā)事件等需緊急采購的，可啟動“緊急采購流程”，由需求部門負(fù)責(zé)人電話申請，經(jīng)分管副總審批后先行采購，事后1個