醫(yī)療公司公章保管管理制度

一、總則本醫(yī)療公司公章保管管理制度旨在規(guī)范公司公章的保管、使用及監(jiān)督，確保公章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營秩序。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實(shí)際經(jīng)營需求制定，體現(xiàn)公司“以患者為中心，以專業(yè)醫(yī)療服務(wù)創(chuàng)造價值，追求社會效益與經(jīng)濟(jì)效益相統(tǒng)一”的經(jīng)營理念，遵循扁平化管理原則，力求高效、透明地管理公章相關(guān)事務(wù)。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)療公司全體員工，涉及公司公章的保管、使用等各項(xiàng)活動均應(yīng)遵循本制度規(guī)定。同時，與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶在涉及需要公司公章確認(rèn)的事務(wù)時，也應(yīng)知曉并遵守本制度相關(guān)規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）公司管理層公司管理層對公章的保管和使用負(fù)有最終決策和監(jiān)督責(zé)任。負(fù)責(zé)審批涉及重大事項(xiàng)的公章使用申請，確保公章使用符合公司整體戰(zhàn)略和利益，保障公司的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益平衡發(fā)展。（二）行政部門行政部門作為公章保管的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)公章的日常保管、使用登記與審核等工作。行政主管需指定專人擔(dān)任公章保管人，對保管人的工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。行政部門要建立健全公章保管和使用的檔案記錄，為公司內(nèi)部審計(jì)和外部檢查提供依據(jù)，體現(xiàn)公司管理的規(guī)范性和透明度。（三）公章保管人公章保管人由行政主管指定，負(fù)責(zé)公章的具體保管工作。保管人要確保公章存放安全，嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行公章的使用操作，對每次公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，切實(shí)維護(hù)公司信息安全和利益。（四）其他部門其他部門在業(yè)務(wù)活動中如有使用公章的需求，需按照規(guī)定流程提交申請，并對申請事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性負(fù)責(zé)。各部門應(yīng)積極配合行政部門做好公章使用的相關(guān)工作，共同維護(hù)公司公章管理秩序。四、管理內(nèi)容與流程（一）公章的刻制與啟用1.公司公章的刻制需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，由行政部門依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，到指定的公安機(jī)關(guān)備案刻制單位進(jìn)行刻制。2.新公章刻制完成后，行政部門應(yīng)做好登記工作，記錄公章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、刻制時間等信息，并組織相關(guān)人員進(jìn)行公章啟用儀式，正式宣布新公章的啟用，同時廢止舊公章。舊公章應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管或銷毀處理，確保公司公章的唯一性和有效性。（二）公章的保管1.公章應(yīng)存放在專門的保險柜中，保險柜鑰匙和密碼由保管人分別掌握，確保只有保管人能夠在規(guī)定程序下使用公章。保管人應(yīng)將保險柜放置在安全、保密的辦公區(qū)域，避免公章受到損壞、丟失或被盜用。2.保管人應(yīng)定期檢查公章的保管情況，確保公章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、丟失等異常情況，應(yīng)立即向行政主管報(bào)告，并采取相應(yīng)的緊急措施，如掛失、重新刻制等，同時配合公司進(jìn)行調(diào)查處理。（三）公章的使用1.使用申請-公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用公章時，需填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明申請部門、申請人、申請時間、使用事由、文件名稱及份數(shù)等信息。對于涉及重大事項(xiàng)的申請，如合同簽訂、重要文件發(fā)布等，還需附上相關(guān)文件資料，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。-與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶如需使用公司公章，應(yīng)向公司提出書面申請，說明使用事由、使用文件內(nèi)容等，經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核同意后，方可進(jìn)入公章使用流程。2.審核審批-《公章使用申請表》提交后，先由行政部門進(jìn)行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、合規(guī)，相關(guān)文件資料是否齊全。對于一般性業(yè)務(wù)申請，行政主管可直接審批；對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的申請，行政主管審核后需報(bào)公司管理層審批。-審批通過后，《公章使用申請表》將返回行政部門，由保管人按照規(guī)定進(jìn)行公章加蓋操作。3.蓋章操作-保管人在蓋章前，應(yīng)再次核對申請事項(xiàng)與相關(guān)文件內(nèi)容，確保無誤后在規(guī)定位置加蓋公章。蓋章應(yīng)清晰、完整，不得出現(xiàn)模糊、重疊等情況。-對于重要文件或合同，保管人應(yīng)留存一份加蓋公章的文件副本，作為公司檔案資料進(jìn)行妥善保管，以便日后查閱和審計(jì)。4.使用登記-每次公章使用完畢后，保管人應(yīng)在《公章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄申請部門、申請人、使用時間、使用事由、文件名稱及份數(shù)、蓋章次數(shù)等信息。登記簿應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（四）公章的外借1.因特殊情況確需將公章外借的，需由借用人填寫《公章外借申請表》，注明外借原因、外借時間、預(yù)計(jì)歸還時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政主管和公司管理層審批同意后方可外借。2.外借公章時，保管人應(yīng)與借用人辦理交接手續(xù)，填寫《公章外借交接單》，明確雙方責(zé)任。借用人在外借期間應(yīng)妥善保管公章，嚴(yán)格按照申請用途使用，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非法活動。3.公章外借歸還時，借用人應(yīng)及時將公章交回保管人。保管人應(yīng)檢查公章是否完好無損，并在《公章外借申請表》和《公章外借交接單》上注明歸還時間和情況。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.公司員工有權(quán)對公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用公章的行為，可向行政部門或公司管理層舉報(bào)。2.員工在符合規(guī)定的情況下，有權(quán)按照流程申請使用公章，以完成本職工作任務(wù)，公司應(yīng)給予支持和便利。（二）員工義務(wù)1.全體員工有義務(wù)嚴(yán)格遵守本公章保管管理制度，不得擅自使用、偽造、變造公司公章，不得故意損壞或丟失公章。2.申請使用公章的員工應(yīng)確保申請事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性，對因虛假申請或不當(dāng)使用公章給公司造成的損失承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）公司權(quán)利1.公司有權(quán)對公章的保管和使用進(jìn)行監(jiān)督檢查，有權(quán)要求相關(guān)部門和員工提供與公章使用有關(guān)的文件資料和信息。2.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司有權(quán)采取相應(yīng)的處罰措施，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等，直至追究法律責(zé)任。（四）公司義務(wù)1.公司應(yīng)向員工宣傳公章管理制度，確保員工知曉并理解相關(guān)規(guī)定，為員工提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)。2.公司應(yīng)建立健全公章管理的保障機(jī)制，為公章的保管和使用提供必要的安全設(shè)施和條件，保障員工的工作環(huán)境安全。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門定期對公章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，核對《公章使用申請表》、《公章使用登記簿》以及相關(guān)文件資料，確保公章使用符合規(guī)定流程和要求。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對公章管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查公章管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并向公司管理層報(bào)告。（二）外部監(jiān)督公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如工商、公安等部門對公章管理的檢查。對于外部監(jiān)督提出的問題和意見，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。（三）考核機(jī)制1.將公章管理工作納入行政部門及保管人的績效考核體系，對嚴(yán)格遵守制度、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的部門和個人給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如績效加分、獎金等?.對于違反公章管理制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行績效考核扣分、罰款等處罰。情節(jié)嚴(yán)重、給公司造成重大損失的，依法追究法律責(zé)任。同時，對所在部門的整體績效進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以強(qiáng)化部門對公章管理的責(zé)任意識。七、附則（一）本制度如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。修訂后的制度應(yīng)報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）本制度自發(fā)布之日起生