單位資產(chǎn)管理臺賬使用說明一、前言為規(guī)范單位資產(chǎn)管理，實現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期可追溯，保障資產(chǎn)安全、提高使用效率，根據(jù)《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》（財政部令第35號）、《企業(yè)國有資產(chǎn)監(jiān)督管理暫行條例》（國務(wù)院令第378號）等國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，制定本使用說明。本說明適用于單位各類資產(chǎn)（包括固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、重要流動資產(chǎn)）的臺賬管理，是資產(chǎn)管理員、使用部門、財務(wù)部門及相關(guān)人員開展資產(chǎn)管理工作的規(guī)范依據(jù)。二、適用范圍本說明所稱“資產(chǎn)”包括：1.固定資產(chǎn)：使用期限超過1年、單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上（如行政事業(yè)單位一般設(shè)備單位價值≥1000元、專用設(shè)備≥1500元），且在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)（如房屋建筑物、設(shè)備儀器、辦公家具、交通工具等）；2.無形資產(chǎn)：不具有實物形態(tài)但能為單位帶來經(jīng)濟利益的資產(chǎn)（如專利、商標(biāo)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、軟件等）；3.重要流動資產(chǎn)：單位價值較高、流動性較強且需重點管控的流動資產(chǎn)（如貴重實驗耗材、批量采購的辦公設(shè)備配件等）。三、資產(chǎn)管理臺賬的基本概念與作用（一）基本概念資產(chǎn)管理臺賬是記錄單位資產(chǎn)購置、使用、變動、處置等全生命周期信息的規(guī)范化文檔（包括電子表格、資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫或紙質(zhì)賬簿），是資產(chǎn)實物管理與價值管理的紐帶。（二）核心作用1.規(guī)范管理：明確資產(chǎn)權(quán)屬、狀態(tài)及責(zé)任主體，避免“重購置、輕管理”現(xiàn)象；2.防范流失：通過臺賬追溯資產(chǎn)流向，防止資產(chǎn)被盜、挪用或閑置浪費；3.支撐決策：為資產(chǎn)購置預(yù)算、調(diào)撥優(yōu)化、報廢處置提供數(shù)據(jù)支持；4.合規(guī)審計：滿足財政、審計等部門對資產(chǎn)清查、產(chǎn)權(quán)登記的要求。四、臺賬內(nèi)容與格式規(guī)范（一）核心字段說明臺賬需完整記錄以下信息（可根據(jù)資產(chǎn)類型調(diào)整字段，如無形資產(chǎn)增加“專利號”“有效期”等字段）：字段名稱說明示例資產(chǎn)編號唯一標(biāo)識，采用“類別代碼+年份+流水號”規(guī)則（類別代碼見附件1）房屋建筑物：FW-____；辦公設(shè)備：SB-____資產(chǎn)名稱資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)名稱（如“激光打印機”而非“打印機”）聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本電腦資產(chǎn)類別按單位《資產(chǎn)分類目錄》劃分（如固定資產(chǎn)分為房屋建筑物、設(shè)備儀器等）固定資產(chǎn)-辦公設(shè)備-計算機設(shè)備規(guī)格型號資產(chǎn)的具體參數(shù)（如尺寸、型號、配置等）HPLaserJetProM203dw（打印速度：30頁/分鐘，支持雙面打?。┵徶萌掌谫Y產(chǎn)驗收合格并投入使用的日期____購置金額資產(chǎn)的實際購置成本（含稅費、運輸費、安裝費等）8500元（增值稅專用發(fā)票金額）資金來源購置資產(chǎn)的資金渠道（如財政撥款、自有資金、捐贈等）財政專項撥款使用部門資產(chǎn)的歸口使用部門財務(wù)部使用人資產(chǎn)的具體保管或使用責(zé)任人李四（財務(wù)部會計）存放地點資產(chǎn)的實際存放位置（需具體到樓層/房間）總部大樓3層財務(wù)室201資產(chǎn)狀態(tài)分為“在用”“閑置”“維修”“報廢”“待處置”五類在用變動記錄資產(chǎn)調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報廢、維修等變動情況（需記錄變動日期、原因、審批人）____調(diào)撥至銷售部，原因：業(yè)務(wù)需求調(diào)整，審批人：王五（分管領(lǐng)導(dǎo)）備注其他需補充的信息（如保修期限、產(chǎn)權(quán)證書編號、特殊使用要求等）保修至____；產(chǎn)權(quán)證書編號：京房權(quán)證海字第XXX號（二）格式要求1.