企業(yè)員工作廢合同全流程指南：規(guī)范操作與風險防控一、引言：合同作廢的邊界與風險警示合同是企業(yè)與交易對手之間權利義務的法定依據(jù)，其效力受《民法典》等法律法規(guī)嚴格保護。合同作廢并非“隨意終止”，而是在特定情形下通過法定或約定程序解除合同關系的行為。若操作不當，可能引發(fā)違約責任、財產損失或法律糾紛（如對方主張“合同繼續(xù)有效”并要求履行）。因此，建立規(guī)范的員工作廢合同流程，是企業(yè)風險防控的重要環(huán)節(jié)。二、合同作廢的適用場景：哪些情況可以合法發(fā)起？根據(jù)《民法典》及企業(yè)管理實踐，合同作廢的合法場景主要包括以下幾類：（一）雙方協(xié)商一致解除（《民法典》第五百六十二條）若合同雙方經(jīng)平等協(xié)商，就終止合同達成一致意見，可發(fā)起作廢。例如：合作項目提前完成，雙方同意終止后續(xù)義務；合同條款未完全履行，雙方協(xié)商調整合作方式并終止原合同。（二）法定解除情形（《民法典》第五百六十三條）若存在以下情形，員工可單方申請作廢（需提供充分證據(jù)）：1.對方根本違約：如對方未按合同約定交付貨物、支付款項，且經(jīng)催告后仍不履行（如合同約定“貨到付款”，對方逾期30天未發(fā)貨，經(jīng)員工催告后仍拒絕）；2.合同目的無法實現(xiàn)：如因不可抗力（疫情、自然災害）導致合同無法履行（如旅游合同因疫情取消，無法實現(xiàn)“旅游”目的）；3.對方預期違約：如對方明確表示或通過行為表明不履行主要義務（如賣方在發(fā)貨前告知“無法供貨”）；4.法律規(guī)定的其他情形：如合同違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定（如買賣違禁物品）、存在重大誤解（如員工誤將“保證金”理解為“押金”）或顯失公平（如對方利用員工緊急情況，以遠低于市場價格簽訂合同）。（三）其他特殊情形合同無效：如合同主體不具備民事行為能力（如員工與無營業(yè)執(zhí)照的個人簽訂合同）、意思表示虛假（如雙方為規(guī)避稅收簽訂“陰陽合同”）；可撤銷合同：如因欺詐、脅迫簽訂的合同（如對方隱瞞產品質量問題，員工誤簽采購合同）。三、員工作廢合同的具體流程：從申請到歸檔的全環(huán)節(jié)規(guī)范合同作廢需遵循“申請-審核-確認-執(zhí)行-歸檔”的閉環(huán)流程，確保每一步驟有跡可循。（一）第一步：申請發(fā)起——明確事由與材料責任主體：合同執(zhí)行部門員工（如業(yè)務崗、采購崗）。操作規(guī)范：1.填寫《合同作廢申請表》（模板見附件1），內容包括：合同基本信息（編號、名稱、對方當事人、簽訂日期、履行期限）；作廢原因（需具體說明，如“對方逾期60天未支付貨款，經(jīng)催告仍不履行”）；證明材料清單（如對方違約的證據(jù)、協(xié)商記錄、不可抗力證明）；申請人簽字、部門負責人簽字。2.提交證明材料（復印件需加蓋“與原件一致”章）：原合同文本（原件及復印件）；對方違約的證據(jù)（如催款函、對賬單、違約通知）；協(xié)商記錄（如郵件、微信聊天記錄、會議紀要）；不可抗力證明（如疫情防控通知、自然災害認定書）。（二）第二步：內部審核——多部門聯(lián)動把關責任主體：部門負責人、法務部、財務部。操作規(guī)范：1.部門負責人審核：確認申請事由屬實，是否符合企業(yè)業(yè)務邏輯（如“該合同終止是否影響后續(xù)項目推進”）；2.法務部審核：審查作廢的合法性（如是否符合《民法典》規(guī)定的解除條件）、風險（如是否需承擔違約責任），出具《法務審核意見》（如“建議與對方簽訂書面作廢協(xié)議，明確責任劃分”）；3.財務部審核：確認合同涉及的款項是否結清（如“對方已支付的定金是否需退還”“未支付的貨款是否需追討”），出具《財務審核意見》（如“該合同未發(fā)生款項往來，可辦理作廢”）。（三）第三步：協(xié)商確認（如有必要）——簽訂書面作廢協(xié)議責任主體：業(yè)務部門、法務部、對方當事人。操作規(guī)范：1.若為雙方協(xié)商一致解除，需與對方簽訂《合同作廢協(xié)議》（模板見附件2），內容包括：原合同基本信息；作廢原因；雙方權利義務（如退款金額、退貨時間、違約責任免除）；協(xié)議生效時間；雙方簽字蓋章（需與原合同主體一致）。2.