餐飲連鎖總部集中采購管理手冊**前言**為規(guī)范餐飲連鎖企業(yè)總部集中采購行為，提升采購效率、降低成本、保障食材/物資品質(zhì)一致性，強化供應鏈風險管控，特制定本手冊。本手冊適用于總部及各門店所有集中采購活動（含食材、包裝材料、設備設施等），是總部采購部門、運營部門、品控部門及門店的工作指南。**1.總則**1.1目的實現(xiàn)集中化：整合各門店采購需求，發(fā)揮規(guī)模效應降低成本；確保標準化：統(tǒng)一食材/物資品質(zhì)標準，保障門店產(chǎn)品口感與安全一致性；強化管控力：規(guī)范采購流程，防范舞弊、品質(zhì)風險；提升協(xié)同性：促進總部與門店、采購與運營/品控/財務等部門的協(xié)同。1.2適用范圍本手冊適用于連鎖企業(yè)總部采購中心、各門店及涉及采購環(huán)節(jié)的相關部門（如運營部、品控部、財務部）。1.3原則品質(zhì)優(yōu)先：以食品安全與產(chǎn)品品質(zhì)為核心，拒絕不合格供應商；成本可控：通過批量談判、價格監(jiān)控實現(xiàn)成本優(yōu)化；流程規(guī)范：所有采購活動需遵循本手冊規(guī)定的流程，杜絕違規(guī)操作；風險防范：建立備選供應商庫，規(guī)避單一供應商依賴風險。**2.組織架構與職責**2.1總部采購中心組織架構總部設采購中心，直屬總經(jīng)理領導，下設：食材采購組（負責生鮮、干貨等食材采購）；物資采購組（負責包裝材料、設備設施、低值易耗品采購）；供應商管理組（負責供應商準入、評估、淘汰）；流程管控組（負責采購流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計）。2.2關鍵部門職責**部門****職責**總部采購中心制定采購策略、審核門店需求、選擇供應商、執(zhí)行采購、協(xié)調(diào)驗收與結算運營部提交門店需求計劃、反饋產(chǎn)品品質(zhì)問題、參與供應商評估品控部制定食材/物資品質(zhì)標準、參與供應商現(xiàn)場審核、驗收環(huán)節(jié)品質(zhì)檢驗財務部審核采購預算、核對結算單據(jù)、監(jiān)控采購成本門店提交準確的需求計劃、配合驗收、反饋物資使用情況**3.集中采購流程管理**3.1需求提報3.1.1需求類型常規(guī)需求：門店日常經(jīng)營所需（如每日生鮮、每周包裝材料）；臨時需求：門店突發(fā)情況（如設備損壞、活動物資）；戰(zhàn)略需求：總部統(tǒng)一推出的新品所需食材/物資（如季節(jié)性產(chǎn)品）。3.1.2提報流程1.門店提報：常規(guī)需求：門店經(jīng)理每周五17:00前通過ERP系統(tǒng)提交下周需求，需填寫《門店采購需求表》（含品類、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間）；臨時需求：門店通過系統(tǒng)提交《臨時采購申請表》，注明緊急程度（如“24小時內(nèi)到貨”），需店長簽字確認；戰(zhàn)略需求：運營部結合新品規(guī)劃，提前15天向采購中心提交《戰(zhàn)略采購需求書》。2.總部審核：采購中心收到需求后，1個工作日內(nèi)完成審核（核對庫存、需求合理性、預算）；審核不通過的，反饋門店修改；審核通過的，轉入供應商選擇環(huán)節(jié)。3.2供應商選擇3.2.1供應商準入標準（詳見第4章）資質(zhì)要求：具備營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證（食材類）、ISO9001/ISO____認證（優(yōu)先）；能力要求：產(chǎn)能滿足批量需求、配送能力覆蓋所有門店、品質(zhì)穩(wěn)定；合規(guī)要求：符合食品安全、環(huán)保法規(guī)（如包裝材料需符合GB4806標準）。3.2.2選擇流程1.候選供應商篩選：從《合格供應商庫》中篩選（優(yōu)先），或通過招標、推薦引入新供應商；新供應商需提交《供應商準入申請表》及資質(zhì)文件（詳見第4章）。2.供應商評估：品控部、采購中心聯(lián)合對新供應商進行現(xiàn)場審核（查看生產(chǎn)車間、檢驗設備、倉儲條件）；小批量試單：對通過現(xiàn)場審核的供應商，采購1-2批樣品，由品控部檢驗品質(zhì)，門店試售反饋口感。3.