2024年酒店采購管理制度模版為提升酒店采購工作的制度化、規(guī)范化和效率,合理控制成本,加強內部協(xié)調,特制定以下采購管理制度:一、采購管理部門設置酒店設立專職采購部,隸屬于財務部,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部以及其他相關部門的監(jiān)督。采購部全面負責酒店的采購事務,確保采購活動合規(guī)、高效。二、采購部工作基本要求1.所有采購項目必須經(jīng)過董事會簽批授權,并得到酒店財務部的批準。2.采購物品需進行至少三家供應商的價格和品質比較,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。3.采購物品的品質必須保持一致和穩(wěn)定。4.采購部工作人員需對所采購物品的價格和品質承擔相應責任。5.采購部應每半個月通過電話、傳真、實地調查、接待廠商等方式收集酒店使用物品的主要品種價格信息,并整理成價格信息庫,以書面形式報告給財務部及董事會。6.采購部必須對供應商名片、報價單、合同等資料及樣品進行登記歸檔,并妥善保管。7.采購時間要求:一般物品的采購時間為____天;急用物品須當天采購完成;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門需提前一個月下單采購。8.采購部不得采購任何未下申購單的物品,財務部將不予以報銷。9.使用部門禁止自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。10.采購部負責跟進協(xié)作廠商的貨款簽批支付事宜,確保到期應付賬款及時支付,以維護酒店形象和財務信譽。三、采購審批程序1.申購單審批流程:使用部門經(jīng)理(倉庫主管)→資產(chǎn)會計→董事同意→采購部詢價→財務總監(jiān)→稽查部→行政辦→董事會→申購單返回采購部。2.單位價值____元以下或批量價值在____元以下的物品,采購部需進行價格比較,并在申購單上注明詢價結果和選定供應商,經(jīng)董事會批準后方可采購。3.單位價值____元以上或批量價值在____元以上的物品采購,需經(jīng)過采購部尋找至少三家廠商進行比較,評定小組確定供應商,采購部與供應商共同草擬合同或采購協(xié)議,經(jīng)財務審批、行政辦審批、董事會審批后執(zhí)行。4.賒購（月結）物品采購審批程序：蔬菜、肉類等由各廚主廚直接下單至采購部,其他物品按照上述審批程序執(zhí)行。供應商選定需經(jīng)過采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成的供貨商評定小組進行比較和討論。四、采購監(jiān)督采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門和集團稽查部共同完成。各部門需及時了解市場價格行情,以促進采購成本的有效控制和監(jiān)督。五、供應商管理1.財務部應定期組織財務部、采購部、使用部門和集團稽查部對供應商進行評估,淘汰不合格的供貨商。2.供應商選用采用1+2+N原則,即一類商品一個主供應商、____個輔助供應商、N個考察供應商。____%的物資,輔助供應商提供約____%的物資,考察供應商作為后備力量,確保采購無死角。3.采購部需做好與供應商的聯(lián)系和接待工作,維護酒店形象。2024年酒店采購管理制度模版(二)在制定和完善酒店物資采購及倉儲管理體系的過程中,以下是對相關內容的正式改寫：一、采購計劃制定1.酒店各部門需根據(jù)年度物資消耗和損耗數(shù)據(jù),結合次年的營業(yè)預測,于每年年底前編制采購計劃和預算,并提交至財務部門進行審核。1.1對于計劃外的采購項目或臨時增加的項目,相關部門亦需制定相應計劃或報告,并提交至財務部門審核。1.2采購計劃應制作四份副本,其中一份由編制部門留存,其余三份提交至財務部門。二、采購計劃審批1.財務部門負責匯總和審核各部門提交的采購計劃和報告。1.1財務部門將依據(jù)酒店當年的營業(yè)實績、物資消耗與損耗率、次年的營業(yè)指標及預測,編制采購物資預算。1.2審核完畢的采購計劃和預算需提交至總經(jīng)理審批。1.3經(jīng)批準的采購計劃由財務總監(jiān)負責監(jiān)督實施,對于未經(jīng)批準的計劃外采購請求,財務部門有權拒絕支付相關款項。三、物資采購執(zhí)行1.