員工離職證明模板與使用指南一、引言：離職證明的法律地位與核心作用離職證明是用人單位與勞動者終止勞動關(guān)系的法定書面憑證，其法律依據(jù)源于《中華人民共和國勞動合同法》（以下簡稱《勞動合同法》）第五十條第一款：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)?！?.對員工的價值新單位入職必備：多數(shù)企業(yè)在錄用時要求提供離職證明，以確認(rèn)候選人與原單位無勞動關(guān)系糾紛；社保與檔案轉(zhuǎn)移：辦理養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等社保關(guān)系轉(zhuǎn)移及人事檔案托管時，需離職證明作為依據(jù)；失業(yè)登記與救濟：非因本人意愿中斷就業(yè)的員工，需憑離職證明辦理失業(yè)登記，領(lǐng)取失業(yè)保險金（若符合條件）。2.對企業(yè)的價值規(guī)避法律風(fēng)險：證明企業(yè)已履行《勞動合同法》規(guī)定的“出具離職證明”義務(wù)，避免因未出具而承擔(dān)的行政責(zé)任（如勞動監(jiān)察責(zé)令改正）及民事賠償責(zé)任（如員工因無法入職造成的損失）；固定離職事實：明確勞動關(guān)系終止的時間、原因等關(guān)鍵信息，防范員工后續(xù)主張“未離職”“拖欠工資”等糾紛；規(guī)范用工管理：通過標(biāo)準(zhǔn)化離職證明，統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部離職流程，減少人為操作差異。二、標(biāo)準(zhǔn)離職證明模板（分場景設(shè)計）離職證明的內(nèi)容需客觀、真實、完整，核心要素包括：員工基本信息、入職/離職日期、工作崗位、勞動合同期限、離職原因、單位蓋章及日期。以下為不同場景的模板，企業(yè)可根據(jù)實際情況調(diào)整：1.正常離職（個人申請）模板離職證明[員工姓名]（性別：[性別]，出生日期：[出生日期]，有效身份證件類型及號碼：[有效身份證件類型]/[有效身份證件號碼]）：茲證明該員工于[入職日期]與我公司建立勞動關(guān)系，擔(dān)任[工作崗位]一職，勞動合同期限為[勞動合同期限，如“202X年X月X日至202X年X月X日”]。因個人原因向公司提出離職申請，經(jīng)雙方協(xié)商一致，勞動關(guān)系于[離職日期]正式解除。該員工在職期間的工資、獎金及社會保險等均已結(jié)清，無未了結(jié)的勞動爭議。特此證明。[公司全稱]（公章）[出具日期：202X年X月X日]2.協(xié)商一致解除模板離職證明[員工姓名]（性別：[性別]，出生日期：[出生日期]，有效身份證件類型及號碼：[有效身份證件類型]/[有效身份證件號碼]）：茲證明該員工于[入職日期]入職我公司，擔(dān)任[工作崗位]，勞動合同期限為[勞動合同期限]。經(jīng)雙方平等協(xié)商，一致同意于[離職日期]解除勞動關(guān)系。雙方就工資支付、經(jīng)濟補償?shù)仁马椧堰_成書面協(xié)議（若有），無其他爭議。特此證明。[公司全稱]（公章）[出具日期：202X年X月X日]3.勞動合同到期不續(xù)簽?zāi)０咫x職證明[員工姓名]（性別：[性別]，出生日期：[出生日期]，有效身份證件類型及號碼：[有效身份證件類型]/[有效身份證件號碼]）：茲證明該員工與我公司簽訂的勞動合同（期限：[勞動合同期限，如“202X年X月X日至202X年X月X日”]）已于[離職日期]到期。雙方未就續(xù)簽勞動合同達成一致，勞動關(guān)系自勞動合同到期日起終止。該員工在職期間的各項待遇均已結(jié)算完畢。特此證明。[公司全稱]（公章）[出具日期：202X年X月X日]4.試用期離職模板（企業(yè)或員工提出）離職證明[員工姓名]（性別：[性別]，出生日期：[出生日期]，有效身份證件類型及號碼：[有效身份證件類型]/[有效身份證件號碼]）：茲證明該員工于[入職日期]進入我公司試用期，擔(dān)任[工作崗位]，試用期至[試用期結(jié)束日期]。因[離職原因，如“個人原因申請離職”或“不符合錄用條件（需附證據(jù)）”]，雙方于[離職日期]解除勞動關(guān)系。試用期內(nèi)工資已全額發(fā)放，無未結(jié)清事項。特此證明。[公司全稱]（公章）[出具日期：202X年X月X日]備注：模板中[]內(nèi)為占位符，需替換為實際信息；離職原因需客觀表述，避免主觀評價（如“工作能力差”“態(tài)度惡劣”等），若為企業(yè)主動解除（如不符合錄用條件），需有充分證據(jù)支撐，否則易引發(fā)勞動爭議；若員工存在未結(jié)清的工資、獎金或經(jīng)濟補償，需在證明中明確“已結(jié)清”或“未結(jié)清”（未結(jié)清的需注明具體金額及支付時間）。三、離職證明使用指南（企業(yè)端）1.開具時間要求：**即時出具，最遲不超過15日**根據(jù)《勞動合同法》第五十條，用人單位應(yīng)在解除或終止勞動合同時出具離職證明；若因特殊情況無法即時出具，需在15日內(nèi)完成。