PAGEPAGE1程序文件文件編號:WS/QP401-2012文件名稱:文件控制程序版本號質(zhì)量管理體系文件實施日期A/2制訂審核批準文件制訂/修訂/增補申請表申請部門品管部類別□制訂■修訂□增補版本號A/2日期2012.09.16原文件內(nèi)容：修訂后內(nèi)容：文件編寫部門領(lǐng)導意見:簽名：日期：文件保管部門意見：簽名：日期：管理者代表意見：簽名：日期： 編號：QR4-02文件控制程序WS/QP401-2012目的編制本程序的目的是為了對公司質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系文件及行政文件、技術(shù)文件的標識、編制、審核、批準、發(fā)放、修改的管理要求進行控制，以確保公司質(zhì)量及環(huán)境體系的有效運行。適用范圍2.1程序規(guī)定了質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件及行政、技術(shù)文件的編寫、審核、批準、發(fā)放、更改等管理控制要求。2.2適用于公司范圍內(nèi)所有質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件及行政、技術(shù)文件的管理和控制。名詞解釋3.1質(zhì)量管理：在質(zhì)量方面指揮和控制組織的協(xié)調(diào)的活動。3.2質(zhì)量管理體系：在質(zhì)量方面指揮和控制組織的管理體系。3.3體系：相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一組要素。3.4文件：信息及其承載媒體。媒體可以是紙張、磁盤、光盤、照片、標準樣品或它們的組合。公司文件大至分為三大類,即:技術(shù)文件類、質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件類、行政管理文件類。職責：文件名編制標審（格式、編號、接口、）審核批準歸檔（電子版本、紙張正本）復印發(fā)放質(zhì)量手冊品管部品管部管代總經(jīng)理行政人事部行政人事部程序文件公司職能部門品管部各部門負責人管代行政人事部行政人事部公司工作文件（跨部門）公司職能部門品管部各部門負責人管代行政人事部行政人事部外來質(zhì)量管理文件行政人事部行政人事部文件控制程序WS/QP401-20125工作程序5.1文件分類管理技術(shù)文件(WS/Q/GJ××-××)由技術(shù)中心門歸口管理,執(zhí)行《技術(shù)文件管理辦法》；行政管理文件(WS/Q/GL××-××)由行政人事部歸口管理，執(zhí)行《行政公文管理辦法》；質(zhì)量體系文件(WS/QP××-××)由品管部歸口管理，行政人事部存檔，按本標準執(zhí)行。5.2文件的編寫5.2.1質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件5.2.2文件的編號和版本的控制，由行政人事部統(tǒng)籌管理。5.2.2.1質(zhì)量手冊的編號：WS/QM—01-年份序號質(zhì)量手冊代碼公司代號5.2.2.2程序文件的編號：WS/QP—XNN-年份文件流水號01、02、03……文件對應(yīng)的標準條款號程序文件代碼公司代號X代表：4（QualiZJSystem質(zhì)量管理體系）：5（ManagementResponsibiliZJ管理職責）；6（ResourceManagement資源管理）；7（ProductRealization產(chǎn)品的實現(xiàn)）；8（CheckAnalysis&Measurement檢查、分析及改進）。NN代表：從01開始文件控制程序WS/QP401-20125.2.2.3基礎(chǔ)文件編號：WS/OPX.01—年份年份基礎(chǔ)文件順序號從屬程序文件號.