銀行公司檔案室資料保管制度

一、總則本銀行公司檔案室資料保管制度旨在加強(qiáng)對(duì)銀行各類檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，為銀行的運(yùn)營(yíng)、決策、發(fā)展提供有力支持。本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及金融行業(yè)檔案管理的規(guī)范要求，結(jié)合本銀行公司的實(shí)際情況制定。本銀行秉持“客戶至上、穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)、創(chuàng)新發(fā)展、回饋社會(huì)”的企業(yè)文化，在檔案資料保管工作中，貫徹這一理念，注重檔案資料對(duì)于維護(hù)客戶權(quán)益、保障銀行穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)的重要性，以高效、規(guī)范的管理實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值最大化。同時(shí)，堅(jiān)持扁平化管理原則，減少管理層次，提高信息傳遞與工作執(zhí)行效率，確保檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密銜接、順暢運(yùn)行。二、適用范圍本制度適用于銀行公司全體員工。銀行所有涉及業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、行政管理、客戶信息、財(cái)務(wù)記錄等方面的檔案資料保管工作，均應(yīng)遵循本制度的規(guī)定。同時(shí)，對(duì)于因業(yè)務(wù)往來與外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人產(chǎn)生的檔案資料交接、使用等事項(xiàng)，也在本制度的規(guī)范范圍內(nèi)。對(duì)于客戶而言，在符合法律法規(guī)及銀行相關(guān)規(guī)定的前提下，享有查詢與自身權(quán)益相關(guān)檔案資料的權(quán)利，并應(yīng)遵守檔案查閱與使用的相關(guān)流程與要求。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案管理委員會(huì)設(shè)立檔案管理委員會(huì)作為檔案管理工作的決策機(jī)構(gòu)，由銀行高層管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。其職責(zé)包括：制定和審核檔案管理的戰(zhàn)略規(guī)劃、政策與制度；協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題；審批檔案資源的重大投入與調(diào)配等事項(xiàng)。（二）檔案管理部門檔案管理部門是檔案管理工作的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)檔案管理工作的日常運(yùn)作。具體職責(zé)包括：1.制定檔案管理工作的具體操作流程與規(guī)范，并組織實(shí)施；2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)等工作；3.建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理；4.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查；5.負(fù)責(zé)檔案資料的調(diào)閱、借閱、歸還等手續(xù)的辦理與管理；6.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案資料的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（三）各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、初步整理與移交工作。具體職責(zé)包括：1.明確本部門檔案管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案資料的日常管理工作；2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集、整理本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料；3.對(duì)本部門檔案資料進(jìn)行初步分類、編號(hào)、編目，確保檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性；4.定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。四、管理內(nèi)容與流程（一）檔案資料的收集1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在日常工作中及時(shí)收集各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、記錄、照片、音像資料等。收集范圍應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)運(yùn)作、客戶關(guān)系管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等各個(gè)方面。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大項(xiàng)目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動(dòng)等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保檔案資料的全面性與準(zhǔn)確性。3.檔案資料的收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、及時(shí)性原則，確保所收集的檔案資料能夠真實(shí)反映銀行的業(yè)務(wù)活動(dòng)與管理情況。（二）檔案資料的整理與分類1.檔案管理部門接收各業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，按照預(yù)先制定的分類方案進(jìn)行整理與分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理與查找。一般可按照檔案資料的來源、形成時(shí)間、業(yè)務(wù)類型、重要程度等因素進(jìn)行分類。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案資料的名稱、來源、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，以便快速檢索與查詢。3.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保裝訂整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份等處理，確保數(shù)據(jù)的可讀性與安全性。（三）檔案資料的存儲(chǔ)1.建立專門的檔案室，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案資料存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度與濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行分區(qū)存放，按照分類方案將不同類型、不同保管期限的檔案資料存放在相應(yīng)的區(qū)域，便于管理與查找。同時(shí)，應(yīng)建立檔案資料存放索引，標(biāo)明各類檔案資料的具體存放位置。