高校行政管理崗位職責(zé)及日常工作指南一、高校行政管理的核心定位與價值高校行政管理是高校運行的"中樞神經(jīng)系統(tǒng)"，承擔(dān)著決策傳導(dǎo)、資源統(tǒng)籌、流程規(guī)范、服務(wù)保障的關(guān)鍵職能。其本質(zhì)是通過專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理活動，將學(xué)校的戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化為具體行動，支撐教學(xué)、科研、社會服務(wù)三大核心職能的高效運轉(zhuǎn)。根據(jù)《中華人民共和國高等教育法》規(guī)定，高校行政管理需"依法自主管理"，既要維護(hù)學(xué)校正常秩序，又要體現(xiàn)"以師生為中心"的服務(wù)理念。相較于企業(yè)行政管理，高校行政管理更強(qiáng)調(diào)公益性、學(xué)術(shù)性、規(guī)范性——需平衡行政效率與學(xué)術(shù)自由，兼顧剛性制度與人文關(guān)懷。二、主要崗位職責(zé)細(xì)分與履職要求高校行政管理崗位可分為綜合管理、人事管理、后勤管理、財務(wù)管理、學(xué)生管理五大類（注：學(xué)生管理常單獨設(shè)崗，本文重點覆蓋行政通用崗位），以下為核心崗位的職責(zé)與要求：（一）綜合辦公室主任（校級/院級）核心定位：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)部門內(nèi)外部事務(wù)，是決策層與執(zhí)行層的"橋梁"。主要職責(zé)：1.制度建設(shè)：牽頭制定辦公室工作規(guī)范（如公文處理、會議管理、接待流程），完善部門內(nèi)部考核機(jī)制；2.公文管理：審核全校（院）公文的格式與內(nèi)容，確保符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》要求；3.會議組織：負(fù)責(zé)校級（院級）重要會議（如黨委常委會、院長辦公會、學(xué)術(shù)委員會）的籌備與執(zhí)行；4.協(xié)調(diào)溝通：對接上級主管部門（如教育部、教育廳）、兄弟院校及校內(nèi)各二級單位，解決跨部門協(xié)作問題；5.應(yīng)急處置：牽頭處理突發(fā)公共事件（如校園安全、輿情危機(jī)），制定應(yīng)急預(yù)案并組織演練。履職要求：具備較強(qiáng)的政治素養(yǎng)（熟悉教育政策法規(guī)）；擁有5年以上高校行政經(jīng)驗，擅長系統(tǒng)思維與統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；熟練掌握公文寫作與會議管理技能。（二）行政秘書（校級/院級）核心定位：日常事務(wù)的"執(zhí)行者"與"服務(wù)者"，是辦公室高效運轉(zhuǎn)的"潤滑劑"。主要職責(zé)：1.日常接待：負(fù)責(zé)來訪人員（上級領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、師生）的登記、引導(dǎo)與接待服務(wù)；2.文件流轉(zhuǎn)：處理收文（簽收、登記、擬辦、催辦）與發(fā)文（擬稿、審核、分發(fā)）工作，確保文件傳遞及時準(zhǔn)確；3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計：匯總整理各類行政數(shù)據(jù)（如師生人數(shù)、會議次數(shù)、經(jīng)費使用情況），形成報表供決策參考；4.物資管理：負(fù)責(zé)辦公室物資（辦公用品、設(shè)備）的采購、登記與維護(hù)；5.后勤保障：協(xié)助組織校園活動（如開學(xué)典禮、學(xué)術(shù)講座），落實場地、設(shè)備、餐飲等需求。履職要求：具備良好的服務(wù)意識與溝通能力；熟練使用辦公軟件（Word、Excel、PPT、OA系統(tǒng)）；細(xì)致耐心，能應(yīng)對多任務(wù)并發(fā)場景。（三）人事專員（校級人事處）核心定位：人力資源管理的"執(zhí)行者"，支撐學(xué)校人才隊伍建設(shè)。主要職責(zé)：1.