學(xué)校會議室外借管理制度一、制度背景

隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，學(xué)校作為知識傳播的重要場所，各類會議活動(dòng)日益增多。為規(guī)范學(xué)校會議室的使用，提高會議室的使用效率，保障會議活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本室外借管理制度。本制度旨在明確室外借用流程、責(zé)任主體以及管理措施，確保學(xué)校會議室資源的合理分配和有效利用。

二、借用申請與審批

1.會議室借用申請：任何校內(nèi)單位或個(gè)人需借用會議室，應(yīng)提前向?qū)W校行政部門提交借用申請，申請內(nèi)容包括借用時(shí)間、用途、參會人數(shù)、預(yù)計(jì)開始和結(jié)束時(shí)間等詳細(xì)信息。

2.申請?zhí)峤唬航栌蒙暾垜?yīng)通過學(xué)校指定的在線系統(tǒng)或書面形式提交，書面申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

3.審批流程：行政部門收到借用申請后，將根據(jù)會議室的使用情況、借用時(shí)間及申請用途進(jìn)行審批。審批流程如下：

-行政部門初步審核申請是否符合借用條件。

-如申請通過初步審核，行政部門將通知申請單位或個(gè)人進(jìn)行下一步操作。

-申請單位或個(gè)人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會議室預(yù)訂及費(fèi)用繳納。

-行政部門根據(jù)預(yù)訂情況，確認(rèn)借用申請。

4.特殊情況處理：遇特殊情況，如緊急會議或重要活動(dòng)，行政部門有權(quán)優(yōu)先安排會議室使用，并對借用申請進(jìn)行快速審批。

5.申請結(jié)果通知：行政部門審批完畢后，將以書面或電子形式通知申請單位或個(gè)人審批結(jié)果。

6.未經(jīng)批準(zhǔn)借用：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會議室者，將按學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

三、會議室使用規(guī)定

1.使用時(shí)間：會議室借用時(shí)間原則上為工作日，具體時(shí)間根據(jù)借用申請中的時(shí)間安排確定。

2.使用范圍：會議室主要用于學(xué)校內(nèi)部會議、講座、培訓(xùn)等活動(dòng)，校外單位或個(gè)人如需借用，需符合學(xué)校相關(guān)規(guī)定。

3.使用環(huán)境：使用會議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得隨意張貼宣傳材料，不得損壞會議室設(shè)施。

4.人員管理：借用會議室的單位或個(gè)人應(yīng)對參會人員進(jìn)行管理，確保會議秩序，不得影響其他教學(xué)、科研活動(dòng)。

5.費(fèi)用繳納：借用會議室需繳納相應(yīng)費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校行政部門制定，具體金額根據(jù)會議室大小、使用時(shí)間等因素確定。

6.資料準(zhǔn)備：借用單位或個(gè)人應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需資料，并在會議結(jié)束后及時(shí)清理，不得遺留。

7.設(shè)施使用：會議室內(nèi)的音響、投影等設(shè)備由借用單位或個(gè)人自行操作，使用前應(yīng)熟悉操作方法，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

8.故障報(bào)告：如遇設(shè)備故障，借用單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，由行政部門安排維修。

9.使用記錄：行政部門應(yīng)建立會議室使用記錄，詳細(xì)記錄每次借用情況，包括借用單位、時(shí)間、用途等。

10.保密要求：會議室使用過程中，應(yīng)遵守國家保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

四、借用后續(xù)管理與監(jiān)督

1.使用反饋：會議結(jié)束后，借用單位或個(gè)人需對會議室的使用情況進(jìn)行反饋，包括設(shè)施設(shè)備的使用狀況、會議效果等。

2.設(shè)施檢查：行政部門定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查，確保設(shè)備完好，如有損壞，應(yīng)及時(shí)維修或更換。

3.使用記錄審查：行政部門定期審查會議室使用記錄，確保借用流程的合規(guī)性和使用效率。

4.費(fèi)用結(jié)算：行政部門根據(jù)借用記錄和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，對借用單位或個(gè)人進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。

5.違規(guī)處理：對違反借用規(guī)定的行為，如未按時(shí)歸還設(shè)備、損壞設(shè)施等，行政部門將按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。

6.教育與培訓(xùn)：對借用單位或個(gè)人進(jìn)行相關(guān)管理制度的教育和培訓(xùn)，提高其對會議室使用規(guī)定的認(rèn)識。

7.監(jiān)督機(jī)制：建立監(jiān)督機(jī)制，鼓勵(lì)校內(nèi)師生對會議室借用管理進(jìn)行監(jiān)督，確保制度的執(zhí)行和落實(shí)。