基礎(chǔ)文件（工作文件）代號本公司產(chǎn)品代號5.2.2.4技術(shù)文件編號：文件順序號01、02。。。WS/Q/JGNN-年份文件順序號01、02。。。技術(shù)管理文件代號技術(shù)管理文件代號萬賽管理體系代號萬賽管理體系代號5.2.2.5行政管理文件編號：WS/Q/GLNN–年份行政管理文件順序號01、02.。。行政管理文件代行政管理文件順序號01、02.。。行政管理文件代號萬賽管理體系萬賽管理體系代號5.2.2.6記錄表單編號：WS/QP—XNN-＊＊(○)表單版本號a、b、c。。。從屬文件表單順序號01、02.。。。表單版本號a、b、c。。。從屬文件表單順序號01、02.。。。5.2.3質(zhì)量手冊的編寫規(guī)定5.2.3.1質(zhì)量手冊內(nèi)容的構(gòu)成我公司目前的質(zhì)量/環(huán)境手冊主要用于質(zhì)量/環(huán)境體系管理，其構(gòu)成應(yīng)包括以下內(nèi)容：封面；目錄——各章節(jié)內(nèi)容；前言——企業(yè)概況:企業(yè)名稱、隸屬關(guān)系、所有制性質(zhì)、主要產(chǎn)品情況、企業(yè)規(guī)模、發(fā)展簡史等；文件控制程序WS/QP401-2012修改記錄；手冊頒布令——公司總經(jīng)理關(guān)于質(zhì)量手冊發(fā)布、實施的批準簽字；管理者代表任命書；質(zhì)量/環(huán)境手冊管理；引用標準、術(shù)語及定義；范圍和使用領(lǐng)域；質(zhì)量/環(huán)境管理體系組織機構(gòu)；公司組織機構(gòu)、質(zhì)量/環(huán)境職責與權(quán)限；質(zhì)量/環(huán)境管理體系；管理職責；資源管理；o)產(chǎn)品實現(xiàn)；p)測量分析和改進；5.2.3.2質(zhì)量手冊的具體編寫格式版面——均采用A4版面；封面格式；企業(yè)標志為公司標志企業(yè)標志為公司標志字體為中宋字體為中宋1號程序文件程序文件程序文件程序文件：字體宋體，字號：初號字體宋體，字號：小一文件編號字體宋體，字號：小一文件編號字體宋體，字號：小一字體宋體，字號：小一文件名稱版本號文件類別實施日期版本號文件類別實施日期制訂審核批準文件類別宋體1號字字體：宋字體：宋體字號：2號字文件控制程序WS/QP401-2012頁眉高度：1.5cm頁腳高度：1.75cm文件編號格式（見5.2.2.1手冊編號規(guī)則）；版本/修訂格式；(1/1表示1版第1次修改)。內(nèi)頁格式；頁眉的“頁眉的“質(zhì)量手冊”用三號宋體;其余內(nèi)容用小四號宋體質(zhì)量/環(huán)境手冊編號“標題“標題”用三號宋體正文用小四號宋體，2倍行距(內(nèi)容)正文用小四號宋體，2倍行距頁碼用小四號宋體頁碼頁碼用小四號宋體頁碼5.2.45.2.4.1程序文件的結(jié)構(gòu)程序文件內(nèi)容的構(gòu)成主要有以下項目：目的——通過制訂本程序是為了達到什么控制目的；適用范圍——規(guī)定了文件內(nèi)容，適用于哪些活動（簡述）；術(shù)語及名詞解釋——需要時可對所用詞句特別規(guī)定其含義；職責——規(guī)定哪些部門或個人負責履行與本文件規(guī)定活動有關(guān)的權(quán)利和義務(wù)；工作程序——描述活動的控制要求和具體控制步驟；相關(guān)文件——直接在程序中引用用于支持、補充本程序的文件；質(zhì)量記錄——因活動而產(chǎn)生的報告和記錄；流程圖——整個活動流的圖解說明；5.2.4.2程序文件編寫具體格式版面——均采用A4版面；封面格式——同質(zhì)量/環(huán)境手冊封面格式；文件控制程序WS/QP401-2012文件編號格式——見5.2.2.2文件編號規(guī)則；版本/修訂格式——見手冊版本/修訂格式；“文件名稱“文件名稱”宋體三號字“文件編號”宋體小四號（文件名稱）（文件編號）流程（流程圖說明）1目的制定本程序目的是。