貿(mào)易公司檔案管理制度一、為加強(qiáng)檔案管理，確保檔案安全、完好，提高利用率，制定本制度。1、歸檔范圍：公司章程、公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料及所銷(xiāo)售產(chǎn)品的性能指標(biāo)等有關(guān)資料。2、檔案管理部門(mén)：由人力資源部及信息部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理全公司的檔案。各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集產(chǎn)品有關(guān)資料，由信息部負(fù)責(zé)整理、匯總并保管;其它方面檔案由人力資源部負(fù)責(zé)整理、匯總并保管，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全；檔案負(fù)責(zé)人必須定期查看檔案、維護(hù)檔案清潔，對(duì)過(guò)期檔案定期清理；3、檔案的借閱與索?。核腥藛T借閱必須做好登記手續(xù)，按時(shí)歸還。所有人員借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)檔案管理人員借閱手續(xù)，直接提檔；公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員公司其借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失；凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理、常務(wù)副總、總經(jīng)理助理批準(zhǔn)，方可查看、摘錄或復(fù)制。4、檔案的銷(xiāo)毀：任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料；若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案或5至10年保存期檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)總經(jīng)理助理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀；經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，管檔人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，有專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。二、員工檔案管理，為保證公司員工檔案科學(xué)、完整管理，為公司人力資源管理提供真實(shí)、有效的依據(jù)，特建立此制度。1、公司為每位員工建立公司員工檔案，人力資源部職員負(fù)責(zé)在應(yīng)聘及入職后個(gè)人基本情況及考核、獎(jiǎng)懲、職位、薪資變動(dòng)情況，以下資料納入公司人事檔案范圍內(nèi)：（1）應(yīng)聘簡(jiǎn)歷及面試評(píng)價(jià)表（2）身份證、學(xué)歷證書(shū)、戶(hù)口本復(fù)印件（3）背景調(diào)查記錄（4）入職登記表（5）體檢表（6）員工轉(zhuǎn)正工作總結(jié)、考核表（7）勞動(dòng)合同（8）崗位變動(dòng)記錄（9）薪資調(diào)整記錄（10）獎(jiǎng)懲記（11）保險(xiǎn)繳納記錄（12）與公司簽訂的其它合同、協(xié)議（13）其它有必要納入檔案的資料（14）辭職申請(qǐng)培訓(xùn)檔案單獨(dú)管理，不納入員工檔案范圍內(nèi)。2、檔案建立及維護(hù)：人力資源管理人員負(fù)責(zé)員工檔案的建立及維護(hù)工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職后轉(zhuǎn)正、崗位變動(dòng)、薪酬調(diào)整等資料在調(diào)整后的一周內(nèi)放入員工檔案。為保證檔案的時(shí)效性，要求員工每年3月份填寫(xiě)一份最新的員工登記表并放入檔案，原登記表繼續(xù)保存。員工檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門(mén)編號(hào)統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢(xún)。辭職、辭退員工的檔案從原部門(mén)提出，單獨(dú)保管。3、檔案查詢(xún)權(quán)限：?jiǎn)T工檔案涉及員工個(gè)人及家庭信息等資料，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內(nèi)容，人力資源部經(jīng)理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門(mén)經(jīng)理因工作需要可以查詢(xún)本部門(mén)員工檔案，其他人因工作需要