8.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)使用情況和反饋意見，不斷優(yōu)化借用管理制度，提高會議室的使用效率和滿意度。

9.公開透明：會議室借用管理的相關(guān)信息應(yīng)公開透明，便于校內(nèi)師生查詢和監(jiān)督。

10.應(yīng)急預(yù)案：制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)事件，如設(shè)備故障、緊急會議等，確保會議室的靈活應(yīng)對和高效使用。

五、責(zé)任與義務(wù)

1.申請人責(zé)任：申請人需確保提交的借用申請真實(shí)、準(zhǔn)確，并對申請內(nèi)容負(fù)責(zé)。

2.申請人義務(wù)：申請人應(yīng)按時(shí)參加會議，如需變更會議時(shí)間，應(yīng)提前通知行政部門，并辦理相關(guān)手續(xù)。

3.使用單位責(zé)任：使用單位或個(gè)人應(yīng)合理使用會議室，不得將會議室用于私人活動(dòng)或違反規(guī)定的行為。

4.使用單位義務(wù)：使用單位應(yīng)確保會議秩序，遵守會議紀(jì)律，維護(hù)會議室的整潔和設(shè)施完好。

5.行政部門責(zé)任：行政部門負(fù)責(zé)制定和管理會議室借用制度，確保制度的貫徹執(zhí)行。

6.行政部門義務(wù)：行政部門應(yīng)提供必要的協(xié)助，如設(shè)備故障的維修、借用記錄的審查等。

7.維護(hù)保養(yǎng)責(zé)任：使用單位或個(gè)人在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，不得自行修復(fù)。

8.安全責(zé)任：使用單位或個(gè)人在使用會議室時(shí)應(yīng)確保人身和財(cái)產(chǎn)安全，遵守消防安全規(guī)定。

9.保密責(zé)任：使用單位或個(gè)人在會議中應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

10.教育培訓(xùn)責(zé)任：行政部門有責(zé)任對借用單位或個(gè)人進(jìn)行相關(guān)管理制度的教育和培訓(xùn)，提高使用者的責(zé)任意識。

六、獎(jiǎng)懲措施

1.表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)：對嚴(yán)格遵守會議室借用管理制度，積極提出合理化建議，或在會議室使用中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，學(xué)校將給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。

2.違規(guī)處罰：對違反會議室借用管理規(guī)定的單位和個(gè)人，將根據(jù)情節(jié)輕重，采取以下處罰措施：

-警告：對輕微違規(guī)行為，如未按時(shí)歸還設(shè)備、未及時(shí)報(bào)告設(shè)施損壞等，給予警告。

-賠償：對造成設(shè)施損壞或丟失的，要求責(zé)任人進(jìn)行賠償。

-暫停借用：對多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，暫停其一定期限的會議室借用資格。

-通報(bào)批評：對嚴(yán)重違規(guī)行為，如故意損壞設(shè)施、濫用會議室等，將進(jìn)行全校通報(bào)批評。

3.處罰執(zhí)行：處罰措施由行政部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，并記錄在案。

4.處罰申訴：受處罰的單位或個(gè)人對處罰決定有異議，可向行政部門提出申訴，行政部門將依法進(jìn)行審查。

5.教育整改：對違規(guī)行為，行政部門將進(jìn)行教育整改，幫助相關(guān)單位或個(gè)人改正錯(cuò)誤。

6.信息記錄：所有獎(jiǎng)懲信息將作為個(gè)人或單位的信用記錄，納入學(xué)校管理檔案。

7.持續(xù)監(jiān)督：行政部門將持續(xù)監(jiān)督獎(jiǎng)懲措施的執(zhí)行情況，確保制度的公正性和嚴(yán)肅性。

8.制度完善：根據(jù)獎(jiǎng)懲措施的執(zhí)行效果，行政部門將不斷調(diào)整和完善獎(jiǎng)懲制度，以更好地規(guī)范會議室的使用。

七、制度解釋與修訂

1.制度解釋：本管理制度如有未盡事宜，由學(xué)校行政部門負(fù)責(zé)解釋。

2.解釋發(fā)布：對制度的解釋將以書面或電子形式發(fā)布，確保校內(nèi)各單位和個(gè)人能夠及時(shí)了解。

3.修訂程序：本管理制度如需修訂，應(yīng)遵循以下程序：

-提出修訂建議：任何校內(nèi)單位或個(gè)人均可提出修訂建議，建議應(yīng)具體說明修訂理由和內(nèi)容。

-形成修訂草案：行政部門根據(jù)收到的建議，形成修訂草案。

-公開征求意見：修訂草案形成后，行政部門將向全校公開征求意見。

-審查與批準(zhǔn)：行政部門將組織專家對修訂草案進(jìn)行審查，并根據(jù)審查意見進(jìn)行修改。最終修訂草案需經(jīng)學(xué)校管理層批準(zhǔn)。

