文件和資料標準化管理制度

1目的

通過對公司文件資料的有效控制，確保工作現(xiàn)場使用唯一有效的文件資料，并形成統(tǒng)一規(guī)范的編寫格式及處理程序。

2適用范圍

本制度適用于公司所有公務文書、文件和資料的管理。

3術語和定義

3.1公文：指公司在處理各種公務時使用的應用文書，包括：決定、決議、通知、通報、報告、請示、批復、函（電報）、會議紀要。

3.2制度（程序）：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規(guī)程性文件。

3.3辦法：指公司針對某項工作依照其所需標準制定的考核獎懲性的文件。

3.4標準：指公司對某項工作應達到的要求進行規(guī)范和約定的文件。

3.5規(guī)章制度：公司各種制度、規(guī)定、辦法的泛稱。

3.6記錄：指公司對某項活動的各工作環(huán)節(jié)、結(jié)果進行記錄，可供事后追溯該項活動完成質(zhì)量的證據(jù)性文件，主要為表格形式。

4職責權限

4.1經(jīng)理負責公司制度、辦法、標準、計劃、記錄和以公司名義下發(fā)的公文的批準。

4.2管理者代表負責制度、辦法、標準、計劃、記錄的審核。

4.3各單位負責本單位相關文件資料的編寫、審核、打印、校對工作。

4.4總經(jīng)辦負責以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔，負責對各單位文件資料管理情況進行監(jiān)督檢查。

4.5各單位負責以本單位名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔。

5工作程序

5.1文件資料的編寫格式

5.1.1文件資料的用紙標準：

公司各類文件資料的正式編印一般用A4(210mm×297mm)型紙張。圖紙表格等不宜減小時，該頁應按以上紙型尺寸折疊裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

5.1.2文件和資料章、條、款的編排規(guī)則：

根據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分，“章”就是一個章節(jié)，包括條和款，“條”是章的一個部分，“款”是章或條的一個層次。章、條均用阿拉伯數(shù)字編號。

“章”應左起空兩格書寫，如第1章用“1”標注，右側(cè)空一格寫該章的標題，標題一行書寫不夠時，可另起一行，這一行的第一個字與標題的第一個字平排書寫。章與章之間應空一行編排。

“條”在“章”的編號右下加一個小圓點，再寫該條在該章所處的順序，如第4章第1條，用“4.1”表示，后空一格書寫該條的標題。如果一章的各條根據(jù)需要再分為若干下一層次的小條，其編號表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，則分另表示為“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分為2個小條，則分別表示為“、”；條一般只劃分到第三層次，即只以4位數(shù)字表示為限，下一層次的內(nèi)容用“款”的形式進行敘述，可用英文字母編號。

“章條”編號最未阿拉伯數(shù)字右下角不加小圓點，編號頂格書寫，“章條”具體內(nèi)容的第一行應從左起空兩格書寫，第二行起均應頂格書寫。

5.1.3文件資料的字體、排版、裝訂標準。

公文類文件資料的字體、排版、裝訂標準:

A標題應采用二號宋體加黑，正文采用三號仿宋字；

B縱向行文排版時，A4型紙頁邊距分別為:上邊距為37mm、下邊距為35mm、左邊距為28mm、右邊距為26mm

,上下行跨為1.5倍行跨；

C橫向行文排版時，A4型紙頁邊距分別為:上邊距為28mm、下邊距為20mm、左邊距為26mm、右邊距為26mm

,上下行跨為1.5倍行跨；

D非國際紅頭公文排版按印刷的標準紙張使用，字體、行距應符合以上要求。

文件資料標題一般采用小二號黑體、正文采用小四號宋體字。章的標題采用小四號黑體字；記錄編號應在右上角，用四號黑體字。

一般文件資料(包括制度/程序、辦法、標準、規(guī)程)的字體、排版、裝訂標準:

A封面:公司名稱采用二號黑體加黑書寫,標題采用小初宋體加黑書寫,文件編號采用三號宋體加黑書寫；

B修改號:標題采用小二宋體加黑書寫,表格采用小四宋體1.5倍行距；

C正文標題應采用小二宋體加黑,正文應采用小四號宋體字,頁眉頁腳采用五號黑體加黑書寫；

D

縱向行文排版時,A4型紙頁邊距分別為上頁邊距為30mm、下頁邊距為24mm、左頁邊距為28mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距,頁眉為1.7

mm,頁腳為1.5mm；

E

橫向行文排版時,A4型紙頁邊距分別為上頁邊距為20mm、下頁邊距為15mm、左頁邊距為26mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距；F章的標題采用小四號宋體加黑；