確定供應商：采購中心結合價格、品質(zhì)、服務等因素，選擇1-2家供應商，提交《供應商選擇報告》（含評估分數(shù)、談判結果），經(jīng)總經(jīng)理審批后生效。3.3采購執(zhí)行1.合同簽訂：與供應商簽訂《采購合同》，明確品類、規(guī)格、價格、到貨時間、品質(zhì)標準、違約責任（如延遲到貨每天扣罰貨款1%）；長期合作供應商（如年度框架協(xié)議），每季度核對價格與條款。2.訂單下達：采購中心通過ERP系統(tǒng)向供應商下達《采購訂單》，注明訂單編號、到貨時間、收貨地址（門店/總部倉庫）；供應商確認訂單后，系統(tǒng)自動發(fā)送提醒給門店/倉庫。3.訂單跟蹤：采購專員需實時監(jiān)控訂單狀態(tài)（如供應商備貨、物流運輸）；若遇延遲，及時溝通供應商并反饋門店，調(diào)整到貨時間。3.4驗收入庫3.4.1驗收主體常規(guī)食材：門店廚師長+品控員共同驗收；包裝材料/設備：門店庫管+采購專員共同驗收；戰(zhàn)略物資：運營部+品控部+采購中心聯(lián)合驗收。3.4.2驗收流程1.到貨核對：核對訂單編號、品類、規(guī)格、數(shù)量（如生鮮重量誤差不超過±2%）；2.品質(zhì)檢驗：食材：檢查外觀（如蔬菜無腐爛）、氣味（如肉類無異味）、檢測報告（如農(nóng)藥殘留合格）；包裝材料：檢查印刷質(zhì)量（如logo清晰）、材質(zhì)（如符合食品接觸標準）；設備：檢查外觀（無損壞）、功能（如咖啡機正常工作）。3.記錄與反饋：驗收合格：簽字確認《到貨驗收單》，錄入ERP系統(tǒng)；驗收不合格：填寫《不合格品處理單》，注明問題（如“生鮮腐爛5斤”），要求供應商24小時內(nèi)退換貨；情節(jié)嚴重的（如食品安全問題），暫停合作并啟動追責。3.5結算付款1.結算依據(jù)：《采購合同》《到貨驗收單》《增值稅發(fā)票》；2.結算流程：供應商提交結算資料（發(fā)票+驗收單）至采購中心；采購中心核對無誤后，提交財務部審核；財務部確認預算、發(fā)票真實性后，按合同約定付款（如賬期30天）；3.異常處理：發(fā)票不符：要求供應商重新開具；數(shù)量差異：核對驗收單，多退少補；品質(zhì)問題：扣除相應貨款（如不合格部分的1.5倍賠償）。**4.供應商管理**4.1供應商準入4.1.1準入條件資質(zhì)要求：營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證（食材類）、生產(chǎn)許可證（自有工廠）、稅務登記證；品質(zhì)要求：提供近3個月的產(chǎn)品檢測報告（如農(nóng)藥殘留、重金屬）；產(chǎn)能要求：滿足連鎖企業(yè)月均采購量的1.5倍以上；服務要求：具備冷鏈配送能力（生鮮類）、24小時響應機制（臨時需求）；合規(guī)要求：無重大食品安全事故記錄、符合環(huán)保要求（如包裝材料可降解）。4.1.2準入流程1.供應商申請：提交《供應商準入申請表》及資質(zhì)文件；2.資料審核：采購中心+品控部審核資質(zhì)（1個工作日）；3.現(xiàn)場考察：對審核通過的，組織現(xiàn)場考察（查看生產(chǎn)車間、倉儲條件、質(zhì)量控制體系）；4.試合作：小批量采購（如1000元以內(nèi)），驗證品質(zhì)與服務；5.準入審批：試合作合格的，納入《合格供應商庫》，頒發(fā)《供應商準入證書》。4.2供應商評估4.2.1評估周期月度評估：針對高頻采購供應商（如每日生鮮供應商）；季度評估：針對常規(guī)供應商（如包裝材料供應商）；年度評估：針對所有合格供應商（決定下一年度合作資格）。4.2.2評估指標（滿分100分）**維度****指標****權重**品質(zhì)表現(xiàn)合格率（如食材合格批次/總批次）、投訴率（如門店投訴次數(shù)）40%價格競爭力市場對比價（如比同類供應商低5%）、折扣力度（如批量采購折扣）25%服務能力準時交貨率（如95%以上）、響應速度（如臨時需求2小時內(nèi)回復）20%合規(guī)與創(chuàng)新資質(zhì)有效性、環(huán)保措施（如使用可降解包裝）、新品研發(fā)能力15%4.2.3評估結果應用優(yōu)秀（≥90分）：列為戰(zhàn)略供應商，給予優(yōu)先合作、賬期延長（如從30天延長至45天）、年度獎勵（如1%貨款返還）；合格（70-89分）：維持合作，要求改進薄弱環(huán)節(jié)（如提升準時交貨率）；不合格（＜70分）：暫停合作，要求30天內(nèi)整改；整改后仍不合格的，從《合格供應商庫》中刪除。