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文檔簡介

銀行公司公文銷毀管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在加強(qiáng)銀行公司公文銷毀管理,確保銀行公司信息安全,規(guī)范公文銷毀流程,防止涉密信息及重要業(yè)務(wù)信息的不當(dāng)泄露。遵循國家法律法規(guī)以及金融行業(yè)監(jiān)管要求,結(jié)合本銀行公司的企業(yè)文化與經(jīng)營理念,以保障銀行公司運(yùn)營的安全性、穩(wěn)定性與高效性為宗旨制定本規(guī)定。本規(guī)定體現(xiàn)銀行公司扁平化管理理念,力求減少不必要的層級審批,提高公文銷毀工作效率。同時(shí),注重社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的平衡,在確保信息安全的前提下,合理控制公文銷毀成本。二、適用范圍本規(guī)定適用于銀行公司全體員工。銀行公司所有涉及公文銷毀工作的部門及人員,包括但不限于行政部門、業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門等,均需嚴(yán)格遵守本規(guī)定。同時(shí),對于因業(yè)務(wù)合作需要參與公文處理工作的外部合作伙伴及相關(guān)人員,涉及公文銷毀環(huán)節(jié)時(shí),也應(yīng)參照本規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.公文銷毀管理小組設(shè)立以行政主管為組長,各主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員的公文銷毀管理小組。小組負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌銀行公司公文銷毀工作,制定和審核公文銷毀管理制度與流程,協(xié)調(diào)解決公文銷毀過程中出現(xiàn)的重大問題。2.行政部門作為公文銷毀工作的主要執(zhí)行部門,負(fù)責(zé)制定具體的公文銷毀操作流程和計(jì)劃;收集、整理各部門需銷毀的公文;組織實(shí)施公文銷毀工作,并做好相關(guān)記錄。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)對銀行公司檔案進(jìn)行梳理,確定需要銷毀的檔案類公文;協(xié)助行政部門對需銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊;對已銷毀的檔案類公文進(jìn)行核銷處理。4.信息技術(shù)部門對于電子公文的銷毀工作提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。確保電子公文存儲(chǔ)介質(zhì)的安全銷毀,防止數(shù)據(jù)恢復(fù)和信息泄露;協(xié)助行政部門制定電子公文銷毀的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和流程。5.合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)管理部門對公文銷毀工作進(jìn)行合規(guī)性審查,確保銷毀工作符合法律法規(guī)和銀行公司內(nèi)部規(guī)定;評估公文銷毀過程中的風(fēng)險(xiǎn),提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議,并監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)防控措施的落實(shí)情況。6.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門需銷毀公文的初步篩選、整理和移交工作;配合行政部門、檔案管理部門等完成公文銷毀相關(guān)工作;對涉及本部門業(yè)務(wù)的公文銷毀工作的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。四、管理內(nèi)容與流程1.公文篩選與鑒定-定期清理:各部門應(yīng)定期對本部門的公文進(jìn)行清理,按照銀行公司檔案管理規(guī)定和保密要求,確定需銷毀的公文范圍。一般情況下,每季度進(jìn)行一次常規(guī)清理,對于時(shí)效性較強(qiáng)的公文,應(yīng)在規(guī)定期限屆滿后及時(shí)清理。-鑒定標(biāo)準(zhǔn):需銷毀的公文包括已過保管期限且無保存價(jià)值的公文;涉及業(yè)務(wù)已完成且不再具有參考意義的公文;因政策法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因失效的公文;以及涉密公文在解密后經(jīng)鑒定無保存必要的等。-鑒定流程:各部門在篩選需銷毀公文時(shí),應(yīng)填寫《公文銷毀鑒定表》,詳細(xì)記錄公文的名稱、文號、數(shù)量、形成時(shí)間、來源、涉及業(yè)務(wù)等信息,并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對于涉及重要業(yè)務(wù)或敏感信息的公文,需提交公文銷毀管理小組進(jìn)行鑒定。2.登記與造冊-集中收集:各部門將鑒定后的需銷毀公文統(tǒng)一移交至行政部門。行政部門對移交的公文進(jìn)行集中收集,并按照不同類別、來源等進(jìn)行分類整理。-登記造冊:行政部門負(fù)責(zé)對需銷毀的公文進(jìn)行詳細(xì)登記,填寫《公文銷毀登記表》。登記表內(nèi)容應(yīng)包括公文的名稱、文號、數(shù)量、形成時(shí)間、來源、涉及業(yè)務(wù)、銷毀原因、銷毀方式、預(yù)計(jì)銷毀時(shí)間等信息。同時(shí),對電子公文還應(yīng)記錄存儲(chǔ)介質(zhì)的編號、存儲(chǔ)內(nèi)容等信息。登記工作應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整,便于后續(xù)查詢和追溯。3.審批與備案-審批流程:《公文銷毀登記表》填寫完成后,經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核簽字,報(bào)公文銷毀管理小組組長審批。對于涉及重大事項(xiàng)或敏感信息的公文銷毀申請,需經(jīng)公文銷毀管理小組集體審議通過后,由組長簽字批準(zhǔn)。-備案管理:經(jīng)審批通過的《公文銷毀登記表》應(yīng)一式兩份,一份由行政部門留存,作為公文銷毀工作的執(zhí)行依據(jù);另一份報(bào)合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)管理部門備案,以備后續(xù)監(jiān)督檢查。4.銷毀實(shí)施-銷毀方式:根據(jù)公文的性質(zhì)、載體等因素,選擇合適的銷毀方式。對于紙質(zhì)公文,可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀;對于電子公文存儲(chǔ)介質(zhì),應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除,確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù),或采用物理破壞存儲(chǔ)介質(zhì)的方式進(jìn)行銷毀,如消磁、粉碎硬盤等。