合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)引言合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的核心載體，既是權(quán)利義務(wù)的邊界，也是風(fēng)險(xiǎn)傳遞的通道。據(jù)《中國(guó)企業(yè)合同管理現(xiàn)狀調(diào)查報(bào)告》顯示，60%以上的企業(yè)糾紛源于合同管理漏洞——從主體資格瑕疵到條款歧義，從履行監(jiān)控缺失到證據(jù)留存不足，每一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽都可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。有效的合同管理并非簡(jiǎn)單的“簽字蓋章”，而是從需求發(fā)起至糾紛解決的全流程風(fēng)險(xiǎn)管控。本文結(jié)合《民法典》合同編及實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，梳理合同管理各階段的關(guān)鍵要點(diǎn)，旨在為企業(yè)構(gòu)建“預(yù)防-監(jiān)控-應(yīng)對(duì)”的閉環(huán)風(fēng)險(xiǎn)控制體系。一、前期準(zhǔn)備：明確需求與審查主體，筑牢風(fēng)險(xiǎn)第一道防線合同風(fēng)險(xiǎn)的根源往往在于“起點(diǎn)模糊”——要么需求不明確，要么對(duì)對(duì)方履約能力缺乏判斷。前期準(zhǔn)備的核心是“澄清邊界”，將抽象的商業(yè)意圖轉(zhuǎn)化為可落地的合同目標(biāo)，并排除潛在的主體風(fēng)險(xiǎn)。（一）精準(zhǔn)識(shí)別合同需求，避免“目的偏差”合同的本質(zhì)是“實(shí)現(xiàn)商業(yè)目標(biāo)”，因此需求分析需遵循SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)效性）：具體（Specific）：避免“提高服務(wù)質(zhì)量”等模糊表述，應(yīng)明確“服務(wù)響應(yīng)時(shí)間不超過(guò)2小時(shí)”“產(chǎn)品合格率≥99.5%”等量化指標(biāo)；可衡量（Measurable）：約定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T____質(zhì)量管理體系要求”）、交付成果（如“提交完整的項(xiàng)目報(bào)告及原始數(shù)據(jù)”）；相關(guān)性（Relevant）：確保合同條款與商業(yè)目標(biāo)一致，例如采購(gòu)合同中“交貨時(shí)間”需匹配生產(chǎn)計(jì)劃，避免“提前30天交貨”導(dǎo)致庫(kù)存積壓；時(shí)效性（Time-bound）：明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的時(shí)間限制（如“合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)支付預(yù)付款”“驗(yàn)收合格后30天內(nèi)交付尾款”）。示例：某企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，最初需求為“購(gòu)買一批原材料”，經(jīng)細(xì)化后調(diào)整為“采購(gòu)100噸型號(hào)為A-123的鋼材，符合GB/T____標(biāo)準(zhǔn)，交貨時(shí)間為2024年6月30日前，交貨地點(diǎn)為甲方位于上海浦東的倉(cāng)庫(kù)”。這種表述將模糊需求轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行的條款，減少后續(xù)爭(zhēng)議空間。（二）全面審查合同主體，排除“履約能力風(fēng)險(xiǎn)”主體資格瑕疵是合同無(wú)效或無(wú)法履行的常見原因，審查需覆蓋“身份真實(shí)性”“履約能力”“授權(quán)合法性”三大維度：1.身份真實(shí)性：企業(yè)主體：核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢是否存在經(jīng)營(yíng)異常、失信被執(zhí)行人等情況）、法定代表人身份證明；自然人主體：核查身份證（需核對(duì)原件，避免偽造）、職業(yè)資格（如特殊行業(yè)需具備相應(yīng)資質(zhì)）；分支機(jī)構(gòu)：需確認(rèn)是否有總公司的授權(quán)（如分公司簽訂重大合同需總公司蓋章確認(rèn)）。2.