制造公司檔案復制管理辦法

一、總則1.目的為加強公司檔案復制管理，確保檔案信息的安全、準確與有效利用，規(guī)范檔案復制流程，根據(jù)公司實際情況及相關法律法規(guī)，特制定本辦法。2.指導思想秉持公司“創(chuàng)新驅動、質量至上、合作共贏”的經(jīng)營理念，以服務公司發(fā)展戰(zhàn)略為核心，在保障檔案安全的前提下，滿足公司各部門及客戶對檔案信息的合理需求，促進公司內部信息流通與對外業(yè)務合作。3.基本原則遵循合法性、必要性、規(guī)范性、安全性原則。檔案復制必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定；復制需求應基于工作實際需要；復制過程嚴格按照既定流程操作；確保檔案信息在復制過程中不被泄露、篡改，保障檔案信息安全。二、適用范圍本辦法適用于制造公司全體員工及因業(yè)務往來需要復制公司檔案的客戶。三、組織架構與職責分工1.檔案管理部門-負責制定和完善檔案復制管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-對檔案復制申請進行審核，確定申請的合理性與必要性。-具體實施檔案復制操作，確保復制件的質量與準確性。-對檔案復制情況進行登記與統(tǒng)計，建立相應檔案。2.需求部門-負責提出檔案復制申請，明確復制檔案的名稱、內容、用途等信息。-對檔案復制后的使用情況進行跟蹤與反饋，確保復制檔案用于申請用途。3.審批部門-根據(jù)檔案的密級和重要性，對檔案復制申請進行審批。-對檔案復制過程中的重大事項進行決策。四、管理內容與流程1.檔案復制申請-公司員工因工作需要復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，詳細注明申請部門、申請人、復制檔案名稱、檔號、預計復制數(shù)量、用途、申請日期等信息，并提交給本部門負責人審核。-客戶因業(yè)務往來需要復制公司檔案，由業(yè)務對接部門協(xié)助客戶填寫《檔案復制申請表》，除上述員工申請必填信息外，還需注明客戶名稱、聯(lián)系方式等信息，業(yè)務對接部門負責人進行初步審核。2.申請審核-部門負責人審核申請時，應確認申請用途是否符合工作實際需要，內容填寫是否完整準確。審核通過后，將申請表提交至檔案管理部門。-檔案管理部門收到申請表后，重點審核申請復制的檔案是否存在保密限制、是否可以復制等情況。對于密級檔案，需進一步核實申請是否符合保密規(guī)定。審核通過后，根據(jù)檔案重要性和密級確定審批部門。3.審批流程-對于普通檔案的復制申請，由檔案管理部門負責人審批。-對于涉及公司核心機密、重要商業(yè)信息等密級檔案的復制申請，需提交至公司分管領導審批。-審批部門應在收到申請表后的[X]個工作日內完成審批，在申請表上簽署審批意見。如不同意申請，需注明理由。4.檔案復制實施-檔案管理部門在收到審批通過的申請表后，按照申請要求進行檔案復制操作。復制過程中，嚴格遵守操作規(guī)程，確保復制件的質量和準確性。-對于電子檔案的復制，應確保存儲介質的安全性，防止病毒感染和數(shù)據(jù)丟失。對于紙質檔案的復制，應選擇合適的復制設備，保證復制件清晰可讀。5.復制件交付與登記-檔案復制完成后，檔案管理部門將復制件交付給申請人，并要求申請人在《檔案復制交付登記表》上簽字確認。-檔案管理部門對檔案復制情況進行詳細登記，包括申請部門、申請人、復制檔案名稱、檔號、復制數(shù)量、審批部門、審批時間、交付時間等信息，形成檔案復制臺賬。五、權利與義務1.員工權利與義務-權利：員工有權根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請復制相關檔案，以支持工作開展。-義務：嚴格遵守檔案復制管理制度，不得將復制檔案用于申請用途以外的其他目的；妥善保管復制檔案，防止丟失、泄露；不得擅自對復制檔案進行二次復制或傳播。2.客戶權利與義務-權利：客戶有權在業(yè)務合作范圍內，按照公司規(guī)定申請復制相關檔案，以了解公司產(chǎn)品、服務等信息。-義務：遵守公司檔案復制管理規(guī)定，不得將復制檔案用于商業(yè)競爭或其他非法目的；對復制檔案中的保密信息嚴格保密，未經(jīng)公司書面同意，不得向第三方披露。3.公司權利與義務-權利：公司有權對檔案復制申請進行審核、審批，拒絕不合理的申請；對違反檔案復制規(guī)定的員工或客戶采取相應措施。-義務：為員工和客戶提供合理的檔案復制服務，確保復制流程的順暢與高效；對檔案復制過程中涉及的信息安全負責，采取必要措施保障檔案信息不被泄露。六、監(jiān)督與考核機制1.內部監(jiān)督-檔案管理部門定期對檔案復制情況進行自查，檢查申請流程是否規(guī)范、復制記錄是否完整、復制檔案的使用是否符合規(guī)定等。-公司審計部門不定期對檔案復制管理工作進行審計監(jiān)督，重點檢查制度執(zhí)行情況、審批流程的合規(guī)性以及檔案信息安全情況。2.客戶監(jiān)督鼓勵客戶對公司檔案復制管理工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)公司員工在檔案復制過程中存在違規(guī)行為，可向公司投訴。公司應及時受理并調查處理客戶投訴。3.績效考核-將員工對檔案復制管理制度的執(zhí)行情況納入績效考核體系。對于嚴格遵守制度、無違規(guī)行為的員工，在績效考核中給予適當加分；對于違反制度的員工，視情節(jié)輕重給予扣分、警告、罰款等處罰。-對于檔案管理部門及相關審批部門，考核其工作效率、審核準確性、檔案信息安全保障等方面的表現(xiàn)，與部門績效掛鉤。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起生效實施，如有未