電子臺賬：采用單位統(tǒng)一模板（見附件2），使用Excel或?qū)Ｓ觅Y產(chǎn)管理系統(tǒng)（如“用友U8資產(chǎn)管理模塊”“金蝶EAS資產(chǎn)系統(tǒng)”）；字段格式標(biāo)準(zhǔn)化（如“購置日期”采用“YYYY-MM-DD”格式，“購置金額”采用數(shù)值型保留兩位小數(shù)）；設(shè)置權(quán)限控制（如資產(chǎn)管理員可修改，使用部門僅可查詢，財務(wù)部門可審核）；保留修改痕跡（如Excel開啟“修訂記錄”功能，系統(tǒng)記錄操作日志）。2.紙質(zhì)臺賬：使用單位統(tǒng)一印制的賬簿（封面標(biāo)注“資產(chǎn)管理臺賬”“年度”“部門”）；用黑色鋼筆或簽字筆填寫，不得涂改（如需修改，需在原記錄旁注明“修改人：XXX，日期：YYYY-MM-DD，原因：XXX”并簽字）；按資產(chǎn)類別分頁裝訂，每頁標(biāo)注頁碼，年末歸檔時加蓋“年度歸檔”章。五、使用流程與操作規(guī)范（一）臺賬建立（初始化）1.新增資產(chǎn)：資產(chǎn)購置后，使用部門需填寫《資產(chǎn)驗收單》（見附件3），經(jīng)驗收人、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；財務(wù)部門根據(jù)《資產(chǎn)驗收單》及發(fā)票入賬，生成“固定資產(chǎn)卡片”或“無形資產(chǎn)臺賬”；資產(chǎn)管理員收到《資產(chǎn)驗收單》和財務(wù)入賬憑證后，1個工作日內(nèi)錄入臺賬（電子臺賬需上傳驗收單掃描件，紙質(zhì)臺賬需粘貼驗收單復(fù)印件）。2.存量資產(chǎn)初始化：對于已有的資產(chǎn)，需通過“資產(chǎn)清查”（每年至少1次）完成臺賬初始化；清查小組核對實物與財務(wù)賬，填寫《資產(chǎn)清查表》（見附件4），資產(chǎn)管理員根據(jù)清查結(jié)果錄入臺賬，確?！百~賬相符、賬實相符”。（二）日常更新（變動處理）資產(chǎn)發(fā)生以下變動時，需及時更新臺賬：1.調(diào)撥：調(diào)出部門填寫《資產(chǎn)調(diào)撥審批單》（見附件5），注明調(diào)撥原因、調(diào)入部門；經(jīng)調(diào)出部門負(fù)責(zé)人、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，資產(chǎn)管理員在臺賬中修改“使用部門”“使用人”“存放地點”字段，并記錄變動信息。2.維修：使用部門填寫《資產(chǎn)維修申請單》（見附件6），注明維修原因、維修機構(gòu)；維修完成后，資產(chǎn)管理員在臺賬“變動記錄”中注明“維修日期、維修內(nèi)容、維修費用”，并將“資產(chǎn)狀態(tài)”從“維修”改回“在用”（如需更換部件，需更新“規(guī)格型號”字段）。3.報廢/處置：使用部門填寫《資產(chǎn)報廢審批單》（見附件7），注明報廢原因（如損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰）；經(jīng)技術(shù)鑒定小組（由設(shè)備管理部門、財務(wù)部門組成）鑒定、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，資產(chǎn)管理員將“資產(chǎn)狀態(tài)”改為“報廢”，并記錄“處置日期、處置方式（如拍賣、捐贈、拆解）、處置收入”；財務(wù)部門根據(jù)審批單核銷資產(chǎn)，資產(chǎn)管理員同步更新臺賬（電子臺賬標(biāo)記“已核銷”，紙質(zhì)臺賬加蓋“報廢”章）。4.其他變動：資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、存放地點等信息變更時，需由使用部門提交《資產(chǎn)信息變更申請單》（見附件8），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，資產(chǎn)管理員修改臺賬。（三）查詢與統(tǒng)計1.查詢權(quán)限：資產(chǎn)管理員：可查詢所有資產(chǎn)信息；使用部門：僅可查詢本部門資產(chǎn)信息；財務(wù)部門：可查詢所有資產(chǎn)的價值信息；分管領(lǐng)導(dǎo)：可查詢資產(chǎn)匯總信息（如按部門、類別統(tǒng)計的資產(chǎn)數(shù)量、價值）。