公務(wù)車輛油費報銷制度及管理流程第一章總則第一條目的為規(guī)范本單位公務(wù)車輛油費報銷管理，合理控制行政成本，提高資金使用效益，確保油費支出真實、合法、合規(guī)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《行政單位財務(wù)規(guī)則》及本單位《公務(wù)車輛管理辦法》等規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本單位所有在編公務(wù)車輛（含機要通信車輛、應(yīng)急保障車輛等）的油費報銷及相關(guān)管理活動，涉及車輛使用人、部門負責人、財務(wù)人員及審計人員等相關(guān)主體。第三條基本原則（一）預(yù)算控制原則：油費支出應(yīng)當納入本單位年度財務(wù)預(yù)算，嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，超預(yù)算支出需履行預(yù)算調(diào)整程序（具體流程參照本單位《預(yù)算管理辦法》）。（二）據(jù)實報銷原則：油費報銷必須以真實發(fā)生的公務(wù)活動為依據(jù)，報銷憑證應(yīng)當真實、完整、有效，不得虛列、多列或偽造支出。（三）責任到人原則：車輛使用人對油費支出的真實性負責，部門負責人對本部門車輛油費的合理性進行審核，財務(wù)人員對報銷憑證的合法性進行復(fù)核，單位領(lǐng)導(dǎo)對最終報銷事項進行審批。（四）公開透明原則：油費報銷流程及結(jié)果應(yīng)當在單位內(nèi)部適當范圍（如內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄）公開，接受職工監(jiān)督，確保管理過程陽光化。第二章報銷標準第四條燃油類型規(guī)定公務(wù)車輛應(yīng)當使用與車輛型號匹配的燃油類型（如汽油、柴油等），具體燃油類型由車輛管理部門根據(jù)車輛出廠說明書確定并備案，不得擅自更換燃油類型（因車輛改裝等特殊情況需更換的，需經(jīng)車輛管理部門審批）。第五條報銷額度規(guī)定（一）里程核算制：對于日常公務(wù)出行（如會議、調(diào)研、接待等），油費報銷以車輛實際行駛里程為依據(jù)，按照每公里X元的標準計算（具體標準由財務(wù)部門根據(jù)市場油價及車輛油耗水平每季度調(diào)整并公布）。車輛行駛里程以車輛里程表記錄為準，每月末由車輛管理部門核對里程表讀數(shù)并登記《公務(wù)車輛里程臺賬》。（二）定額包干制：對于部分固定線路或高頻次公務(wù)活動（如機要通信、日常巡查、定點接送等），經(jīng)車輛管理部門審批，可實行月度定額包干報銷。定額標準根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實際需求確定（如每月不超過X元），不得超過同類型車輛的平均油耗水平。（三）特殊任務(wù)追加：因長途出差（單程超過X公里）、應(yīng)急保障（如搶險、救災(zāi)等）等特殊任務(wù)需要額外加油的，需提前填寫《公務(wù)車輛特殊加油申請表》（附件2），注明任務(wù)內(nèi)容、預(yù)計里程、追加額度等信息，經(jīng)部門負責人及車輛管理部門審批后，可在定額或里程核算基礎(chǔ)上追加報銷。第六條加油卡管理（一）統(tǒng)一辦卡：公務(wù)車輛一律使用單位統(tǒng)一辦理的加油卡加油，不得使用現(xiàn)金或個人加油卡報銷。加油卡由車輛管理部門統(tǒng)一管理，實行“一車一卡”制度，卡內(nèi)信息與車輛號牌、使用人綁定。（二）定點加油：加油卡應(yīng)當在單位指定的加油站使用（具體加油站名單由車輛管理部門會同財務(wù)部門每年度確定并公布）。特殊情況下（如異地出差、加油站維修等）需在非定點加油站加油的，需提供書面說明并經(jīng)部門負責人審批。