招聘與錄用：發(fā)布招聘信息、篩選簡歷、組織面試，辦理新員工入職手續(xù)（合同簽訂、社保繳納）；2.薪酬與福利：核算教職工工資、獎金、補貼，辦理社保、公積金增減員；3.職稱與考核：組織職稱評審（收集材料、審核資格、協(xié)調(diào)專家），開展年度考核（制定方案、統(tǒng)計結(jié)果、反饋意見）；4.檔案管理：負(fù)責(zé)教職工人事檔案的收集、整理、歸檔與查詢；5.政策執(zhí)行：落實教育部、學(xué)校關(guān)于人事管理的政策（如人才引進(jìn)、崗位設(shè)置）。履職要求：熟悉《勞動合同法》《事業(yè)單位人事管理條例》等法律法規(guī)；具備人力資源管理專業(yè)背景或相關(guān)證書（如人力資源管理師）；嚴(yán)格遵守保密制度（人事檔案、薪酬信息不得泄露）。（四）后勤管理專員（校級后勤處）核心定位：校園運行的"保障者"，確保教學(xué)科研與師生生活的正常開展。主要職責(zé)：1.設(shè)施維護(hù)：負(fù)責(zé)校園建筑（教學(xué)樓、辦公樓、宿舍）、設(shè)備（水電、空調(diào)、電梯）的日常維護(hù)與檢修；2.餐飲與住宿：管理學(xué)生食堂（食品安全、菜品質(zhì)量、價格監(jiān)管）、教職工宿舍（分配、維修、衛(wèi)生）；3.安全保障：協(xié)調(diào)保安隊伍開展校園巡邏，落實消防、監(jiān)控設(shè)備的維護(hù)與演練；4.環(huán)境管理：負(fù)責(zé)校園綠化（植樹、澆水、修剪）、清潔（道路、衛(wèi)生間、公共區(qū)域）工作；5.應(yīng)急保障：在突發(fā)情況（如暴雨、停電）時，啟動應(yīng)急方案（備用電源、排水設(shè)施、物資發(fā)放）。履職要求：具備后勤管理或工程類專業(yè)背景；熟悉校園設(shè)施設(shè)備的操作與維護(hù)；具備較強(qiáng)的應(yīng)急處置能力。（五）財務(wù)助理（校級財務(wù)處）核心定位：經(jīng)費使用的"把關(guān)者"，確保財務(wù)收支合法、規(guī)范、透明。主要職責(zé)：1.預(yù)算執(zhí)行：協(xié)助制定學(xué)校年度預(yù)算，跟蹤預(yù)算執(zhí)行情況（如經(jīng)費使用進(jìn)度、調(diào)整申請）；2.費用報銷：審核教職工報銷憑證（發(fā)票、合同、審批單），確保符合財務(wù)制度（如三公經(jīng)費管理、科研經(jīng)費使用）；3.財務(wù)統(tǒng)計：編制財務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表），分析經(jīng)費使用效益；4.收費管理：負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)費、住宿費的收取與核對，辦理退費手續(xù)；5.政策宣傳：向師生解讀財務(wù)政策（如報銷流程、經(jīng)費使用規(guī)定）。履職要求：具備會計或財務(wù)管理專業(yè)背景，持有會計從業(yè)資格證；熟悉《高等學(xué)校財務(wù)制度》《政府會計制度》；嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，具備較強(qiáng)的風(fēng)險意識（防范財務(wù)造假、違規(guī)報銷）。三、日常工作標(biāo)準(zhǔn)化流程指南（一）公文處理流程1.收文流程：簽收：核對來文單位、文號、份數(shù)，在《收文登記本》上記錄；登記：錄入OA系統(tǒng)（或電子表格），填寫"來文日期、標(biāo)題、文號、主送單位、密級"等信息；擬辦：提出辦理意見（如"請某部門牽頭辦理""請領(lǐng)導(dǎo)批示"），報辦公室主任審核；批辦：領(lǐng)導(dǎo)簽署辦理意見（如"同意擬辦意見""轉(zhuǎn)某部門辦理"）；承辦：相關(guān)部門落實辦理任務(wù)，反饋辦理結(jié)果；催辦：對未按時辦結(jié)的公文，通過電話、OA系統(tǒng)提醒承辦部門；辦結(jié)：將辦理結(jié)果錄入系統(tǒng)，整理公文歸檔（紙質(zhì)版存入檔案柜，電子版存入指定文件夾）。2.