辦公室文秘工作流程及規(guī)范匯編一、總則（一）編制目的為規(guī)范辦公室文秘工作流程，明確崗位職責(zé)，提高工作效率與質(zhì)量，確保公文處理、會議管理、信息溝通等工作有序開展，特制定本匯編。（二）適用范圍本匯編適用于單位辦公室全體文秘人員及涉及文秘工作的相關(guān)崗位（如行政助理、機(jī)要員等）。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性：所有工作環(huán)節(jié)均需嚴(yán)格遵循法律法規(guī)、單位制度及業(yè)務(wù)規(guī)范，確保信息真實(shí)、格式規(guī)范、數(shù)據(jù)無誤。2.保密性：嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及單位保密制度，對接觸的秘密信息（含國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密）承擔(dān)保密責(zé)任。3.主動性：提前預(yù)判工作需求，主動溝通協(xié)調(diào)，避免被動應(yīng)付。4.協(xié)同性：加強(qiáng)與各部門的銜接配合，確保流程順暢、責(zé)任明確。二、核心工作流程及操作規(guī)范（一）公文處理流程公文處理遵循“準(zhǔn)確、及時(shí)、安全”原則，分為收文辦理與發(fā)文辦理兩大模塊，全流程實(shí)現(xiàn)“閉環(huán)管理”。1.收文辦理流程流程節(jié)點(diǎn)：簽收→登記→初審→擬辦→批辦→承辦→催辦→歸檔操作規(guī)范：簽收：收到公文后，需核對文件名稱、文號、份數(shù)、密級等信息，確認(rèn)無誤后在《收文登記簿》上簽字（電子公文通過OA系統(tǒng)簽收）。登記：詳細(xì)記錄公文的來源、文號、標(biāo)題、密級、收文時(shí)間、簽收人等信息，確?？勺匪荨３鯇彛簷z查公文是否符合行文規(guī)則（如文種使用、格式規(guī)范）、是否需要辦理（如不屬于本單位職責(zé)范圍的，需及時(shí)退文并說明理由）。擬辦：根據(jù)公文內(nèi)容及單位職責(zé)，提出具體辦理意見（如“請××部門于×月×日前辦理”），并標(biāo)注辦理優(yōu)先級（如“加急”“特急”）。批辦：由單位領(lǐng)導(dǎo)對擬辦意見進(jìn)行審批，明確辦理責(zé)任人和時(shí)間要求（如“同意擬辦意見，由××部門李×負(fù)責(zé)辦理，×月×日前完成”）。承辦：承辦部門按照批辦要求落實(shí)辦理事項(xiàng)，及時(shí)反饋辦理進(jìn)度（如遇特殊情況無法按時(shí)完成，需提前向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并說明原因）。催辦：文秘人員定期跟蹤公文辦理進(jìn)度，對未按時(shí)完成的事項(xiàng)進(jìn)行提醒（可通過OA系統(tǒng)、電話或書面形式催辦）。歸檔：公文辦理完畢后，由文秘人員按照《檔案管理規(guī)范》對公文及相關(guān)材料（如辦理記錄、批復(fù)意見）進(jìn)行整理、編號、歸檔（電子公文需同步存儲至單位檔案系統(tǒng)）。注意事項(xiàng)：秘密公文需單獨(dú)登記、單獨(dú)存儲，接觸人員需辦理審批手續(xù)；加急公文需在收文后1個(gè)工作日內(nèi)完成擬辦，領(lǐng)導(dǎo)批辦后2個(gè)工作日內(nèi)啟動承辦；電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力，需同步歸檔。2.發(fā)文辦理流程流程節(jié)點(diǎn)：擬稿→審核→簽發(fā)→復(fù)核→繕印→用印→登記→分發(fā)→歸檔操作規(guī)范：擬稿：由業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要起草公文（需符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定的文種、格式要求），擬稿人需在公文上簽字確認(rèn)。審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對公文內(nèi)容進(jìn)行審核（如是否符合政策規(guī)定、是否準(zhǔn)確反映工作意圖），文秘人員對公文格式進(jìn)行審核（如字體、字號、排版、附件是否齊全）。簽發(fā)：公文經(jīng)審核無誤后，由單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（重要公文需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，一般公文可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)），簽發(fā)人需在公文上簽字并標(biāo)注簽發(fā)日期。復(fù)核：文秘人員對簽發(fā)后的公文進(jìn)行再次核對（如文號、標(biāo)題、簽發(fā)人、附件等），確保無誤。繕?。喊凑諒?fù)核后的公文內(nèi)容進(jìn)行印刷（電子公文通過OA系統(tǒng)發(fā)布），需保證印刷質(zhì)量（如字跡清晰、頁面整潔）。