2適用范圍本程序適用于。3術(shù)語和名詞解釋3．1XX：。3．2XX：。4職責：4．1XX部：。正文用小四號宋體，2倍行距4．2XX部：。正文用小四號宋體，2倍行距5程序5．1XXXXX。5．2XXXXXX。6相關(guān)文件和記錄（頁碼）宋體小四頁碼（頁碼）宋體小四f)質(zhì)量記錄格式；質(zhì)量記錄的具體格式應(yīng)根據(jù)實際需要，按照簡單、明確的原則編制。一般須有表格的稱謂、質(zhì)量記錄的編號(置于右下角)。g）記錄的編號——見5.2.2.6文件編號規(guī)則；5.2.5基礎(chǔ)文件（各類規(guī)程、作業(yè)辦法、制度等），也稱三層次文件；5.2.5.1基礎(chǔ)文件的構(gòu)成；目的——說明制定該文件的理由和要達到的效果；適用范圍——闡述該文件的具體適用領(lǐng)域；術(shù)語及名詞解釋——需要時，可對某些詞句的概念特別規(guī)定；職責——明確有關(guān)部門（人）的權(quán)利和義務(wù)；流程及作業(yè)方法——文件的主題部分，說明實施的流程、步驟、控制要求等等；文件控制程序WS/QP401-2012相關(guān)文件——引用標準，文件和資料情況說明；質(zhì)量記錄——實施文件規(guī)定過程中產(chǎn)生的報告與記錄；流程圖——整個活動流的圖解說明；5.2.5.2基礎(chǔ)文件的格式；版面——采用A4的版面；封面格式——同質(zhì)量手冊封面格式；內(nèi)頁格式——見程序文件內(nèi)頁格式；文件編號格式——見5.2.2.3文件編號規(guī)則；版本/修訂格式——見手冊版本/修訂格式；質(zhì)量記錄格式——見程序文件修訂格式；5.3文件的發(fā)放5.3.1所有的質(zhì)量體系文件的發(fā)放范圍及數(shù)量均由文件的批準者進行審批后，公司行政人事部按《文件發(fā)放申請審批表》的審批結(jié)果發(fā)放，并根據(jù)《文件發(fā)放登記表》的內(nèi)容發(fā)放到公司各職能部門。5.3.2《質(zhì)量手冊》和《程序文件》由品管部填寫《文件發(fā)放申請審批表》，質(zhì)量工作文件由起草部門填寫《文件發(fā)放申請審批表》，經(jīng)相應(yīng)人員審核、批準后交行政人事部統(tǒng)一發(fā)放。5.4文件的回收當文件更改后需換版或換頁，舊文件必須收回并在《文件發(fā)放登記表》中記錄清楚，將回收的舊文件統(tǒng)一處置。若需留用舊文件作參考，則必須蓋上“作廢”章，并由行政人事部登記于《作廢文件一覽表》后發(fā)放。5.5文件的更改5.5.1文件控制程序WS/QP401-2012審批程序按原文件審批路徑，批準后由起草部門進行更改并須經(jīng)過再次批準。其更改前、后的內(nèi)容應(yīng)在申請上增加說明。5.55.55.6文件的受控管理5.6.1“受控”和“非受控”的劃分如下：向公司所屬部門和第三方認證機構(gòu)發(fā)放的質(zhì)量體系文件，屬受控文件，發(fā)放時應(yīng)加蓋“受控”印章。向其他單位(如：顧客)提供質(zhì)量體系文件，屬非受控文件，發(fā)放時加蓋“非受控”章不負責對其修改。所有外發(fā)文件登記于《外發(fā)文件登記表》。5.6.2所有的質(zhì)量體系文件由行政人事5.6.3公司所有質(zhì)量體系文件和用于批生產(chǎn)的技術(shù)文件均應(yīng)在封面蓋上紅色的“并按《文件受控號一覽表》中給定的受控號進行編號。5.6.45.7文件的正、副本管理5.7.1質(zhì)量體系文件的正本（原稿）和電子版均由文件控制程序WS/QP401-20125.7.25.7.3如因工作需要須增補文件時，可填寫《文件補發(fā)申請單》經(jīng)主管副總審核，管理者代表批準后到行政人事部補領(lǐng)。