采購人員應根據(jù)已核準的采購計劃,及時采購所需物資,確保供應的連續(xù)性。1.1對于長期需求的大宗物資,可根據(jù)計劃與相關供應商簽訂長期供貨協(xié)議,以保障物資的質量、數(shù)量和供貨要求。1.2餐飲部所需的食品和飲品等,由行政總廚或宴會部下單至采購部門,采購人員應按照下單要求進行采購。1.3對于計劃外的臨時急需品,經(jīng)總經(jīng)理或授權的管理層批準后,方可進行采購。四、物資驗收入庫1.采購物資無論直撥使用或入庫存儲,均需由倉庫管理員進行驗收。1.1驗收工作應根據(jù)訂貨樣本,對物資的質量和數(shù)量進行核實。驗收合格后,應在發(fā)票上簽名或發(fā)放驗收單。1.2需直撥的物資應按規(guī)定的程序進行直撥,需入庫的物資則應按照規(guī)定程序入庫存儲。五、報銷及付款1.付款流程:1.1大宗物資的付款需經(jīng)財務總監(jiān)審核,確認無誤后方可執(zhí)行付款。1.2支票結算應由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)據(jù)或單據(jù)進行填制。若采購員領取空白支票,金額應控制在規(guī)定范圍內。1.3根據(jù)酒店財務制度,超過規(guī)定金額的付款應使用支票或銀行轉賬方式,低于該金額的可使用現(xiàn)金支付。1.4超過規(guī)定金額要求使用現(xiàn)金支付的,必須經(jīng)過財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)的審查批準。2.報銷流程:2.1采購員報銷時,需憑驗收員簽字的發(fā)票及驗收單,經(jīng)出納審核確認后,方可進行報銷。2.2若采購員向個體戶購買商品,可通過稅務部門開票。如賣方無法提供發(fā)票,應由賣方出具銷售證明并簽名蓋章,同時需有采購員和驗收員的證明,經(jīng)部門經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可報銷。六、采購部業(yè)務操作制度1.采購人員應根據(jù)使用部門的要求和采購申請表,進行市場詢價和供應商選擇,填寫價格、質量和供應商調查表。1.1將調查表提交至主管,匯報詢價情況,經(jīng)審核后確定最佳采購方案。1.2在主管的指導下,按照采購部主任確定的方案進行采購。1.3采購人員應按照酒店及部門的工作程序,完成現(xiàn)貨和期貨的采購工作。1.4對于貨物驗收過程中出現(xiàn)的問題,采購人員應立即查明原因,并向主管報告。1.5貨物驗收合格后,應送至倉庫驗收并辦理入庫手續(xù)。1.6采購人員需向相關部門報告到貨品種、數(shù)量和付款情況,并附上采購申請單或經(jīng)銷合同。1.7將采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并提交至財務部審核,并辦理報銷或結算手續(xù)。七、倉庫管理制度1.倉庫分類:酒店倉庫包括餐飲部鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒飲品倉,商場部百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食品倉、山貨倉,動力部油庫、石油氣庫,建筑裝修材料倉,管家部清潔劑倉庫,綠化部花盆倉庫,機械汽車配件倉,陶瓷小貨倉,家具設備倉等。2.物資驗收:2.1倉庫管理員對所有采購物資進行驗收,確保發(fā)票與實物相符。2.2對于不符合要求的物資,倉庫管理員有權拒絕驗收。2.3驗收合格后,倉庫管理員需填寫驗收單,并分發(fā)至相關部門。3.入庫存放:3.1驗收后的物資,除直撥使用外,均需進入倉庫妥善保管。3.2物資存放應按照規(guī)定位置,整齊有序地堆放,注意保護易損物品。4.保管與抽查:4.1倉庫管理員應定期檢查庫存物資,防止蟲蛀、鼠咬、霉變等,降低損耗率。4.2倉庫管理員及材料會計應定期對物資進行抽查,確保賬物相符。5.領發(fā)物資:5.1領用物資需提前制定計劃,并報告庫存部門準備。5.2倉庫管理員根據(jù)計劃準備物資,確保領用人員能夠順利領取。6.盤點:6.1倉庫物資應定期進行盤點,包括每月小盤點、月底大盤點、半年和年終全面盤點。6.2盤點結果應詳細記錄,并提交至財務部審核。6.3盤點期間暫停發(fā)貨。7.記賬:7.1倉庫管理員應建立完整的賬簿和登記賬,確保賬簿整潔、全面、清