酒店公司供應(yīng)商信息規(guī)章

一、總則1.目的為規(guī)范酒店公司供應(yīng)商信息管理，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確、完整、安全與有效利用，提高采購效率與質(zhì)量，加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，同時保障酒店公司的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，特制定本規(guī)章。2.依據(jù)本規(guī)章依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、酒店公司的經(jīng)營理念與管理要求制定。3.原則（1）合法性原則：供應(yīng)商信息管理活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保信息的收集、使用、存儲等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。（2）準(zhǔn)確性原則：保證收集的供應(yīng)商信息真實、準(zhǔn)確，避免信息誤差影響酒店公司的決策與合作。（3）完整性原則：全面收集供應(yīng)商的各類相關(guān)信息，涵蓋基本信息、業(yè)務(wù)能力、財務(wù)狀況、服務(wù)質(zhì)量等方面，形成完整的信息檔案。（4）保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)供應(yīng)商信息的安全，防止信息泄露給酒店公司外部未經(jīng)授權(quán)的人員或機(jī)構(gòu)。（5）動態(tài)管理原則：根據(jù)供應(yīng)商的合作情況、市場變化等因素，及時更新與維護(hù)供應(yīng)商信息，確保信息的時效性。二、適用范圍本規(guī)章適用于酒店公司全體員工涉及供應(yīng)商信息管理的活動，以及與酒店公司有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門（1）負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息的收集、初步審核與整理工作。在與供應(yīng)商接觸過程中，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的相關(guān)信息，并對信息的真實性與完整性進(jìn)行初步核實。（2）建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行日常維護(hù)與更新。確保信息的及時錄入與修改，保證數(shù)據(jù)庫信息的準(zhǔn)確性與時效性。（3）根據(jù)采購需求與供應(yīng)商信息，篩選合適的供應(yīng)商，為采購決策提供支持。2.財務(wù)部門（1）協(xié)助采購部門對供應(yīng)商的財務(wù)狀況進(jìn)行評估。提供財務(wù)分析專業(yè)意見，判斷供應(yīng)商的財務(wù)穩(wěn)定性與付款能力。（2）審核與供應(yīng)商相關(guān)的財務(wù)信息，如發(fā)票、付款記錄等，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合規(guī)性。3.質(zhì)量管理部門（1）參與對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量信息的收集與評估。定期對供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢測，記錄質(zhì)量數(shù)據(jù)。（2）根據(jù)質(zhì)量檢測結(jié)果，提出對供應(yīng)商的改進(jìn)建議或處理意見，為供應(yīng)商信息管理提供質(zhì)量方面的依據(jù)。4.行政部門（1）負(fù)責(zé)制定與完善供應(yīng)商信息管理制度與流程，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。（2）協(xié)調(diào)各部門之間在供應(yīng)商信息管理方面的工作，促進(jìn)信息的流通與共享。（3）對涉及供應(yīng)商信息管理的文件與檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性與安全性。四、管理內(nèi)容與流程1.信息收集（1）基本信息收集：采購部門在與潛在供應(yīng)商建立聯(lián)系時，要求供應(yīng)商提供企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等基礎(chǔ)證照信息，以及公司簡介、法定代表人信息、聯(lián)系方式等。（2）業(yè)務(wù)能力信息收集：了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品或服務(wù)范圍、行業(yè)資質(zhì)認(rèn)證等情況。例如，對于食品供應(yīng)商，需收集其食品生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等相關(guān)資質(zhì)。（3）財務(wù)狀況信息收集：財務(wù)部門協(xié)助采購部門獲取供應(yīng)商的財務(wù)報表、銀行資信證明等資料，評估供應(yīng)商的財務(wù)健康狀況。（4）服務(wù)質(zhì)量信息收集：質(zhì)量管理部門通過市場調(diào)研、客戶反饋、內(nèi)部使用評價等方式，收集供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量信息，如交貨及時性、售后服務(wù)響應(yīng)速度等。2.信息審核（1）初步審核：采購部門對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步審核，檢查信息的完整性與邏輯性。如發(fā)現(xiàn)信息缺失或存在疑問，及時與供應(yīng)商溝通核實。（2）專業(yè)審核：財務(wù)部門對供應(yīng)商財務(wù)信息進(jìn)行專業(yè)審核，評估其財務(wù)風(fēng)險；質(zhì)量管理部門對供應(yīng)商的質(zhì)量相關(guān)信息進(jìn)行審核，判斷其產(chǎn)品或服務(wù)是否符合酒店公司質(zhì)量要求。（3）綜合審核：行政部門組織采購、財務(wù)、質(zhì)量等部門進(jìn)行綜合審核，對供應(yīng)商的整體情況進(jìn)行評估，確定是否將其納入合格供應(yīng)商名錄。