發(fā)文流程：擬稿：由業(yè)務(wù)部門起草公文（如通知、請示、報告），確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范；審核：辦公室主任審核公文的格式（標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期）與內(nèi)容（是否符合政策、是否有遺漏）；簽發(fā)：領(lǐng)導(dǎo)簽署發(fā)文意見（如"同意印發(fā)""請修改后簽發(fā)"）；編號：由辦公室統(tǒng)一編制文號（如"×?！?023〕×號"）；印制：打印公文（如需蓋章，需核對印章樣式與成文日期）；分發(fā)：通過OA系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)版發(fā)送給主送單位與抄送單位；歸檔：將發(fā)文底稿、簽發(fā)稿、印制版存入檔案。（二）會議組織流程1.會前籌備：確定會議要素：主題（如"2023年秋季學(xué)期工作部署會"）、時間（避開教學(xué)高峰）、地點（根據(jù)參會人數(shù)選擇會議室）、參會人員（領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、教職工代表）；發(fā)送通知：提前3天通過OA系統(tǒng)、短信或郵件發(fā)送會議通知（包含時間、地點、主題、議程、需準(zhǔn)備的材料）；準(zhǔn)備資料：打印會議議程、匯報材料、簽到表、筆、紙等；調(diào)試設(shè)備：檢查會議室的音響、投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備是否正常。2.會中執(zhí)行：簽到：組織參會人員簽到（可使用電子簽到系統(tǒng)或紙質(zhì)簽到表）；主持：由會議主持人開場（介紹參會人員、說明會議主題），按照議程推進(jìn)會議；記錄：安排專人記錄會議內(nèi)容（如領(lǐng)導(dǎo)講話要點、決議事項、行動方案），確保記錄準(zhǔn)確、完整；協(xié)調(diào)：處理會議中的突發(fā)情況（如設(shè)備故障、人員遲到），維持會議秩序。3.會后工作：整理紀(jì)要：根據(jù)會議記錄撰寫會議紀(jì)要（包含會議時間、地點、參會人員、決議事項、責(zé)任部門、完成時限），報領(lǐng)導(dǎo)審核；分發(fā)紀(jì)要：通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送給參會人員與相關(guān)部門；跟蹤落實：定期檢查決議事項的完成情況，向領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)展。（三）接待工作流程1.接待準(zhǔn)備：了解接待對象：姓名、職務(wù)、人數(shù)、到達(dá)時間、行程安排（如參觀校園、座談、用餐）；制定接待方案：明確接待流程（如"機(jī)場迎接→酒店入住→校園參觀→座談→用餐→送別"）、責(zé)任分工（如誰負(fù)責(zé)迎接、誰負(fù)責(zé)座談、誰負(fù)責(zé)用餐）；準(zhǔn)備物資：接待牌（寫有"歡迎××領(lǐng)導(dǎo)"）、鮮花（如需）、茶水、水果、宣傳資料（如學(xué)校簡介、畫冊）。2.接待執(zhí)行：迎接：提前30分鐘到達(dá)迎接地點（如機(jī)場、校門口），舉接待牌等候；介紹：見面時，先介紹己方領(lǐng)導(dǎo)（如"這是我校校長××同志"），再介紹對方領(lǐng)導(dǎo)；座談：引導(dǎo)接待對象到會議室，安排座次（主位留給對方領(lǐng)導(dǎo)，己方領(lǐng)導(dǎo)坐在對面），奉上茶水；參觀：由專人陪同參觀校園（如教學(xué)樓、實驗室、圖書館），介紹學(xué)校的歷史、特色與成果；用餐：根據(jù)接待對象的飲食習(xí)慣安排餐食（如素食、清真餐），避免鋪張浪費。3.送別：提前確認(rèn)送別時間與地點（如酒店、機(jī)場）；贈送紀(jì)念品：選擇有學(xué)校特色的紀(jì)念品（如校徽、畫冊、文創(chuàng)產(chǎn)品），避免貴重物品；道別：與接待對象握手道別，祝其一路順風(fēng)。（四）應(yīng)急事件處理流程1.