G頁碼從修改頁算起；

H記錄編號應在右上角,用五號黑體加黑。

文件資料一般左側(cè)死頁裝訂，一些處于需持續(xù)改進或修訂的文件資料可采用活頁裝訂，但應確保文件資料的完整。

5.2文件資料的撰寫格式及內(nèi)容

5.2.1格式及內(nèi)容：

由前言、質(zhì)量方針目標、組織機構(gòu)、質(zhì)量管理體系、管理職責、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)、測量分析和改進、質(zhì)量管理手冊的管理等內(nèi)容構(gòu)成。

5.2.2公文格式及內(nèi)容：

國際紅頭公文格式及內(nèi)容：

A

國際紅頭公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關，印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。

表審批，技術中心負責記錄（表格）樣本的備案（含電子版）。

5.5.6外來文件資料處理

對國家、地區(qū)、政府部門、集團公司及其它外單位來文，由總經(jīng)辦在收文登記表中做好收文登記，在文件資料首頁貼附并填寫文書處理單，由總經(jīng)辦主任批示擬辦意見后，報相關領導閱批?？偨?jīng)辦按批辦意見交相應部門或人員承辦，并跟蹤催辦，總經(jīng)辦對文件進行歸檔整理。需要時承辦部門可以留存復印件。

對國家、行業(yè)標準或其它文件資料的購買，由各單位提出申請，報總經(jīng)理批準后，由各單位負責購買，并在總經(jīng)辦辦理入庫手續(xù)。財務部門見入庫單后方可辦理有關報銷手續(xù)。使用時，各單位在總經(jīng)辦辦理借閱使用手續(xù)。

審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意：沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

5.6文件資料的發(fā)放

5.6.1文件資料的發(fā)放對象按《發(fā)文單》的要求確定。

5.6.2文件和資料發(fā)放前的標識

發(fā)放文件資料前應進行文件標識，以示文件資料唯一有效。未加標識或蓋有作廢章的文件不得在現(xiàn)場出現(xiàn)。

受控標識：若屬受控文件，應加蓋紅色受控章，并在受控章內(nèi)填寫持有者名稱。需存檔的文件應加蓋紅色“存檔”印章。

5.6.3文件和資料的發(fā)放手續(xù)

公司各單位按《發(fā)文單》中的要求發(fā)放文件。

對各單位的發(fā)文，由收文單位業(yè)務人員在《文件資料發(fā)放回收登記表》上簽名，以示收文。

對公司領導以傳閱形式發(fā)文，由發(fā)文單位在文件首頁貼附并填寫《文書處理單》，交各位領導傳閱。

5.7文件和資料的修改

文件和資料發(fā)放使用后，如需更改，由原文件編寫單位填寫《文件資料修改通知單》，報原審批人審核批準，原發(fā)文單位將《文件資料修改通知單》和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進行處理。

5.7.1

對文件個別內(nèi)容進行修改或增補文件內(nèi)容時，應采取換頁的方式。換頁時應在“修改號”處注明狀態(tài)號（1、2、3……），并在《文件修改記錄》上登記。由原發(fā)文部門將作廢頁收回，填寫《文件和資料發(fā)放收回登記表》。

5.7.2

修改內(nèi)容超過原文件三分之一時，則適用換版方式。由原文件編寫單位負責修訂換版，并在《文件修改記錄》上登記，重新加蓋受控章，填寫持有者。收回原收文單位及個人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷毀程序執(zhí)行，并填寫《文件資料發(fā)放收回登記表》。

5.8文件和資料的作廢銷毀

5.8.1公司各單位對收回的作廢文件資料，應填寫《文件資料銷毀清單》，經(jīng)部門主管領導批準后三個月內(nèi)實施銷毀。

5.8.2存檔的作廢文件加蓋紅色作廢章予以留存。

5.9文件和資料的使用管理

5.9.1文件和資料