公司印章管理與使用流程規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司印章的刻制、保管、使用及銷毀流程，防范印章濫用、偽造、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)民法典》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司及所屬分支機(jī)構(gòu)所有實(shí)體印章（含公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等）和電子印章的管理與使用。（三）基本原則1.歸口管理：行政部為印章歸口管理部門，統(tǒng)一負(fù)責(zé)印章的刻制、備案、保管、監(jiān)督及銷毀工作。2.分級(jí)審批：印章使用需根據(jù)類型及事項(xiàng)重要性，履行逐級(jí)審批程序，確保權(quán)責(zé)一致。3.風(fēng)險(xiǎn)可控：建立“申請(qǐng)-審核-使用-登記”全流程管控機(jī)制，杜絕空白用印、越權(quán)用印等行為。4.痕跡留存：所有印章使用均需記錄臺(tái)賬，保留原始憑證，便于追溯責(zé)任。二、管理職責(zé)分工（一）歸口管理部門（行政部）1.制定、修訂印章管理制度及流程；2.負(fù)責(zé)印章的刻制、備案、啟用、銷毀及臺(tái)賬管理；3.監(jiān)督各部門印章使用情況，定期開展檢查與培訓(xùn)；4.協(xié)調(diào)處理印章丟失、被盜等應(yīng)急事件。（二）專業(yè)審核部門1.法務(wù)部：審核合同、協(xié)議、授權(quán)委托書等法律文件的合法性與合規(guī)性；2.財(cái)務(wù)部：審核財(cái)務(wù)報(bào)表、支票、匯票、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)文件的真實(shí)性與準(zhǔn)確性；3.業(yè)務(wù)部門：審核與本部門職責(zé)相關(guān)的業(yè)務(wù)文件（如銷售訂單、提貨單）的合理性。（三）使用部門1.提出印章使用申請(qǐng)，確保申請(qǐng)材料真實(shí)、完整；2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門印章使用的必要性、合規(guī)性負(fù)責(zé)；3.配合行政部開展印章使用檢查與整改。（四）法定代表人1.作為公司印章的最終審批人，對(duì)印章使用的法律后果承擔(dān)責(zé)任；2.授權(quán)行政部負(fù)責(zé)印章日常管理，監(jiān)督管理制度執(zhí)行情況。三、印章種類與刻制規(guī)范（一）印章類型及用途印章類型用途說(shuō)明公章用于公司對(duì)外簽訂合同、出具證明、申報(bào)材料、辦理工商/稅務(wù)登記等正式事項(xiàng)法定代表人章用于法定代表人簽署的文件（如授權(quán)委托書、銀行開戶資料），需與公章配套使用財(cái)務(wù)專用章用于財(cái)務(wù)收支、開具發(fā)票、銀行結(jié)算、資金劃轉(zhuǎn)等財(cái)務(wù)事項(xiàng)合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同（如買賣合同、服務(wù)合同），替代公章使用部門章用于部門內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)（如通知、請(qǐng)示），不得對(duì)外使用業(yè)務(wù)專用章用于業(yè)務(wù)往來(lái)（如銷售訂單、提貨單、驗(yàn)收單），僅限特定業(yè)務(wù)場(chǎng)景使用（二）刻制流程1.申請(qǐng)：需求部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》（附件1），注明刻制原因、印章類型、用途及數(shù)量，附上相關(guān)證明材料（如部門成立文件、業(yè)務(wù)授權(quán)函）。2.審核：行政部審核申請(qǐng)材料的真實(shí)性與必要性，法務(wù)部審核印章用途的合法性（如合同專用章需確認(rèn)業(yè)務(wù)范圍）。3.批準(zhǔn)：審核通過(guò)后，報(bào)法定代表人簽字批準(zhǔn)。4.刻制：行政部持批準(zhǔn)文件到公安機(jī)關(guān)備案的刻章單位刻制，確保印章包含公司名稱、防偽編碼及公安備案標(biāo)識(shí)。（三）備案與啟用1.刻制完成后，行政部需將印章信息（名稱、類型、刻制日期、備案編號(hào)、保管人）錄入《印章臺(tái)賬》（附件2），并向公安機(jī)關(guān)提交備案材料。2.啟用前，行政部需發(fā)布《印章啟用通知》，告知公司全體員工及合作單位新印章的樣式、用途及生效日期，同時(shí)收回舊印章（如有）。四、日常保管規(guī)范（一）保管責(zé)任人1.公章：行政部經(jīng)理（或指定專人）；2.法定代表人章：法定代表人本人（或授權(quán)行政部專人）；3.財(cái)務(wù)專用章：財(cái)務(wù)部經(jīng)理；4.合同專用章：法務(wù)部經(jīng)理（或指定專人）；5.部門章：部門負(fù)責(zé)人；6.業(yè)務(wù)專用章：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（或指定專人）。注：保管人需具備責(zé)任心強(qiáng)、熟悉公司制度、無(wú)不良記錄等條件，不得委托他人代為保管。（二）保管要求1.