用?。菏褂脝挝挥≌滦柁k理審批手續(xù)（如填寫《用印申請表》，注明用印事由、份數(shù)），用印人需核對公文內(nèi)容與用印申請是否一致，確保印章加蓋位置準(zhǔn)確（如正文結(jié)尾處、成文日期上）。登記：對發(fā)文信息進(jìn)行記錄（如文號、標(biāo)題、簽發(fā)人、用印時(shí)間、份數(shù)），填寫《發(fā)文登記簿》。分發(fā)：按照公文的主送、抄送單位分發(fā)（可通過郵寄、OA系統(tǒng)、專人送達(dá)等方式），確保及時(shí)送達(dá)。歸檔：發(fā)文完成后，由文秘人員將公文原稿、審核記錄、簽發(fā)意見、用印申請等材料整理歸檔（電子公文需同步存儲至單位檔案系統(tǒng)）。注意事項(xiàng)：公文文號需按照單位規(guī)定的編號規(guī)則編制（如“××〔2023〕×號”），不得重復(fù)；秘密公文需標(biāo)注密級（如“秘密”“機(jī)密”“絕密”），并按照保密要求分發(fā)；未經(jīng)簽發(fā)的公文不得繕印、用印。（二）會議管理流程會議管理遵循“精簡、高效、務(wù)實(shí)”原則，分為會議籌備、會議實(shí)施、會議收尾三個(gè)階段。1.會議籌備階段流程節(jié)點(diǎn)：議題確定→方案審批→通知發(fā)放→材料準(zhǔn)備→場地布置操作規(guī)范：議題確定：由業(yè)務(wù)部門提出會議議題（需符合單位工作重點(diǎn)），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審批（重要會議需提前3個(gè)工作日確定議題）。方案審批：文秘人員根據(jù)議題制定會議方案（包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程、材料清單等），報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。通知發(fā)放：會議方案審批后，及時(shí)發(fā)放會議通知（可通過OA系統(tǒng)、短信、電話等方式），通知需明確“時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會人員、需攜帶材料”等信息（重要會議需提前2個(gè)工作日發(fā)放通知，確保參會人員收到）。材料準(zhǔn)備：根據(jù)會議議程準(zhǔn)備相關(guān)材料（如匯報(bào)材料、政策文件、簽到表），需保證材料的準(zhǔn)確性（如數(shù)據(jù)、日期無誤）和完整性（如附件齊全），材料份數(shù)需多于參會人數(shù)10%（備用）。場地布置：提前檢查會議場地的設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、音響）是否正常，布置座位（如圓桌會議、匯報(bào)會議），擺放材料、茶水、紙筆等物品（重要會議需提前1個(gè)小時(shí)完成場地布置）。注意事項(xiàng)：會議時(shí)間需避開重要活動或節(jié)假日，確保參會人員能按時(shí)參加；場地設(shè)備需提前調(diào)試，避免會議中出現(xiàn)故障；涉密會議需選擇安全場地，禁止使用無線設(shè)備。2.會議實(shí)施階段流程節(jié)點(diǎn)：簽到→開場→議程執(zhí)行→突發(fā)情況處理操作規(guī)范：簽到：參會人員到達(dá)后，需在《會議簽到表》上簽字（電子會議通過OA系統(tǒng)簽到），文秘人員需核對參會人員信息，及時(shí)提醒未到人員（重要會議需向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)未到人員情況）。開場：由會議主持人宣布會議開始，介紹參會人員、會議議程及注意事項(xiàng)（如“請關(guān)閉手機(jī)靜音，遵守會議紀(jì)律”）。議程執(zhí)行：按照會議議程依次進(jìn)行（如匯報(bào)工作、討論議題、作出決議），文秘人員需做好會議記錄（記錄內(nèi)容包括：會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等），記錄需準(zhǔn)確、客觀（可使用錄音設(shè)備輔助記錄，但需提前告知參會人員）。突發(fā)情況處理：如遇參會人員未到、設(shè)備故障、議題變更等突發(fā)情況，需及時(shí)處理（如：參會人員未到，可電話聯(lián)系并調(diào)整議程；設(shè)備故障，可更換備用設(shè)備或調(diào)整會議形式；議題變更，需向參會人員說明原因并征求意見）。3.會議收尾階段流程節(jié)點(diǎn)：紀(jì)要整理→決議落實(shí)→資料歸檔操作規(guī)范：紀(jì)要整理：會議結(jié)束后，文秘人員需在1個(gè)工作日內(nèi)整理會議紀(jì)要（需符合《會議紀(jì)要格式規(guī)范》），紀(jì)要內(nèi)容需包括“會議基本信息、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和時(shí)間要求”等，經(jīng)主持人審核后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。