履約能力：財(cái)務(wù)狀況：要求對(duì)方提供最近1年的財(cái)務(wù)報(bào)表（如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表），或通過(guò)“天眼查”“企查查”查詢其注冊(cè)資本、股權(quán)結(jié)構(gòu)、過(guò)往訴訟記錄；過(guò)往業(yè)績(jī)：要求提供同類項(xiàng)目的成功案例（如供應(yīng)商提供近3年的供貨合同復(fù)印件），或客戶references；行業(yè)資質(zhì)：特殊行業(yè)需核查資質(zhì)證書（如建筑工程需具備施工總承包資質(zhì)、藥品銷售需具備GSP證書）。3.授權(quán)合法性：確認(rèn)簽約代表是否有授權(quán)（如法定代表人需提供身份證明，代理人需提供授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍“簽訂本合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議”“處理合同履行中的變更事項(xiàng)”等）；授權(quán)委托書需加蓋公章，且授權(quán)期限需覆蓋合同履行周期。警示案例：某企業(yè)與一家“XX科技公司”簽訂軟件開發(fā)合同，未核查對(duì)方資質(zhì)，后發(fā)現(xiàn)該公司為“空殼公司”（注冊(cè)資本100萬(wàn)但實(shí)繳為0，無(wú)辦公場(chǎng)地），導(dǎo)致項(xiàng)目爛尾，損失50萬(wàn)元。二、合同簽訂：嚴(yán)謹(jǐn)設(shè)計(jì)條款，鎖定權(quán)利義務(wù)邊界合同條款是風(fēng)險(xiǎn)控制的“核心工具”，需做到“邏輯清晰、表述準(zhǔn)確、責(zé)任明確”。實(shí)務(wù)中，80%的合同糾紛源于條款歧義或缺失，因此需重點(diǎn)關(guān)注以下關(guān)鍵條款：（一）核心條款：明確“標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款”的邊界1.標(biāo)的條款：需明確合同指向的對(duì)象（如“XX品牌XX型號(hào)手機(jī)”“XX項(xiàng)目的咨詢服務(wù)”），避免“一批貨物”“相關(guān)服務(wù)”等模糊表述；2.數(shù)量條款：需明確計(jì)量單位（如“噸”“臺(tái)”“小時(shí)”）、數(shù)量（如“100臺(tái)”“500小時(shí)”），若有浮動(dòng)范圍需約定“±5%”的誤差；3.質(zhì)量條款：需明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國(guó)家強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)GBXXX-2023”“符合甲方提供的技術(shù)規(guī)格書（附件1）”），并約定驗(yàn)收程序（如“甲方收到貨物后7個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收，逾期未提出異議視為合格”）；4.價(jià)款條款：需明確單價(jià)、總價(jià)、支付方式（如“銀行轉(zhuǎn)賬”“電子支付”）、支付時(shí)間（如“預(yù)付款30%，貨到驗(yàn)收合格后支付60%，質(zhì)保期滿后支付10%”）、發(fā)票類型（如“增值稅專用發(fā)票”）。示例：價(jià)款條款可表述為“本合同總價(jià)為人民幣壹佰萬(wàn)元整（￥1,000,000），甲方應(yīng)于合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)支付30%預(yù)付款（￥300,000）；乙方交付貨物并經(jīng)甲方驗(yàn)收合格后10個(gè)工作日內(nèi)支付60%進(jìn)度款（￥600,000）；質(zhì)保期（12個(gè)月）滿后5個(gè)工作日內(nèi)支付10%尾款（￥100,000）。乙方應(yīng)在收到每筆款項(xiàng)后3個(gè)工作日內(nèi)開具增值稅專用發(fā)票（稅率13%）。”（二）風(fēng)險(xiǎn)防范條款：提前約定“違約、爭(zhēng)議、保密”的處理規(guī)則1.違約責(zé)任條款：需明確違約情形（如“逾期交貨”“質(zhì)量不合格”“未按時(shí)付款”）及對(duì)應(yīng)的責(zé)任（如“每逾期1天，按未交付部分的0.5‰支付違約金”“質(zhì)量不合格的，乙方應(yīng)免費(fèi)更換并賠償甲方因此遭受的損失”）；注意：違約金需合理（一般不超過(guò)合同總價(jià)的30%），否則可能被法院調(diào)整；可約定“根本違約”的情形（如“乙方逾期交貨超過(guò)15天，甲方有權(quán)解除合同并要求賠償損失”）。2.