3.信息存儲與管理（1）數(shù)據(jù)庫建立：采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，將審核通過的供應(yīng)商信息進(jìn)行分類存儲，方便查詢與管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同部門根據(jù)職責(zé)權(quán)限訪問相應(yīng)信息。（2）檔案管理：行政部門對供應(yīng)商信息的紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，按照供應(yīng)商類別、合作時間等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的有序存放與安全保管。（3）信息更新：各部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商信息發(fā)生變化時，及時通知采購部門進(jìn)行更新。如供應(yīng)商聯(lián)系方式變更、經(jīng)營范圍調(diào)整等，應(yīng)在數(shù)據(jù)庫與檔案中同步更新。4.信息使用（1）采購決策支持：采購部門在進(jìn)行采購活動時，依據(jù)供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫篩選合適的供應(yīng)商，并參考?xì)v史合作信息、質(zhì)量評價等，做出合理的采購決策。（2）合作評估：各部門根據(jù)供應(yīng)商信息對合作供應(yīng)商進(jìn)行定期評估，分析合作過程中的優(yōu)勢與不足，為后續(xù)合作策略調(diào)整提供依據(jù)。（3）風(fēng)險預(yù)警：通過對供應(yīng)商信息的分析，如財務(wù)狀況惡化、質(zhì)量問題頻發(fā)等，及時發(fā)出風(fēng)險預(yù)警，采取相應(yīng)措施降低酒店公司的經(jīng)營風(fēng)險。五、權(quán)利與義務(wù)1.酒店公司權(quán)利（1）有權(quán)要求供應(yīng)商提供真實、準(zhǔn)確、完整的信息，以便進(jìn)行全面評估與合作管理。（2）在合作過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供虛假信息或違反合作約定，有權(quán)根據(jù)合同條款采取相應(yīng)的處罰措施，包括但不限于終止合作、索賠等。（3）有權(quán)對供應(yīng)商信息進(jìn)行合理使用，用于采購決策、合作評估、風(fēng)險管理等內(nèi)部管理活動。2.酒店公司義務(wù)（1）有義務(wù)保護(hù)供應(yīng)商信息的安全與保密，不向外部泄露供應(yīng)商的商業(yè)機(jī)密。（2）按照合同約定及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通與結(jié)算，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（3）定期向供應(yīng)商反饋合作過程中的意見與建議，促進(jìn)供應(yīng)商不斷改進(jìn)產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量。3.供應(yīng)商權(quán)利（1）有權(quán)要求酒店公司對其提供的信息進(jìn)行保密，不被非法使用或泄露。（2）在符合合作約定的情況下，有權(quán)獲取酒店公司的相關(guān)需求信息，以便更好地提供產(chǎn)品與服務(wù)。（3）對酒店公司的評估結(jié)果有異議時，有權(quán)提出申訴，并要求酒店公司進(jìn)行復(fù)核。4.供應(yīng)商義務(wù)（1）有義務(wù)按照酒店公司要求提供真實、準(zhǔn)確、完整的信息，并在信息發(fā)生變化時及時通知酒店公司。（2）嚴(yán)格遵守與酒店公司簽訂的合同條款，按時、按質(zhì)、按量提供產(chǎn)品或服務(wù)。（3）積極配合酒店公司的信息管理與合作評估工作，接受酒店公司提出的合理改進(jìn)建議。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）內(nèi)部審計監(jiān)督：酒店公司內(nèi)部審計部門定期對供應(yīng)商信息管理工作進(jìn)行審計，檢查信息收集、審核、存儲、使用等環(huán)節(jié)是否符合本規(guī)章要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（2）部門相互監(jiān)督：各部門在供應(yīng)商信息管理過程中相互監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)其他部門存在信息管理不規(guī)范、違規(guī)操作等行為，有權(quán)向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。（3）供應(yīng)商監(jiān)督：鼓勵供應(yīng)商對酒店公司信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)酒店公司員工存在泄露信息、違規(guī)索要信息等行為，可向酒店公司投訴。2.考核機(jī)制（1）對員工的考核：行政部門將供應(yīng)商信息管理工作納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括信息收集的準(zhǔn)確性、審核的及時性、數(shù)據(jù)庫維護(hù)的質(zhì)量等方面。對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，對工作不力的員工進(jìn)行相應(yīng)處罰。（2）對供應(yīng)商的考核：采購部門聯(lián)合財務(wù)、質(zhì)量等部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格合理性、售后服務(wù)等。根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，如優(yōu)秀供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會，不合格供應(yīng)商進(jìn)行整改或淘汰。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，