預(yù)案制定：識別風(fēng)險：梳理校園可能發(fā)生的突發(fā)情況（如火災(zāi)、疫情、群體事件、食物中毒）；制定預(yù)案：明確應(yīng)急組織架構(gòu)（如應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組、現(xiàn)場處置組、信息發(fā)布組、后勤保障組）、職責(zé)分工、響應(yīng)流程、物資準(zhǔn)備（如滅火器、口罩、急救包）；演練：每年至少組織1次應(yīng)急演練（如消防演練、疫情防控演練），提高應(yīng)急處置能力。2.響應(yīng)流程：報告：發(fā)現(xiàn)突發(fā)情況后，立即向應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組報告（如撥打校園報警電話、向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報）；啟動預(yù)案：應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組下達(dá)啟動預(yù)案指令，各小組進(jìn)入工作狀態(tài)；現(xiàn)場處置：現(xiàn)場處置組到達(dá)現(xiàn)場，采取措施控制事態(tài)（如滅火、疏散人員、隔離患者）；信息發(fā)布：信息發(fā)布組及時向師生、家長、社會發(fā)布信息（如通過學(xué)校官網(wǎng)、公眾號、短信），避免謠言傳播；后續(xù)跟進(jìn)：事件結(jié)束后，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善預(yù)案（如修改消防設(shè)施布局、調(diào)整疫情防控措施）。四、關(guān)鍵能力與職業(yè)素養(yǎng)提升（一）高效辦公能力掌握辦公軟件：熟練使用Excel（函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表、圖表）進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析；使用PPT制作匯報材料（邏輯清晰、圖文并茂）；使用OA系統(tǒng)進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)與審批；運用工具提升效率：使用思維導(dǎo)圖（如XMind）梳理工作思路（如會議議程、項目計劃）；使用任務(wù)管理工具（如Todoist、釘釘）跟蹤任務(wù)進(jìn)度；使用云存儲（如百度云、阿里云）存儲與共享文件。（二）溝通協(xié)調(diào)能力對上溝通：準(zhǔn)確傳達(dá)基層情況，提出解決方案（如"關(guān)于××問題，我們建議采取××措施"），避免只提問題不解決；對下溝通：傾聽師生意見，反饋工作進(jìn)展（如"您反映的××問題，我們已經(jīng)在處理，預(yù)計××?xí)r間解決"），增強(qiáng)師生的信任感；跨部門溝通：明確職責(zé)分工（如"本次活動需要教務(wù)處負(fù)責(zé)課程調(diào)整，后勤處負(fù)責(zé)場地布置"），主動配合（如提前發(fā)送需求清單），避免推諉扯皮。（三）職業(yè)素養(yǎng)責(zé)任心：對待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不拖延、不敷衍（如文件處理要及時，會議準(zhǔn)備要細(xì)致）；保密性：嚴(yán)格遵守保密制度（如人事檔案、財務(wù)數(shù)據(jù)、會議紀(jì)要不得泄露）；服務(wù)意識：樹立"以師生為中心"的理念，主動為師生解決問題（如幫助學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)，為教職工解答報銷問題）；學(xué)習(xí)能力：關(guān)注教育政策變化（如教育部關(guān)于高校管理的新規(guī)定），學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識（如人事管理的新辦法、財務(wù)管理的新制度），參加培訓(xùn)或研討會（如高校行政管理論壇），提升自身能力。五、總結(jié)與展望高校行政管理是高校發(fā)展的重要支撐，其質(zhì)量直接影響教學(xué)科研的效率與師生的滿意度。隨著高等教育的快速發(fā)展，高校行政管理面臨著新的挑戰(zhàn)（如數(shù)字化轉(zhuǎn)型、精細(xì)化管理、服務(wù)升級），行政人員需不斷提升自身能力，適應(yīng)時代需求。