2.查詢方式：電子臺賬：通過篩選、排序功能查詢（如“篩選使用部門=銷售部”“排序購置日期=2023年”）；紙質(zhì)臺賬：通過目錄（按資產(chǎn)編號或類別排列）快速查找。3.統(tǒng)計報表：資產(chǎn)管理員每月生成《資產(chǎn)變動月報表》（見附件9），報財務(wù)部門審核；每季度生成《資產(chǎn)存量統(tǒng)計表》（見附件10），報分管領(lǐng)導(dǎo)審閱；年末生成《年度資產(chǎn)清查報告》（見附件11），報單位負(fù)責(zé)人審批。（四）歸檔與保管1.電子臺賬：每月末備份至單位專用服務(wù)器（或云存儲），保留至少3個版本（如當(dāng)月、上月、上上月）；年度結(jié)束后，將電子臺賬導(dǎo)出為PDF格式，與紙質(zhì)臺賬一并歸檔。2.紙質(zhì)臺賬：年度結(jié)束后，由資產(chǎn)管理員整理裝訂（按資產(chǎn)類別排序），標(biāo)注“年度：202X，部門：XXX”；交單位檔案管理部門保管，保存期限不少于15年（按《會計檔案管理辦法》規(guī)定）。六、維護與核對機制（一）定期核對1.賬賬核對：每月末，資產(chǎn)管理員與財務(wù)部門核對臺賬與“固定資產(chǎn)明細賬”“無形資產(chǎn)明細賬”，確保資產(chǎn)數(shù)量、價值一致；2.賬實核對：每季度末，使用部門與資產(chǎn)管理員共同核對實物與臺賬，填寫《資產(chǎn)盤點表》（見附件12），對盤盈、盤虧情況及時處理。（二）異常情況處理1.盤盈：發(fā)現(xiàn)未入賬的資產(chǎn)，需查明原因（如漏登、捐贈），填寫《資產(chǎn)盤盈審批單》（見附件13），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，補錄臺賬并通知財務(wù)部門入賬；2.盤虧：發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)丟失或損壞，需立即上報分管領(lǐng)導(dǎo)，啟動調(diào)查程序（如查看監(jiān)控、詢問責(zé)任人），填寫《資產(chǎn)盤虧審批單》（見附件14），經(jīng)審批后，調(diào)整臺賬并追究相關(guān)人員責(zé)任；3.閑置資產(chǎn)：對“閑置”狀態(tài)超過6個月的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理員需提出調(diào)撥或處置建議，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.電子臺賬：設(shè)置訪問密碼（定期更換），禁止非授權(quán)人員修改；2.紙質(zhì)臺賬：存放在檔案柜中，由檔案管理員專人保管，查閱需登記《臺賬查閱登記簿》（見附件15）；3.數(shù)據(jù)備份：電子臺賬每日自動備份，紙質(zhì)臺賬每年復(fù)制一份，存放在異地備份中心（如單位分支機構(gòu)）。七、責(zé)任分工責(zé)任主體職責(zé)資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)臺賬的建立、更新、核對；編制資產(chǎn)報表；保管電子臺賬及紙質(zhì)臺賬；配合資產(chǎn)清查。使用部門負(fù)責(zé)提供資產(chǎn)變動信息（如調(diào)撥、維修、報廢）；保管本部門資產(chǎn)；參與賬實核對。財務(wù)部門負(fù)責(zé)核對臺賬與財務(wù)賬；審核資產(chǎn)變動審批單；核銷報廢資產(chǎn)；監(jiān)督臺賬管理。分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批重大資產(chǎn)變動（如報廢、調(diào)撥）；審閱資產(chǎn)報表；督促臺賬管理工作。單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)臺賬管理辦法；協(xié)調(diào)解決臺賬管理中的重大問題。八、附則1.本說明由單位資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，未盡事宜可制定補充規(guī)定；2.本說明自發(fā)布之日起施行，原《單位資產(chǎn)管理臺賬使用說明》（XX〔202X〕XX號）同時廢止；3.對違反本說明的行為（如未及時更新臺賬、篡改臺賬信息），將根據(jù)《單位資產(chǎn)管理責(zé)任追究辦法》追究相關(guān)人員責(zé)任。附件清單（略，可根據(jù)單位實際情況補充）：1.資產(chǎn)類別代碼表；2.電子臺賬模板（Excel版）；3.資產(chǎn)驗收單；4.資產(chǎn)清查表；5.資產(chǎn)調(diào)撥審批單；6.資產(chǎn)維修申請單；7.資產(chǎn)報廢審批單；8.資產(chǎn)信息變更