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，如磁盤陣列、磁帶庫、云存儲(chǔ)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)備份應(yīng)異地存儲(chǔ)，以應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、突發(fā)事件等可能導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損壞風(fēng)險(xiǎn)。（四）檔案資料的調(diào)閱與借閱1.銀行內(nèi)部員工因工作需要調(diào)閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，注明調(diào)閱原因、調(diào)閱檔案資料的名稱或編號(hào)、預(yù)計(jì)調(diào)閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。如審核通過，為調(diào)閱人提供檔案資料的查閱場(chǎng)所，并協(xié)助調(diào)閱人查找所需檔案資料。調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成調(diào)閱，并在檔案管理部門的監(jiān)督下歸還檔案資料。3.如員工因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案資料。歸還檔案資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（五）檔案資料的銷毀1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，確定需要銷毀的檔案資料清單。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行。2.對(duì)確定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、來源、形成時(shí)間等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理委員會(huì)審批后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.檔案資料的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、客戶隱私等重要信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行銷毀處理。4.銷毀工作完成后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀方式、銷毀時(shí)間、銷毀人等信息，并由銷毀人、監(jiān)銷人簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行保存，以備查閱。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)按照本制度規(guī)定的流程和要求，申請(qǐng)調(diào)閱或借閱與工作相關(guān)的檔案資料，以滿足工作需要。2.員工對(duì)檔案管理工作有提出意見和建議的權(quán)利，如發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在問題或不足之處，可向檔案管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。3.員工在參與檔案資料整理、保管等工作過程中，因工作表現(xiàn)突出獲得相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。（二）員工義務(wù)1.員工有義務(wù)按照本制度的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理本部門的檔案資料，并移交至檔案管理部門。2.在調(diào)閱或借閱檔案資料時(shí)，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍、泄露檔案資料內(nèi)容、損壞或丟失檔案資料。3.員工有義務(wù)保守檔案資料中涉及的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、客戶隱私等信息，不得向無關(guān)人員透露。（三）客戶權(quán)利1.客戶有權(quán)在法律法規(guī)及銀行相關(guān)規(guī)定允許的范圍內(nèi)，查詢與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，了解業(yè)務(wù)辦理情況、賬戶信息等。2.客戶對(duì)銀行檔案管理工作涉及自身權(quán)益的部分有知情權(quán)，如檔案資料的保管期限、使用方式等。（四）客戶義務(wù)1.客戶在查詢檔案資料時(shí)，應(yīng)按照銀行規(guī)定的流程和要求辦理相關(guān)手續(xù)，提供必要的身份證明和業(yè)務(wù)證明文件。2.客戶不得利用查詢檔案資料的機(jī)會(huì)，獲取與自身業(yè)務(wù)無關(guān)的信息，不得對(duì)檔案資料進(jìn)行篡改、破壞等行為。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門的檔案資料收集、整理、移交等工作進(jìn)行檢查與監(jiān)督，確保各部門按照本制度的要求開展檔案管理工作。檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，以及檔案管理工作的規(guī)范性等方面。2.內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，審查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的保管情況、檔案調(diào)閱與借閱手續(xù)的合規(guī)性等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核機(jī)制1.將檔案管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)各業(yè)務(wù)部門及員工在檔案資料收集、整理、移交、保管、利用等方面的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)包括檔案資料的按時(shí)移交率、檔案資料的準(zhǔn)確率、檔案調(diào)閱與借閱的合規(guī)率等。2.對(duì)于在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予績(jī)效加分、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)等。對(duì)于違反檔案管理制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、績(jī)效扣分、罰款、辭退等。3.定期對(duì)檔案管理工作的考核結(jié)果進(jìn)行公示，接受全體員工的監(jiān)督。同時(shí)，將考核結(jié)果作為員工晉升、調(diào)薪、評(píng)優(yōu)等方面的重要參考依據(jù)。七、附則（一）本制度如有未盡事宜，由檔案管理委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。（二）本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。各部門應(yīng)組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)本制度，確保全體員工了解并遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。（三）本制度應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、金融行業(yè)監(jiān)管要求以及銀行公司的發(fā)展變化，適時(shí)