制造公司檔案管理控制規(guī)定

一、總則1.目的：為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)于公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策及文化傳承，特制定本規(guī)定。2.依據(jù)：依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行的檔案管理規(guī)范，結(jié)合本公司實(shí)際情況制定。3.檔案定義：本規(guī)定所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、資料、圖紙、圖表、照片、聲像材料等。4.管理原則：遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、安全保密、便于利用的原則。體現(xiàn)公司“創(chuàng)新、高效、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化，確保檔案管理工作與公司經(jīng)營(yíng)理念相契合，為公司的扁平化管理提供有力支持。二、適用范圍本規(guī)定適用于制造公司全體員工及與公司有檔案業(yè)務(wù)往來的客戶、合作伙伴等。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理委員會(huì)-組成：由公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人組成，主任由公司總經(jīng)理擔(dān)任。-職責(zé)：制定檔案管理的方針政策，審議檔案管理規(guī)劃和重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，確保檔案管理工作符合公司整體戰(zhàn)略和社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益要求。2.檔案管理部門-設(shè)置：在行政部門下設(shè)檔案管理科，配備專業(yè)檔案管理人員。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)；組織檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)、保管、利用等工作；對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)與管理；組織檔案鑒定和銷毀工作等。3.各部門-職責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作；確保本部門形成的檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地移交至檔案管理部門；按照規(guī)定利用檔案資源，配合檔案管理部門開展相關(guān)工作。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-收集范圍：涵蓋公司行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各個(gè)方面形成的文件材料。包括但不限于合同協(xié)議、會(huì)議記錄、工作報(bào)告、產(chǎn)品圖紙、工藝文件、檢驗(yàn)報(bào)告、客戶資料等。-收集要求：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和范圍，及時(shí)收集本部門的檔案材料，并確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要活動(dòng)和項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)收集。-收集流程：各部門檔案管理人員定期將收集整理好的檔案材料移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案整理與分類-整理原則：遵循檔案形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。-分類方法：采用年度-組織機(jī)構(gòu)-問題等多種分類方法相結(jié)合。如按照年度劃分不同時(shí)間段的檔案，再根據(jù)組織機(jī)構(gòu)區(qū)分不同部門形成的檔案，最后按照問題屬性對(duì)具體檔案進(jìn)行細(xì)分。-整理流程：檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，進(jìn)行進(jìn)一步的整理和分類。對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，制作檔案檢索工具。3.檔案存儲(chǔ)與保管-存儲(chǔ)設(shè)施：配備專門的檔案庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防塵、防光等條件。安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品投放裝置等。-存儲(chǔ)方式：根據(jù)檔案的類型和保管期限，采用不同的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案采用檔案盒、檔案架存放；電子檔案存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份。-保管要求：建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和數(shù)字化處理。4.檔案利用-利用方式：包括查閱、借閱、復(fù)制等。公司員工因工作需要可申請(qǐng)利用檔案，客戶和合作伙伴根據(jù)相關(guān)協(xié)議或規(guī)定可在指定范圍內(nèi)利用檔案。-利用流程：利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，說明利用目的、檔案名稱、利用方式等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。借閱檔案需按照規(guī)定的期限歸還，對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。5.檔案鑒定與銷毀-鑒定標(biāo)準(zhǔn)：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值、保管期限、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，確定檔案是否需要銷毀。-鑒定流程：檔案管理部門組織相關(guān)人員成立鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成鑒定報(bào)告。對(duì)于需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)。-銷毀方式：經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，采用合適的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒、數(shù)據(jù)擦除等。銷毀過程需進(jìn)行記錄，確保檔案信息不被泄露。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定申請(qǐng)利用檔案資源，以支持工作開展和個(gè)人學(xué)習(xí)研究。-對(duì)檔案管理工作提出意見和建議，參與檔案管理相關(guān)培訓(xùn)和活動(dòng)。2.員工義務(wù)-負(fù)責(zé)收集、整理和移交本部門的檔案材料，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。-嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案，不得泄露檔案機(jī)密信息。3.客戶權(quán)利-根據(jù)合同或協(xié)議規(guī)定，在指定范圍內(nèi)查閱、復(fù)制相關(guān)檔案。-對(duì)涉及自身權(quán)益的檔案信息有知情權(quán)和異議權(quán)。4.客戶義務(wù)-按照約定使用檔案，不得將檔案信息用于非法目的或泄露給第三方。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。-公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的真實(shí)性和完整性等。2.考核機(jī)制-將檔案管理工作納入部門和員工績(jī)效考核體系。對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反檔案管理制度的部門和個(gè)人，按照公司規(guī)定進(jìn)行處罰。-考核指標(biāo)包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、檔案整理的規(guī)范性、檔案利用的服務(wù)質(zhì)量、檔案安全管理等方面。七、附則1.解釋權(quán)：本規(guī)定由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際工作需要，適時(shí)對(duì)本規(guī)定進(jìn)行修訂和完善。3.生效日期：本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施。公司原有相關(guān)檔案管理規(guī)定