歸檔文件整理規(guī)則1

范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織。2

定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。2.1

歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.2

歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3

件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件。3

整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4

質(zhì)量要求4.1

歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.2

整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。5

整理方法5.1

裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前,來文在后。5.2

分類歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1

按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2

按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3

按機(jī)構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項可以視情況予以取舍)。5.3

排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。5.4

編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設(shè)置。以下同)。5.4.1

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。5.4.2

年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。5.4.3

保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4

件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。5.4.5

機(jī)構(gòu)(問題)：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。5.5

編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。5.5.1

歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目(見圖A2)。5.5.1.1

件號：填寫室編件號。5.5.1.2

責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.5.1.3

文號：文件的發(fā)文字號。5.5.1.4

題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“［］”號。5.5.1.5

日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。5.5.1.6

頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。5.5.1.7

備注：注釋文件需說明的情況。5.5.2

歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長×寬為297mm×210mm)。5.5.3

歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。5.6

裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。5.6.1

檔案盒5.6.1.1

檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。5.6.1.2

檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(見圖A4b、圖A4c)。其中,起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。5.6.1.3

檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。5.6.2

備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期(見圖A5)。5.6.2.1

盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2

整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4