4.3供應商淘汰4.3.1淘汰情形嚴重品質(zhì)問題（如提供過期食材）；多次延遲交貨（季度內(nèi)延遲3次以上）；價格虛高（比市場平均價高10%以上且無合理理由）；資質(zhì)過期（如食品經(jīng)營許可證失效）；違反合同條款（如泄露企業(yè)信息）。4.3.2淘汰流程1.提出申請：采購中心結合評估結果，提交《供應商淘汰申請表》；2.審核確認：總經(jīng)理辦公會審核（核對淘汰理由、備選供應商情況）；3.通知供應商：以書面形式通知（如《終止合作通知書》），說明理由；4.交接處理：結清剩余貨款，收回未使用的物資，更新《合格供應商庫》。**5.成本控制策略**5.1批量采購與談判規(guī)模效應：整合各門店需求，與供應商簽訂年度框架協(xié)議，爭取批量折扣（如采購量超過10噸，折扣3%）；價格談判：每月對比市場價格（如通過第三方平臺查詢生鮮價格），若供應商報價高于市場平均價5%以上，啟動重新談判；長期合作：對合作滿2年的供應商，給予忠誠度獎勵（如1%貨款返還），降低其報價意愿。5.2成本監(jiān)控與分析建立價格數(shù)據(jù)庫：錄入供應商報價、市場價格、歷史采購價格，每月生成《采購價格分析報告》；成本占比分析：統(tǒng)計各品類采購成本占比（如生鮮占比40%、包裝材料占比20%），重點管控高占比品類；預算考核：每月對比實際采購成本與預算，超預算的部分需說明原因（如食材價格上漲），并提出改進措施（如更換供應商）。5.3浪費減少庫存管理：通過ERP系統(tǒng)實時監(jiān)控門店庫存，避免過量采購（如生鮮庫存周轉天數(shù)不超過2天）；規(guī)格標準化：統(tǒng)一食材/物資規(guī)格（如番茄統(tǒng)一采購直徑6-8cm的），減少浪費；殘值利用：對邊角料（如蔬菜根須），聯(lián)系供應商回收或用于員工餐，降低損耗。**6.風險防范與應對**6.1品質(zhì)風險防范措施：供應商準入時嚴格審核資質(zhì)與現(xiàn)場條件；每批食材要求供應商提供檢測報告；品控部定期抽查（如每月抽查10%的批次）。應對措施：不合格品立即退換貨，要求供應商賠償損失（如按貨款的2倍賠償）；記錄供應商品質(zhì)問題，納入評估指標；情節(jié)嚴重的，終止合作并向監(jiān)管部門舉報。6.2供應中斷風險防范措施：每個品類至少選擇2家備選供應商（如生鮮供應商A和B，各承擔50%的采購量）；與供應商簽訂《供應保障協(xié)議》，明確中斷后的應急措施（如24小時內(nèi)從備選供應商調(diào)貨）。應對措施：若主供應商中斷供應，立即啟動備選供應商；分析中斷原因（如自然災害、產(chǎn)能不足），調(diào)整采購策略（如增加備選供應商數(shù)量）。6.3合同風險防范措施：合同條款由法務部審核（如明確品質(zhì)標準、違約責任、爭議解決方式）；避免口頭協(xié)議，所有約定以書面合同為準；定期review合同（如每季度核對價格與條款）。應對措施：若供應商違反合同，立即發(fā)出《整改通知書》；拒不整改的，通過法律途徑解決（如起訴）。**7.信息系統(tǒng)支持**7.1系統(tǒng)功能要求需求管理：支持門店在線提報需求，自動核對庫存；供應商管理：存儲供應商資質(zhì)、評估記錄、合作歷史；訂單管理：實時跟蹤訂單狀態(tài)，自動提醒到貨時間；庫存管理：實時監(jiān)控總部/門店庫存，自動生成補貨提醒；數(shù)據(jù)分析：生成采購成本報表、供應商評估報表、品質(zhì)問題報表。7.2系統(tǒng)應用規(guī)范所有采購活動必須通過系統(tǒng)完成（如需求提報、訂單下達、驗收記錄）；系統(tǒng)數(shù)據(jù)需定期備份（如每日備份），防止數(shù)據(jù)丟失；員工需通過權限認證（如采購專員只能操作訂單模塊），避免越權操作。**8.考核與評估機制**8.1采購部門考核考核指標：成本降低率（年度目標5%）；供應商準時交貨率（目標95%以上）；品質(zhì)合格率（目標98%以上）；流程執(zhí)行率（目標100%，即所有采購活動符合手冊要求）?？己酥芷冢杭径瓤己耍ㄅc績效獎金掛鉤）、年度考核（與晉升掛鉤）。8.2門店考核考核指標：需求提報準確性（目標95%以上，即無漏報、錯報）；驗收配合度（目標100%，即及時驗收并反饋問題）；庫存周轉率（目標每月4次以上）?？己酥芷?/p>