-銷毀過程監(jiān)督:在公文銷毀過程中,行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場監(jiān)督,確保銷毀工作按照規(guī)定的方式和流程進(jìn)行。對于采用外包服務(wù)進(jìn)行銷毀的,應(yīng)選擇具有資質(zhì)和良好信譽(yù)的銷毀公司,并簽訂保密協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對銷毀過程進(jìn)行全程記錄,包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息,并填寫《公文銷毀現(xiàn)場監(jiān)督記錄表》。-銷毀證明:銷毀工作完成后,行政部門應(yīng)要求銷毀公司出具銷毀證明,證明內(nèi)容應(yīng)包括銷毀公文的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息,并加蓋銷毀公司公章。對于自行銷毀的公文,監(jiān)督人員應(yīng)在《公文銷毀登記表》上簽字確認(rèn)銷毀完成情況。5.后續(xù)處理-記錄歸檔:行政部門應(yīng)將《公文銷毀鑒定表》《公文銷毀登記表》《公文銷毀現(xiàn)場監(jiān)督記錄表》以及銷毀證明等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔,保存期限按照銀行公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。這些記錄將作為公文銷毀工作的重要憑證,以備內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)管檢查等需要。-核銷處理:檔案管理部門根據(jù)行政部門提供的《公文銷毀登記表》和銷毀證明,對已銷毀的檔案類公文進(jìn)行核銷處理,確保檔案記錄與實(shí)際情況相符。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-知情權(quán):員工有權(quán)了解銀行公司公文銷毀管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容,包括銷毀流程、標(biāo)準(zhǔn)等信息,以便在日常工作中正確處理需銷毀的公文。-建議權(quán):員工有權(quán)對公文銷毀管理工作提出合理化建議,如優(yōu)化銷毀流程、提高工作效率等。對于員工提出的合理建議,銀行公司應(yīng)予以重視和采納,并給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。2.員工義務(wù)-遵守規(guī)定:全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定,按照要求對本部門的公文進(jìn)行篩選、整理和移交,不得擅自銷毀公文或故意隱瞞需銷毀的公文。-保密義務(wù):在公文銷毀工作過程中,員工應(yīng)對涉及的公文內(nèi)容嚴(yán)格保密,不得泄露任何信息。對于因工作失誤或故意泄露信息造成銀行公司損失的,將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。-配合工作:員工應(yīng)積極配合行政部門、檔案管理部門等開展公文銷毀工作,提供必要的協(xié)助和支持。對于不配合工作的員工,銀行公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-定期檢查:合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)定期對公文銷毀工作進(jìn)行檢查,檢查內(nèi)容包括公文銷毀流程的執(zhí)行情況、相關(guān)記錄的完整性和準(zhǔn)確性等。一般每半年進(jìn)行一次全面檢查,對于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見,并跟蹤整改落實(shí)情況。-專項(xiàng)審計(jì):內(nèi)部審計(jì)部門可根據(jù)需要對公文銷毀工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì),重點(diǎn)審計(jì)公文銷毀工作的合規(guī)性、內(nèi)部控制的有效性等。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題,將按照銀行公司內(nèi)部審計(jì)制度進(jìn)行處理。2.外部監(jiān)督-接受監(jiān)管:銀行公司應(yīng)積極接受國家有關(guān)部門和金融監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查,如實(shí)提供公文銷毀工作的相關(guān)資料和信息。對于監(jiān)管部門提出的整改要求,應(yīng)認(rèn)真落實(shí)并及時(shí)反饋整改情況。-社會(huì)監(jiān)督:鼓勵(lì)員工和社會(huì)公眾對銀行公司公文銷毀工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。對于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)信息,銀行公司將給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì),并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.績效考核-指標(biāo)設(shè)定:將公文銷毀工作納入部門和員工的績效考核體系,設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo),如公文篩選的準(zhǔn)確性、銷毀流程的執(zhí)行情況、相關(guān)記錄的完整性等??己酥笜?biāo)應(yīng)明確、具體,具有可操作性。-考核方式:考核采用定量與定性相結(jié)合的方式,根據(jù)日常檢查、審計(jì)結(jié)果、舉報(bào)情況等對部門和員工的公文銷毀工作進(jìn)行綜合評價(jià)。考核結(jié)果將作為員工績效獎(jiǎng)金發(fā)放、職務(wù)晉升、評先評優(yōu)等的重要依據(jù)。-獎(jiǎng)懲措施:對于在公文銷毀工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人,銀行公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì),如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予績效加分、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)等。對于違反本規(guī)定的部門和個(gè)人,將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰,包括績效扣分、警告、罰款、降職降薪、解除勞動(dòng)合同等。七、附則1.解釋權(quán):本規(guī)定由銀行公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中,如遇本規(guī)定未涵蓋的情況或?qū)σ?guī)定條款的理解存在爭議,由行政部門會(huì)同公文銷毀管理小組進(jìn)行研究和解釋。2.修訂與更新:本規(guī)定將根據(jù)國家法律法規(guī)、金融監(jiān)管要求以及銀行公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需

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