（三）卡內(nèi)資金管理：加油卡內(nèi)資金由財務(wù)部門定期充值，充值額度根據(jù)預(yù)算及車輛使用情況確定（如每月充值X元）。車輛使用人不得擅自提取卡內(nèi)資金或用于非公務(wù)用途（如給私人車輛加油）。第三章管理流程第七條加油流程（一）申請：車輛使用人需加油時，應(yīng)當提前向部門負責人提出申請，填寫《公務(wù)車輛加油申請表》（附件1），注明車輛號牌、加油類型、預(yù)計金額、公務(wù)用途等信息。（二）領(lǐng)卡：部門負責人審批通過后，車輛使用人到車輛管理部門領(lǐng)取加油卡，領(lǐng)取時需簽字確認卡內(nèi)余額及狀態(tài)（如是否正常使用）。（三）加油：車輛使用人持加油卡到指定加油站加油，加油后應(yīng)當核對加油量、金額、車牌號及燃油類型等信息，在加油小票上簽字確認，并妥善保存小票（小票需注明加油站名稱、加油時間、車輛號牌）。（四）還卡：加油完成后，車輛使用人應(yīng)當在1個工作日內(nèi)將加油卡歸還車輛管理部門，歸還時需核對卡內(nèi)余額，車輛管理部門登記《公務(wù)車輛加油記錄臺賬》（記錄加油時間、金額、里程、使用人等信息）。第八條報銷流程（一）憑證整理：車輛使用人應(yīng)當在加油后3個工作日內(nèi)，整理以下憑證：1.加油小票（需為正規(guī)增值稅發(fā)票或加油站專用發(fā)票）；2.《公務(wù)車輛加油申請表》（部門負責人簽字）；3.《公務(wù)車輛里程臺賬》（里程核算制需提供）；4.《公務(wù)車輛特殊加油申請表》（特殊任務(wù)需提供）；5.出差審批單（長途出差需提供）。（二）部門審核：車輛使用人將整理好的憑證提交部門負責人審核，部門負責人應(yīng)當核對以下內(nèi)容：1.加油事項是否屬于公務(wù)活動（如是否與出差審批單、工作任務(wù)單一致）；2.加油額度是否符合規(guī)定（如是否超過里程核算標準或定額包干標準）；3.憑證是否真實、完整（如加油小票是否有簽字、是否注明車輛號牌）。審核通過后，部門負責人在《公務(wù)車輛油費報銷單》（附件3）上簽字。（三）財務(wù)復(fù)核：部門審核通過后，車輛使用人將報銷單及憑證提交財務(wù)部門，財務(wù)人員應(yīng)當核對以下內(nèi)容：1.憑證的合法性（如加油小票是否為正規(guī)發(fā)票、是否加蓋加油站公章、發(fā)票抬頭是否為單位名稱）；2.憑證的真實性（如加油卡消費記錄與小票是否一致、里程記錄與加油量是否匹配）；3.流程的合規(guī)性（如是否有部門負責人簽字、是否有特殊任務(wù)審批）。復(fù)核通過后，財務(wù)人員在報銷單上簽字。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)復(fù)核通過后，報銷單提交單位領(lǐng)導(dǎo)（如分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)）審批，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當對報銷事項的合理性及合規(guī)性進行最終審查（如是否屬于預(yù)算內(nèi)支出、是否符合單位公務(wù)車輛使用規(guī)定），審批通過后簽字。（五）資金支付：領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照單位資金支付流程（如國庫集中支付、銀行轉(zhuǎn)賬），將油費支付至車輛使用人個人賬戶或直接充值至加油卡（具體方式由單位確定）。支付完成后，財務(wù)部門應(yīng)當及時登記《公務(wù)車輛油費支出明細賬》，保存報銷憑證（保存期限不少于5年）。