4.修訂發(fā)布：修訂后的管理制度將以正式文件形式發(fā)布，并通知全校。

5.實(shí)施過渡：修訂后的管理制度將在發(fā)布之日起生效，原有制度同時(shí)廢止。

6.修訂記錄：所有修訂記錄將由行政部門存檔，以備查詢。

7.持續(xù)跟蹤：行政部門將持續(xù)跟蹤制度實(shí)施情況，確保修訂后的制度能夠有效執(zhí)行。

8.反饋機(jī)制：任何單位或個(gè)人對修訂后的管理制度有反饋意見，均可向行政部門提出，行政部門將認(rèn)真研究并作出相應(yīng)調(diào)整。

八、附則

1.本管理制度適用于學(xué)校所有會議室的借用和管理。

2.特殊情況下的借用需求，如臨時(shí)緊急會議或大型活動(dòng)，需經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。

3.本管理制度由學(xué)校行政部門負(fù)責(zé)解釋和實(shí)施。

4.任何單位和個(gè)人在使用會議室過程中，應(yīng)自覺遵守本管理制度的規(guī)定。

5.本管理制度的修改和解釋權(quán)歸學(xué)校所有。

6.本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

7.對于本管理制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向?qū)W校行政部門反映，由行政部門協(xié)調(diào)解決。

8.學(xué)校行政部門應(yīng)定期對會議室的借用和管理情況進(jìn)行評估，并根據(jù)評估結(jié)果對管理制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

9.學(xué)校行政部門應(yīng)加強(qiáng)對會議室借用和管理制度的宣傳，提高全校師生的知曉度和遵守率。

10.對于違反本管理制度的行為，學(xué)校將依法依規(guī)進(jìn)行處理，確保管理制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

九、生效與廢止

1.本管理制度自公布之日起正式生效，此前相關(guān)管理規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

2.本制度生效后，所有會議室的借用和管理活動(dòng)均應(yīng)遵循本制度的規(guī)定。

3.本制度廢止以前，學(xué)校會議室的借用和管理活動(dòng)應(yīng)繼續(xù)遵循當(dāng)時(shí)的有效規(guī)定。

4.本制度生效后，如需對現(xiàn)有會議室進(jìn)行裝修或設(shè)施更新，應(yīng)以本制度的規(guī)定為依據(jù)進(jìn)行。

5.在本制度生效前已簽訂的借用合同，如與本制度規(guī)定不符，可協(xié)商修改或終止，以不損害任何一方權(quán)益為原則。

6.本制度生效后，任何單位和個(gè)人不得以任何形式違反本制度的規(guī)定，否則將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

7.本制度生效后，如需對本制度進(jìn)行修訂，修訂后的制度將自公布之日起生效，原有制度同時(shí)廢止。

8.本制度廢止前，學(xué)校行政部門應(yīng)做好相關(guān)資料的整理和存檔工作，確保管理制度的連續(xù)性和可追溯性。

9.本制度生效后，學(xué)校行政部門應(yīng)加強(qiáng)對本制度的宣傳和解釋工作，確保全校師生充分了解并遵守本制度。

10.本制度的實(shí)施情況，將由學(xué)校行政部門進(jìn)行監(jiān)督和評估，以確保本制度的有效性和實(shí)施效果。

十、其他

1.本管理制度涉及的相關(guān)表格、申請單等文件，由學(xué)校行政部門統(tǒng)一制作并提供。

2.會議室借用過程中產(chǎn)生的費(fèi)用，按照學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行，并由使用單位或個(gè)人承擔(dān)。

3.會議室的借用情況，包括借用時(shí)間、使用單位、參會人數(shù)等，將作為學(xué)校資產(chǎn)管理的一部分，納入年度報(bào)告。

4.學(xué)校行政部門應(yīng)建立健全會議室借用管理的監(jiān)督機(jī)制，對違反管理制度的行為進(jìn)行及時(shí)查處。

5.學(xué)校各部門和個(gè)人應(yīng)積極配合學(xué)校行政部門的工作，共同維護(hù)良好的會議室使用秩序。

6.本管理制度如與國家法律法規(guī)或?qū)W校相關(guān)政