爭(zhēng)議解決條款：需明確爭(zhēng)議解決方式（如“協(xié)商不成的，提交甲方所在地有管轄權(quán)的法院訴訟”或“提交XX仲裁委員會(huì)仲裁”）；提示：仲裁需明確仲裁委員會(huì)名稱（如“上海仲裁委員會(huì)”），避免“提交當(dāng)?shù)刂俨梦瘑T會(huì)”的模糊表述；選擇訴訟的，需約定管轄法院（如“甲方所在地法院”），減少異地訴訟的成本。3.保密條款：需明確保密范圍（如“對(duì)方的商業(yè)秘密、技術(shù)資料、客戶信息”）、保密期限（如“合同履行期間及終止后2年”）、違約責(zé)任（如“泄露保密信息的，應(yīng)賠償對(duì)方因此遭受的損失”）。4.不可抗力條款：需明確不可抗力的范圍（如“自然災(zāi)害、政府行為、戰(zhàn)爭(zhēng)”）、通知義務(wù)（如“發(fā)生不可抗力后，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)書面通知對(duì)方”）、責(zé)任分擔(dān)（如“因不可抗力導(dǎo)致無(wú)法履行的，免除部分或全部責(zé)任”）。（三）格式條款：避免“無(wú)效”風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)常用的格式合同（如采購(gòu)合同模板、服務(wù)協(xié)議）需注意：提示義務(wù)：對(duì)免除或限制己方責(zé)任的條款（如“本公司不承擔(dān)間接損失”），需用加粗、下劃線等方式提示對(duì)方注意；說(shuō)明義務(wù)：對(duì)方要求解釋的，需予以明確說(shuō)明，否則該條款可能被認(rèn)定為無(wú)效（《民法典》第496條）；公平原則：格式條款不得排除對(duì)方主要權(quán)利（如“甲方有權(quán)隨時(shí)解除合同，無(wú)需承擔(dān)責(zé)任”），否則可能被法院撤銷。三、履行階段：動(dòng)態(tài)監(jiān)控與證據(jù)留存，防范“履約偏差”合同簽訂后，70%的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)自履行過(guò)程中的“變卦”或“疏忽”。履行階段的核心是“動(dòng)態(tài)跟蹤”，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施，同時(shí)留存證據(jù)以應(yīng)對(duì)可能的糾紛。（一）建立“履行臺(tái)賬”，監(jiān)控關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)企業(yè)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，記錄以下信息：合同基本信息（合同編號(hào)、對(duì)方名稱、合同總價(jià)、履行期限）；關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)度（如預(yù)付款支付時(shí)間、交貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、尾款支付時(shí)間）；異常情況（如逾期交貨、質(zhì)量問題、變更請(qǐng)求）及處理結(jié)果。示例：某企業(yè)的履行臺(tái)賬模板：合同編號(hào)對(duì)方名稱合同總價(jià)履行期限預(yù)付款支付時(shí)間交貨時(shí)間驗(yàn)收時(shí)間尾款支付時(shí)間異常情況處理結(jié)果HT-____甲公司100萬(wàn)2024.1.____.6.302024.1.52024.3.102024.3.152025.3.20無(wú)正常履行HT-____乙公司50萬(wàn)2024.2.____.5.312024.2.32024.4.15（逾期5天）2024.4.202025.4.25逾期交貨扣除違約金2500元（二）規(guī)范“變更與解除”，避免“違約”風(fēng)險(xiǎn)合同履行過(guò)程中，若需變更（如調(diào)整數(shù)量、修改交貨時(shí)間）或解除合同，需遵循以下規(guī)則：1.變更需書面確認(rèn)：任何變更都需簽訂補(bǔ)充協(xié)議（或通過(guò)郵件、函件確認(rèn)，需對(duì)方蓋章或授權(quán)代表簽字），避免口頭約定；示例：“甲方要求將交貨時(shí)間從2024年6月30日推遲至2024年7月15日，乙方同意，雙方簽訂補(bǔ)充協(xié)議（編號(hào)：HT-____）確認(rèn)。”2.解除需符合條件：解除合同需符合法定（如對(duì)方根本違約）或約定（如“逾期交貨超過(guò)15天”）條件，否則可能承擔(dān)違約責(zé)任；提示：解除合同需書面通知對(duì)方（如“《解除合同通知書》”），并說(shuō)明解除理由。