若為單方法定解除，需向對方發(fā)送《合同解除通知書》（模板見附件3），明確：解除合同的依據(jù)（如《民法典》第五百六十三條第一款第（三）項“當事人一方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內仍未履行”）；解除時間（如“本通知書送達之日起，合同終止”）；后續(xù)要求（如“請于3日內退還已支付的貨款”）。（四）第四步：執(zhí)行作廢——停止履行與文本處理責任主體：合同執(zhí)行部門、行政部、IT部。操作規(guī)范：1.收回原合同文本：向對方收回所有原合同原件（若對方無法提供，需要求其出具《合同原件遺失聲明》）；在原合同文本（原件及復印件）上注明“作廢”字樣，加蓋企業(yè)“合同作廢章”（或公章），并標注作廢日期；若原合同已備案（如房屋租賃合同備案），需辦理注銷備案手續(xù)（如到不動產登記中心提交《合同作廢協(xié)議》）。2.停止合同履行：通知相關部門停止執(zhí)行合同：業(yè)務部門：停止發(fā)貨、停止提供服務；財務部：停止付款、停止開票；倉儲部門：停止收貨、停止入庫；更新合同管理系統(tǒng)：將合同狀態(tài)標注為“作廢”，備注作廢原因及日期。（五）第五步：歸檔留存——材料保存與備查責任主體：行政部（合同管理崗）。操作規(guī)范：1.將以下材料歸檔保存（電子版與紙質版均需留存）：《合同作廢申請表》及審核記錄；《合同作廢協(xié)議》或《合同解除通知書》；原合同作廢文本（注明“作廢”并加蓋章）；證明材料（如違約證據(jù)、協(xié)商記錄）；財務部出具的款項結清證明。2.保存期限：至少3年（對應《民法典》規(guī)定的訴訟時效）；若合同涉及重大資產或長期合作，可延長至5-10年。四、合同作廢的注意事項：風險防控與合規(guī)要點（一）法律合規(guī)性：嚴格遵循法定條件與程序禁止隨意作廢：若不符合法定或約定條件，單方面終止合同可能構成“違約”，需承擔違約責任（如賠償對方損失、支付違約金）；禁止偽造證據(jù)：如為逃避責任偽造“對方違約”的證據(jù)，可能涉嫌“虛假訴訟”，需承擔法律責任。（二）證據(jù)留存：完善材料歸檔避免糾紛所有與作廢相關的材料（申請表、審核意見、作廢協(xié)議、溝通記錄）需原件留存，電子版需備份（如存儲在企業(yè)云盤）；若與對方通過口頭協(xié)商，需將協(xié)商內容轉化為書面記錄（如發(fā)送確認郵件：“根據(jù)今日溝通，雙方同意終止XX合同，退款事宜按以下方式處理……”），避免后續(xù)爭議。（三）及時溝通：避免損失擴大與誤解及時通知對方：若因對方違約需作廢，需在合理期限內發(fā)送《解除通知書》（如《民法典》規(guī)定“遲延履行后，經(jīng)催告的合理期限”一般為15-30天），避免因未及時通知導致對方繼續(xù)履行（如對方已發(fā)貨，員工未通知，需承擔收貨后的保管責任）；及時通知內部部門：若未通知財務部，可能導致財務部誤付貨款；若未通知業(yè)務部門，可能導致業(yè)務部門繼續(xù)發(fā)貨，增加損失。（四）特殊合同處理：關注審批與備案要求涉及政府審批的合同：如工程建設合同、進出口合同，作廢后需向審批部門備案（如向發(fā)改委提交《合同終止備案表》）；勞動合同：作廢需符合《勞動合同法》規(guī)定（如雙方協(xié)商一致、員工提前30天通知），避免“違法解除”（如未提前通知員工，需支付賠償金）。五、常見問題解答：解決實際操作中的困惑（一）員工可以單方面作廢合同嗎？答：可以，但需符合法定解除條件（如對方根本違約、不可抗力）。若未滿足法定條件，單方面作廢需承擔違約責任（如支付違約金、賠償損失）。（二）合同作廢后，原合同還有法律效力嗎？答：原合同的權利義務終止（《民法典》第五百五十七條），但不影響合同中結算和清理條款的效力（如“若合同終止，雙方需在10日內結清款項”）。（三）口頭協(xié)商作廢是否有效？答：口頭協(xié)商在法律上有效，但舉證困難。建議簽訂書面《合同作廢協(xié)議》，明確雙方意思表示，避免后續(xù)爭議（如對方否認協(xié)商過作廢，員工無法證明）。（四）作廢后，已支付的款項如何處理？答：根據(jù)《合同作廢協(xié)議》約定處理：若為協(xié)商一致作廢，一般需退還已支付的款項（如“雙方同意終止合同，甲方于3日內退還乙方已支付的定金1萬元”）；若為對方違約作廢，員工可要求對方賠償損失（如“因對方違約，甲方有權沒收定金，并要求賠償損失2萬元”）。六、結語：建立規(guī)范流程，防范合同風險合同作廢是企業(yè)合同管理的重要環(huán)節(jié)，其核心是“合法、規(guī)范、可追溯”。企業(yè)應建立完