決議落實(shí)：將會議紀(jì)要發(fā)放給參會人員及相關(guān)部門，跟蹤決議事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度（如每周檢查一次落實(shí)情況，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)）。資料歸檔：將會議材料（會議通知、議程、簽到表、紀(jì)要、匯報(bào)材料）整理歸檔（電子材料需同步存儲至單位檔案系統(tǒng)）。注意事項(xiàng)：會議記錄需真實(shí)、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息；會議紀(jì)要需在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放，確保決議事項(xiàng)及時(shí)落實(shí)；涉密會議的記錄、紀(jì)要需按照保密要求存儲、銷毀。（三）信息溝通流程信息溝通是文秘工作的重要內(nèi)容，需確保“信息準(zhǔn)確、傳遞及時(shí)、反饋有效”。1.內(nèi)部信息溝通流程節(jié)點(diǎn)：信息收集→信息審核→信息傳遞→信息反饋操作規(guī)范：信息收集：通過部門匯報(bào)、OA系統(tǒng)、工作群等渠道收集內(nèi)部信息（如工作進(jìn)展、問題困難），需保證信息的真實(shí)性（如核對數(shù)據(jù)來源）。信息審核：對收集到的信息進(jìn)行審核（如是否符合單位規(guī)定、是否需要上報(bào)），重要信息需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。信息傳遞：通過OA系統(tǒng)、工作群、書面報(bào)告等方式傳遞信息，需明確“接收人、傳遞時(shí)間、信息內(nèi)容”（緊急信息需通過電話傳遞）。信息反饋：要求接收人在收到信息后及時(shí)反饋（如“收到信息請回復(fù)”），確保信息傳遞到位。2.外部信息溝通流程節(jié)點(diǎn)：信息接收→信息核實(shí)→信息處理→信息反饋操作規(guī)范：信息接收：通過電話、郵件、函件等方式接收外部信息（如上級單位通知、客戶咨詢），需禮貌回應(yīng)（如“您好，這里是××單位辦公室，請問有什么可以幫您？”）。信息核實(shí)：對外部信息進(jìn)行核實(shí)（如核對發(fā)件人身份、信息內(nèi)容的真實(shí)性），避免虛假信息。信息處理：根據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行處理（如上級單位通知需及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，客戶咨詢需轉(zhuǎn)至相關(guān)部門處理）。信息反饋：處理完畢后，及時(shí)向外部反饋處理結(jié)果（如“您的咨詢已轉(zhuǎn)至××部門，他們會在1個(gè)工作日內(nèi)與您聯(lián)系”）。注意事項(xiàng)：內(nèi)部信息溝通需遵守單位保密規(guī)定，不得泄露秘密信息；外部信息溝通需使用禮貌用語，保持單位形象；緊急信息需在收到后30分鐘內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。三、崗位規(guī)范細(xì)則（一）公文格式規(guī)范需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）的規(guī)定，具體要求如下：文種使用：根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，正確選擇文種（如請示、報(bào)告、通知、函等）。格式要求：標(biāo)題：一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（如“××單位關(guān)于××工作的通知”），字體為二號小標(biāo)宋體，居中排列；主送機(jī)關(guān)：需明確（如“各部門、各直屬單位”），字體為三號仿宋_GB2312；正文：字體為三號仿宋_GB2312，行間距為28磅，段落首行縮進(jìn)2字符；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2023年×月×日”），右空兩字；附件：如有附件，需在正文后標(biāo)注“附件：××××”（附件名稱需與正文一致）；印章：加蓋單位公章，印章需覆蓋成文日期。（二）保密工作規(guī)范文秘人員需承擔(dān)保密責(zé)任，嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：秘密文件管理：接觸秘密文件需辦理審批手續(xù)（如填寫《秘密文件借閱申請表》），秘密文件需存放在加密柜中，不得帶出單位；秘密信息傳遞：秘密信息需通過加密渠道傳遞（如加密郵件、機(jī)要通道），不得通過普通郵件、微信等方式傳遞；秘密文件銷毀：秘密文件銷毀需填寫《秘密文件銷毀申請表》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)督銷毀（使用碎紙機(jī)或指定銷毀地點(diǎn)）；保密紀(jì)律：不得向無關(guān)人員透露秘密信息，不得在私人場合討論秘密事項(xiàng)，不得將秘密文件帶回家中。