制造公司檔案查閱管理控制制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司檔案查閱行為，確保檔案信息的安全、完整與有效利用，同時遵循公司的企業(yè)文化與經(jīng)營理念，促進(jìn)公司內(nèi)部信息的合理流通，為公司的決策、生產(chǎn)運(yùn)營等各項活動提供有力支持，提升公司的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。2.依據(jù)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實(shí)際管理需求制定本制度。3.原則遵循保密、規(guī)范、高效的原則。在保障檔案安全保密的前提下，規(guī)范查閱流程，提高查閱效率，以滿足公司各部門及員工工作需要。二、適用范圍本制度適用于制造公司全體員工以及因業(yè)務(wù)往來有合理檔案查閱需求的客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門-負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲等工作。-制定檔案查閱的具體操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案查閱申請進(jìn)行審核與批準(zhǔn)。-監(jiān)督檔案查閱過程，確保檔案的安全與完整。-對檔案查閱情況進(jìn)行記錄與統(tǒng)計，定期向公司管理層匯報。2.各部門-負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的收集、整理，并及時移交至檔案管理部門。-提出檔案查閱申請，明確查閱目的、范圍等信息。-在檔案查閱過程中，遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、損壞檔案。3.公司管理層-對涉及公司重大決策、商業(yè)機(jī)密等特殊檔案的查閱進(jìn)行最終審批。-指導(dǎo)和監(jiān)督檔案查閱管理制度的執(zhí)行情況，確保制度符合公司發(fā)展戰(zhàn)略與管理需求。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案分類與標(biāo)識-檔案管理部門根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、時間等因素，對公司檔案進(jìn)行科學(xué)分類，如行政檔案、財務(wù)檔案、生產(chǎn)檔案、技術(shù)檔案等。-為每一類檔案建立清晰的標(biāo)識體系，便于檔案的查找與管理。2.查閱申請-員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、檔案名稱或類別、預(yù)計查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。-部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容，判斷是否符合工作需求，如審核通過，簽字后提交檔案管理部門。-客戶查閱檔案，需由業(yè)務(wù)對接部門填寫《客戶檔案查閱申請表》，說明客戶基本信息、查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案管理部門。3.申請審核-檔案管理部門收到查閱申請后，首先審核申請手續(xù)是否完備，申請內(nèi)容是否清晰合理。-對于一般檔案的查閱申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人可直接審批；對于涉及公司機(jī)密、核心技術(shù)等重要檔案的查閱申請，需報公司管理層審批。-審核通過后，檔案管理部門通知申請人查閱檔案的時間、地點(diǎn)等相關(guān)信息。4.查閱過程管理-申請人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出指定區(qū)域。-查閱過程中，不得擅自拆卷、涂改、圈劃、批注檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)另行提出申請，并經(jīng)審批同意。-檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。5.查閱歸還-查閱完畢后，申請人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。-檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確認(rèn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請查閱與工作相關(guān)的檔案，以獲取必要的信息支持。-對檔案查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題，有權(quán)向檔案管理部門提出意見和建議。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，如實(shí)填寫查閱申請，不得虛報查閱目的。-在查閱過程中，妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)公司信息安全。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)在符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需要的情況下，申請查閱相關(guān)檔案，了解公司產(chǎn)品、服務(wù)等方面的信息。4.客戶義務(wù)-遵守公司檔案查閱的各項規(guī)定，不得將查閱的檔案信息用于非法或與業(yè)務(wù)無關(guān)的用途。-對查閱過程中知悉的公司機(jī)密信息予以保密。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-檔案管理部門定期對檔案查閱情況進(jìn)行自查，檢查查閱申請、查閱記錄等是否規(guī)范完整。-公司審計部門不定期對檔案查閱管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.績效考核-將員工遵守檔案查閱制度的情況納入績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守制度，為公司檔案管理和利用做出貢獻(xiàn)的員工，給予適當(dāng)獎勵；對于違反制度的員工，視情節(jié)輕重扣減績效分?jǐn)?shù)，并進(jìn)行相應(yīng)的處罰。-對檔案管理部門的工作進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括檔案查閱服務(wù)的效率、準(zhǔn)確性、安全性等方面，激勵檔案管理部門