逾期未出具的，員工可向勞動監(jiān)察部門投訴（依據(jù)《勞動合同法》第八十九條），企業(yè)將面臨“責(zé)令改正”的行政責(zé)任，若給員工造成損失（如無法入職新單位的工資損失），還需承擔(dān)賠償責(zé)任。2.內(nèi)容撰寫規(guī)范：**客觀真實，避免越界**必寫要素：員工姓名、性別、出生日期、有效身份證件類型及號碼（無需填寫具體號碼，用“[有效身份證件號碼]”占位即可）、入職日期、離職日期、工作崗位、勞動合同期限、離職原因、單位蓋章及日期；禁止內(nèi)容：虛假信息（如偽造離職日期、隱瞞勞動關(guān)系）；主觀負(fù)面評價（如“工作懶散”“業(yè)績墊底”等，除非有明確的規(guī)章制度或考核記錄支撐，否則易引發(fā)名譽侵權(quán)糾紛）；無關(guān)信息（如員工婚姻狀況、家庭住址等個人隱私）。3.交付與簽收流程：**留存證據(jù)，避免糾紛**交付方式：優(yōu)先選擇當(dāng)面交付，讓員工在《離職證明簽收表》上簽字確認(rèn)（表中需注明員工姓名、離職證明編號、交付日期、員工簽字）；郵寄交付：若員工無法當(dāng)面領(lǐng)取，需通過EMS郵寄，快遞單上注明“離職證明”，并保留底單及簽收記錄（可作為已交付的證據(jù)）；電子版本：若員工要求電子檔，需確認(rèn)其收到（如郵件回復(fù)“已收到離職證明PDF版”），但建議同時提供書面原件（多數(shù)單位要求原件）。4.留存與歸檔要求：**至少保存2年**根據(jù)《勞動保障監(jiān)察條例》第二十條，勞動保障行政部門對違反勞動保障法律的行為的查處時效為2年（從行為發(fā)生之日起計算）。因此，企業(yè)需將離職證明存根（或復(fù)印件）與員工離職材料（如離職申請、解除勞動合同協(xié)議等）一并歸檔，保存期限不少于2年。四、離職證明使用指南（員工端）1.主動索要：**離職時必問，避免遺漏**員工應(yīng)在辦理離職手續(xù)時主動向HR索要離職證明，若企業(yè)拖延，可通過微信、郵件等方式留存索要記錄（如“請問我的離職證明何時能出具？”），以便后續(xù)維權(quán)。2.核對內(nèi)容：**確保信息準(zhǔn)確**收到離職證明后，需仔細(xì)核對以下信息：個人信息（姓名、身份證號等）是否正確；入職/離職日期是否與實際一致；離職原因是否符合實際（如個人申請離職，需確認(rèn)寫的是“個人原因”而非“企業(yè)辭退”）；單位公章是否清晰（若為分公司，需確認(rèn)分公司有獨立法人資格，或加蓋總公司公章）。3.妥善保管：**原件優(yōu)先，避免丟失**離職證明原件是唯一有效憑證，復(fù)印件或電子檔可能不被新單位認(rèn)可，需妥善保存（如放入檔案袋或掃描成PDF存于云端）；若原件丟失，可向原單位申請補開（原單位有義務(wù)補開，依據(jù)《勞動合同法》第五十條），補開時需注明“補開”字樣及原證明日期。4.維權(quán)途徑：**遭遇拒絕時的應(yīng)對**若企業(yè)拒絕出具離職證明，員工可采取以下措施：向勞動監(jiān)察部門投訴：撥打____熱線或前往當(dāng)?shù)貏趧颖O(jiān)察大隊提交投訴材料（需提供勞動合同、離職記錄等證據(jù)）；申請勞動仲裁：要求企業(yè)出具離職證明，并賠償因未出具造成的損失（如無法入職新單位的工資損失）。五、常見問題解答（Q&A）Q1：企業(yè)能否以“員工未辦理交接”為由拒絕出具離職證明？A：不能。根據(jù)《勞動合同法》第五十條，出具離職證明是企業(yè)的法定義務(wù)，與員工是否辦理交接無關(guān)。若員工未辦理交接，企業(yè)可通過勞動仲裁要求員工履行交接義務(wù)，但不能以此拒絕出具離職證明。Q2：離職證明上寫“被開除”是否合法？A：若企業(yè)是合法解除勞動合同（如員工嚴(yán)重違反規(guī)章制度、嚴(yán)重失職給企業(yè)造成重大損失等），可以寫“因嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度，公司于[離職日期]解除勞動合同”，但需有充分證據(jù)（如規(guī)章制度、違紀(jì)記錄、處理決定等）支撐；若為違法解除（如無理由辭退），寫“被開除”可能引發(fā)勞動爭議，建議寫“雙方協(xié)商一致解除”或“勞動合同到期終止”。Q3：試用期離職需要開離職證明嗎？A：需要。只要雙方建立了勞動關(guān)系（無論試用期長短），企業(yè)都需出具離職證明（依據(jù)《勞動合同法》第五十條）。Q4：員工要求修改離職證明內(nèi)容，企業(yè)能否拒絕？A：若內(nèi)容真實準(zhǔn)確，企業(yè)可以拒絕；若內(nèi)容有誤（如入職日期寫錯、離職原因表述錯誤），企業(yè)應(yīng)當(dāng)更正。Q5：離職證明丟失，原單位拒絕補開怎么辦？A：員工可向勞動監(jiān)察部門投訴（依據(jù)《勞動合同法》第八十九條），要求原單位補開；若投訴無果，可申請勞動仲裁，要求原單位承擔(dān)因未補開造成的損失。六、結(jié)語：重視離職證明的“最后一公里”離職證明是勞動關(guān)系的“終止憑證”，也是員工職業(yè)生涯的