（三）事務(wù)性服務(wù)規(guī)范1.接待工作規(guī)范接待準(zhǔn)備：提前了解接待對象的身份、人數(shù)、行程、飲食禁忌等信息，制定接待方案（包括車輛、住宿、餐飲、行程安排），報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；接待實(shí)施：接待時(shí)需熱情周到（如主動握手、介紹單位情況），注意禮儀（如用餐時(shí)不勸酒、不吸煙）；接待收尾：接待結(jié)束后，及時(shí)整理接待記錄（如行程、費(fèi)用），報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，并存檔。2.印章管理規(guī)范用印審批：使用單位印章需填寫《用印申請表》，注明用印事由、份數(shù)、申請人，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、文秘人員審核后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批；用印登記：用印時(shí)需核對《用印申請表》與公文內(nèi)容是否一致，登記用印時(shí)間、事由、份數(shù)、申請人；印章保管：印章需由文秘人員專人保管，存放在加密柜中，不得擅自外借（如遇特殊情況需外借，需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，并由專人陪同）。四、應(yīng)急處理機(jī)制（一）公文緊急情況處理加急件：收文后立即登記，10分鐘內(nèi)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)擬辦，領(lǐng)導(dǎo)批辦后立即轉(zhuǎn)承辦部門，跟蹤辦理進(jìn)度，每2小時(shí)反饋一次；錯(cuò)發(fā)件：發(fā)現(xiàn)公文錯(cuò)發(fā)（如文號、份數(shù)錯(cuò)誤），立即聯(lián)系發(fā)文單位，說明情況，要求補(bǔ)發(fā)，并記錄錯(cuò)發(fā)情況；丟失件：如公文丟失，立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，啟動查找程序（如查看監(jiān)控、聯(lián)系快遞單位），如無法找回，需向發(fā)文單位說明情況，申請補(bǔ)發(fā)。（二）會議突發(fā)情況處理參會人員未到：立即聯(lián)系未到人員，詢問原因，如無法按時(shí)到會，調(diào)整議程（如先討論其他議題），并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；設(shè)備故障：立即更換備用設(shè)備（如投影儀故障，使用筆記本電腦播放），如無備用設(shè)備，調(diào)整會議形式（如改為書面匯報(bào)）；議題變更：如會議中需變更議題，需向參會人員說明原因，征求意見，如多數(shù)人同意，調(diào)整議程，否則繼續(xù)原議程。（三）信息泄露情況處理立即止損：發(fā)現(xiàn)信息泄露后，立即采取措施（如刪除泄露信息、關(guān)閉相關(guān)渠道），防止信息進(jìn)一步擴(kuò)散；調(diào)查原因：成立調(diào)查組，調(diào)查信息泄露的原因（如是否違反保密規(guī)定、是否存在外部攻擊）；責(zé)任追究：根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理（如批評教育、紀(jì)律處分、解除勞動合同）；整改措施：針對信息泄露問題，制定整改措施（如加強(qiáng)保密培訓(xùn)、完善信息系統(tǒng)安全），防止類似情況再次發(fā)生。五、考核與激勵(lì)機(jī)制（一）考核指標(biāo)考核項(xiàng)目考核指標(biāo)評分標(biāo)準(zhǔn)（100分）公文處理準(zhǔn)確率（無格式錯(cuò)誤、內(nèi)容錯(cuò)誤）準(zhǔn)確率≥99%得100分，每降1%扣5分及時(shí)率（收文/發(fā)文按時(shí)完成）及時(shí)率≥98%得100分，每降1%扣5分會議管理籌備及時(shí)率（方案/材料/場地按時(shí)完成）及時(shí)率≥95%得100分，每降1%扣5分紀(jì)要準(zhǔn)確性（無遺漏、錯(cuò)誤）準(zhǔn)確性≥99%得100分，每降1%扣5分信息溝通傳遞及時(shí)率（信息在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞）及時(shí)率≥98%得100分，每降1%扣5分反饋有效率（接收人及時(shí)反饋）有效率≥95%得100分，每降1%扣5分事務(wù)性服務(wù)接待滿意度（接待對象評價(jià)）滿意度≥90%得100分，每降1%扣5分印章管理合規(guī)率（用印審批、登記規(guī)范）合規(guī)率≥100%得100分，每出現(xiàn)1次違規(guī)扣10分（二）考核方式日常檢查：文秘人