第四章監(jiān)督與責任第九條監(jiān)督機制（一）日常核對：車輛管理部門應(yīng)當每月核對《公務(wù)車輛里程臺賬》與《公務(wù)車輛加油記錄臺賬》，確保油費與里程匹配（如每公里油耗是否超過車輛出廠標準的10%）；財務(wù)部門應(yīng)當每月核對加油卡充值記錄與《公務(wù)車輛油費支出明細賬》，確保資金流向正確。（二）定期審計：內(nèi)部審計部門應(yīng)當每季度對公務(wù)車輛油費報銷情況進行審計，重點檢查以下內(nèi)容：1.報銷憑證的真實性（如是否有偽造的加油小票、是否有虛列的公務(wù)活動）；2.報銷額度的合規(guī)性（如是否超過規(guī)定標準、是否有未經(jīng)審批的超預(yù)算支出）；3.報銷流程的完整性（如是否有部門審核、財務(wù)復(fù)核、領(lǐng)導(dǎo)審批）。審計結(jié)果應(yīng)當向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報，并在內(nèi)部網(wǎng)站公布。（三）職工監(jiān)督：單位應(yīng)當在每月10日前，在內(nèi)部網(wǎng)站公布上月公務(wù)車輛油費報銷情況（包括車輛號牌、使用人、加油金額、公務(wù)用途等），接受職工監(jiān)督。職工對可疑事項可以向?qū)徲嫴块T或紀檢部門舉報（舉報電話：單位內(nèi)部舉報電話），舉報事項經(jīng)查實的，給予舉報人適當獎勵（如獎金X元）。第十條違規(guī)處理（一）虛假報銷：對于偽造、變造加油憑證（如偽造加油小票、篡改里程記錄）、虛列加油事項（如以公務(wù)名義給私人車輛加油）等虛假報銷行為，一經(jīng)查實，應(yīng)當追回違規(guī)報銷資金，并視情節(jié)輕重給予當事人警告、記過、降職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。（二）超標準報銷：對于超過規(guī)定額度（如超過里程核算標準或定額包干標準）或未經(jīng)審批的超預(yù)算加油支出，財務(wù)部門應(yīng)當拒絕報銷；已經(jīng)報銷的，應(yīng)當追回超支部分，并由部門負責人承擔連帶責任（如扣減部門年度績效評分）。（三）逾期報銷：對于超過規(guī)定期限（如超過3個工作日）未報銷的油費支出，財務(wù)部門應(yīng)當拒絕報銷；因特殊情況（如出差在外、生病等）逾期的，需提交書面說明并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。第十一條責任追究（一）車輛使用人：對油費支出的真實性、憑證的完整性負責。因個人原因?qū)е绿摷賵箐N或逾期報銷的，承擔直接責任（如追回違規(guī)資金、給予處分）。（二）部門負責人：對本部門車輛油費的合理性、流程的合規(guī)性負責。因?qū)徍瞬粐缹?dǎo)致違規(guī)報銷的，承擔審核責任（如扣減個人年度績效獎金、給予警告處分）。（三）財務(wù)人員：對報銷憑證的合法性、數(shù)據(jù)的準確性負責。因復(fù)核不嚴導(dǎo)致違規(guī)報銷的，承擔復(fù)核責任（如扣減個人年度績效獎金、調(diào)整工作崗位）。（四）單位領(lǐng)導(dǎo)：對最終報銷事項的合規(guī)性負責。因?qū)徟粐缹?dǎo)致違規(guī)報銷的，承擔領(lǐng)導(dǎo)責任（如向單位班子會議作出書面檢查、扣減年度績效獎金）。第五章附則第十二條制度解釋本制度由財務(wù)部門會同車輛管理部門負責解釋（聯(lián)系電話：財務(wù)部門電話、車輛管理部門電話）。第十三條制度修訂本制度根據(jù)實際情況需要修訂時，由財務(wù)部門提出修訂意見，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子會議審議通過后施行。修訂后的制度應(yīng)當及時向全體職工公布。第十四條生效日期本制度自202X年X月X日起施行，原《公務(wù)車輛油費報銷管理辦法》（XX〔202X〕XX號）同時廢止。