5.7.4當文件丟失且無法找到應(yīng)向本公司報告申請補發(fā)，補發(fā)程序按5.7.3條執(zhí)行，并在補發(fā)文件上同時蓋“受控”和“補發(fā)”印章。5.8外來文件5.8.15.8.1.1對公司使用的國家、5.8.1.2文件管理員每年定期一至兩次致電浙江?。ɑ蚪鹑A5.8.25.8.6.相關(guān)文件和記錄《行政公文管理辦法》WS/Q/GL.01-2012《技術(shù)文件管理辦法》WS/Q/JG.01-2012文件發(fā)放申請審批表WS/QP401-01（a）文件更改申請審批表WS/QP401-02（a）文件發(fā)放登記表WS/QP401-03（a）外發(fā)文件登記表WS/QP401-04（a）文件補發(fā)申請表 WS/QP401-05（a）文件控制程序WS/QP401-2012質(zhì)量管理體系文件發(fā)放申請審批表WS/QP401-06（a） 文件銷毀清單WS/QP401-07（a）質(zhì)量管理體系文件動態(tài)總覽表 WS/QP401-08（a）PAGE附錄一:文件受控號一覽表1．公司各領(lǐng)導文件受控號一覽表：俏宇機車部件有限公司序號受控號使用人序號受控號使用部門1JQZ01總經(jīng)理1JQB01辦公室2JQZ02副總經(jīng)理管理者代表2JQB02品管部33JQB03技術(shù)部44JQB04生產(chǎn)部55JQB05采購部66JQB06倉儲部77JQB07銷售部88JQB085制表：審核：批準：5文件發(fā)放申請審批表編號:文件名稱文件編號文件主題內(nèi)容：申請人：部門負責人：申請發(fā)放份數(shù)發(fā)放人/部門受控號份數(shù)發(fā)放人/部門受控號份數(shù)合計：標審簽名/日期：審核簽名/日期：批準簽名/日期：辦理結(jié)果： H6Q/JQ.GZ/T2.01-02（a）6文件更改申請審批表編號：文件名稱所有體系文件版本/修訂申請人文件編號申請日期部門主管更改內(nèi)容及理由 審批意見起草（歸口）部門： 簽字/日期：辦理結(jié)果：更改人:相關(guān)部門會簽：授權(quán)人審批： 簽字/日期：加上變更后文件版本及生效日期內(nèi)容 7Q/JQ.GZ/T2.02-02（a）7文件發(fā)放登記表編號：文件名稱文件編號發(fā)文部門發(fā)文人發(fā)放結(jié)果發(fā)放部門份數(shù)簽收/日期份數(shù)簽收/日期份數(shù)簽收/日期1234567891011121314151617181920218Q/JQ.GZ/T2.02-03（a）8外發(fā)文件登記表第頁序號文件編號文件名稱收文單位、收文人、傳真電話發(fā)文時間收文確認舊版文件銷毀記錄備注9發(fā)文人：審核：Q/JQ.GZ/T2.02-04（a）9文件補發(fā)申請表編號：申請部門申請人申請日期部門申請理由：公司負責人批準人辦理結(jié)果：發(fā)放人：Q/JQ.GZ/T2.02-05（a）1010

江門市俏宇機車部件有限公司1010質(zhì)量管理體系文件發(fā)放申請審批表編號:文件名稱文件編號版本/修訂申請部門文件主題內(nèi)容:申請人:部門負責人:申請發(fā)放份數(shù)部門/發(fā)放人受控號份數(shù)發(fā)放人/部門受控號份數(shù)合計:標審簽名/日期:審核簽名/日期:批準簽名/日期:辦理結(jié)果: 簽名/日期:11Q/JQ.GZ/T2.02-06(a)11文件銷毀清單編號序號文件名稱文件編號數(shù)量申請人備注制表：審核：批準：Q/JQ.GZ/T2.02-07（a）1212浦江萬賽摩擦材料有限公司質(zhì)量管理體系文件動態(tài)總覽表序號文件名稱文件編號版次修訂狀態(tài)發(fā)放部門及份數(shù)小計備注1234513制表：