（三）留存“履行證據(jù)”，應(yīng)對(duì)可能的糾紛證據(jù)是解決合同糾紛的關(guān)鍵，需留存以下材料：合同及補(bǔ)充協(xié)議（原件或加蓋公章的復(fù)印件）；履行記錄（如付款憑證、交貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物流單號(hào)）；溝通記錄（如郵件、微信聊天記錄、電話錄音，需注明時(shí)間、對(duì)方人員、內(nèi)容）；異常情況處理記錄（如《催款函》《質(zhì)量異議函》，需通過(guò)EMS郵寄并保留底單）。提示：微信聊天記錄作為證據(jù)需滿足“真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性、合法性”——需顯示對(duì)方的微信昵稱與真實(shí)姓名一致（如備注為“乙公司王經(jīng)理”），內(nèi)容需涉及合同履行（如“關(guān)于交貨時(shí)間的變更”），且未被篡改。四、糾紛處理與復(fù)盤：從“解決問題”到“預(yù)防問題”若發(fā)生合同糾紛，需遵循“及時(shí)應(yīng)對(duì)、理性處理、復(fù)盤優(yōu)化”的原則，將損失最小化，并避免同類問題再次發(fā)生。（一）糾紛應(yīng)對(duì)：快速收集證據(jù)，選擇合適的解決方式1.協(xié)商與調(diào)解：優(yōu)先選擇協(xié)商（如雙方召開會(huì)議協(xié)商解決方案）或調(diào)解（如通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)、法院調(diào)解），成本低、效率高；2.仲裁或訴訟：若協(xié)商不成，需根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式選擇仲裁或訴訟；仲裁：一裁終局，效率高，但需支付仲裁費(fèi)；訴訟：可上訴，但周期長(zhǎng)，成本高。提示：起訴或申請(qǐng)仲裁的時(shí)效為3年（《民法典》第188條），需在時(shí)效內(nèi)提出，否則喪失勝訴權(quán)。（二）復(fù)盤優(yōu)化：分析原因，完善流程糾紛解決后，需進(jìn)行“rootcauseanalysis（根本原因分析）”，找出問題根源并優(yōu)化流程：若因條款歧義導(dǎo)致糾紛，需修改合同模板（如將“交貨地點(diǎn)為甲方所在地”改為“交貨地點(diǎn)為甲方位于上海浦東的XX倉(cāng)庫(kù)（地址：XX路XX號(hào)）”）；若因履行監(jiān)控不到位導(dǎo)致糾紛，需加強(qiáng)臺(tái)賬管理（如增加“每周更新履行進(jìn)度”的要求）；若因主體審查不嚴(yán)導(dǎo)致糾紛，需完善審查流程（如要求對(duì)方提供最新的信用報(bào)告）。示例：某企業(yè)因“質(zhì)量異議”糾紛敗訴，原因是“未在約定的驗(yàn)收期限內(nèi)提出異議”。復(fù)盤后，企業(yè)修改了驗(yàn)收條款：“甲方收到貨物后7個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收，若有質(zhì)量問題，應(yīng)在驗(yàn)收期限內(nèi)以書面形式通知乙方；逾期未通知的，視為貨物質(zhì)量合格?！蓖瑫r(shí)，在履行臺(tái)賬中增加“驗(yàn)收期限提醒”功能，避免再次遺漏。五、實(shí)用工具與制度：構(gòu)建“標(biāo)準(zhǔn)化+信息化”的管理體系合同管理的高效性依賴于“制度規(guī)范+工具支持”，以下是企業(yè)可采用的實(shí)用方法：（一）建立“合同管理辦法”明確合同管理的流程（如需求發(fā)起→主體審查→條款審核→簽訂→履行→歸檔）、責(zé)任部門（如法務(wù)部負(fù)責(zé)條款審核，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)價(jià)款審核，業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)履行跟蹤）、審批權(quán)限（如100萬(wàn)以下的合同由部門經(jīng)理審批，100萬(wàn)以上的由總經(jīng)理審批）。（二）使用“合同管理系統(tǒng)”借助信息化工具（如SAP、Oracle的合同管理模塊，或國(guó)內(nèi)的“法大大”“契約鎖”）實(shí)現(xiàn)以下功能：合同模板管理（統(tǒng)一模板，避免重復(fù)修改）；審批流程自動(dòng)化（線上審批，減少紙質(zhì)流程）；履行預(yù)警（如“距離交貨時(shí)間還有3天”“距離付款期限還有5天”的提醒）；證據(jù)留存（自動(dòng)存儲(chǔ)合同及履行記錄，便于檢索）。（三）加強(qiáng)“合同培訓(xùn)”定期對(duì)員工進(jìn)行合同管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括：合同法律知識(shí)（如《民法典》合同編的基本規(guī)定）；合同審查要點(diǎn)（如主體審查、條款設(shè)計(jì)）；履行監(jiān)控技巧（如臺(tái)賬