印章需存放在帶密碼的保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜鑰匙與密碼由保管人分開保管；2.每日下班前，保管人需檢查印章是否歸位，確認(rèn)保險(xiǎn)柜鎖閉；3.保管場(chǎng)所需防火、防潮、防磁，避免印章?lián)p壞；4.嚴(yán)禁將印章帶離公司（異地使用除外，需按本規(guī)范第五章第二節(jié)辦理）。（三）交接流程1.保管人因離職、調(diào)崗等原因需交接印章時(shí)，需提前3個(gè)工作日向行政部提出申請(qǐng)；2.行政部安排監(jiān)交人（如行政部主管），交接雙方需核對(duì)印章數(shù)量、狀態(tài)（如是否有損壞、磨損）；3.填寫《印章交接清單》（附件3），注明交接日期、印章信息、保管人變更情況，雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)；4.行政部更新《印章臺(tái)賬》，并通知相關(guān)部門保管人變更信息。五、使用流程規(guī)范（一）一般使用流程1.申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》（附件4），注明以下信息：使用部門、申請(qǐng)人、日期；印章類型、使用事由（如“簽訂XX合同”“出具XX證明”）；文件名稱、接收方、蓋章數(shù)量；附上需要蓋章的文件原件（如合同、證明）。2.審批：部門審核：部門負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容的真實(shí)性、必要性，簽字確認(rèn)；專業(yè)審核：涉及法律事項(xiàng)的（如合同），需經(jīng)法務(wù)部審核；涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的（如支票），需經(jīng)財(cái)務(wù)部審核；最終審批：公章、法定代表人章、合同專用章需經(jīng)法定代表人簽字批準(zhǔn)；財(cái)務(wù)專用章需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；部門章、業(yè)務(wù)專用章需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.核對(duì)：申請(qǐng)人持審批通過(guò)的《印章使用申請(qǐng)表》及文件到保管人處，保管人核對(duì)以下內(nèi)容：審批簽字是否完整（如法定代表人簽字、部門負(fù)責(zé)人簽字）；文件內(nèi)容與申請(qǐng)表是否一致（如合同金額、接收方是否匹配）；蓋章數(shù)量是否與申請(qǐng)表一致。4.蓋章：核對(duì)無(wú)誤后，保管人在文件指定位置蓋章（如合同落款處、證明騎縫處），蓋章時(shí)需確保印跡清晰、位置準(zhǔn)確，不得歪斜或重疊。5.登記：保管人填寫《印章使用登記簿》（附件5），記錄以下信息：使用時(shí)間、申請(qǐng)人、部門；印章類型、使用事由、文件名稱；蓋章數(shù)量、審批人、保管人簽字；申請(qǐng)人需在登記簿上簽字確認(rèn)。6.歸檔：行政部每月將《印章使用申請(qǐng)表》《印章使用登記簿》及相關(guān)文件歸檔，保存期限不少于5年。（二）特殊場(chǎng)景處理1.緊急情況：因業(yè)務(wù)需要（如搶險(xiǎn)救災(zāi)、緊急合同簽訂）需立即用印且無(wú)法履行正常審批程序的，申請(qǐng)人可向部門負(fù)責(zé)人及法定代表人申請(qǐng)電話審批（需保留錄音或短信記錄），保管人核實(shí)審批信息后可先蓋章，申請(qǐng)人需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填《印章使用申請(qǐng)表》并附上緊急情況說(shuō)明。2.異地使用：?jiǎn)T工需攜帶印章到異地使用的，需填寫《異地使用印章申請(qǐng)表》（附件6），注明異地使用的原因、時(shí)間、地點(diǎn)、接收方，附上需要蓋章的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部、法定代表人審批后，由保管人將印章交給申請(qǐng)人，申請(qǐng)人需出具《印章借用承諾書》（附件7），承諾妥善保管、使用后及時(shí)歸還（歸還時(shí)需檢查印章?tīng)顟B(tài)，填寫《印章歸還清單》）。3.電子印章：電子印章的生成需由行政部負(fù)責(zé)，與實(shí)體印章關(guān)聯(lián)，確保電子印章與實(shí)體印章具有同等法律效力；使用電子印章時(shí)，申請(qǐng)人需登錄公司電子印章系統(tǒng)，填寫使用申請(qǐng)，經(jīng)審批后，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子印章并加蓋在電子文件上；電子印章的使用記錄需保存，便于查詢與追溯。（三）禁止性規(guī)定1.嚴(yán)禁私刻、偽造公司印章；2.嚴(yán)禁未經(jīng)審批使用印章（包括空白紙張、空白合同）；3.嚴(yán)禁將印章借給他人使用（包括公司內(nèi)部非保管人員）；4.嚴(yán)禁在違法、違規(guī)文件上蓋章（如虛假證明、無(wú)效合同）；5.嚴(yán)禁保管人委托他人代為保管印章。六、風(fēng)險(xiǎn)防控與應(yīng)急處理（一）日常風(fēng)險(xiǎn)排查1.行政部每月開展一次印章保管檢查，查看保險(xiǎn)柜是否完好、印章是否在位、《印章使用登記簿》是否完整；2.內(nèi)部審計(jì)部門每半年開展一次印章使用審計(jì)，檢查是否符合流程、有沒(méi)有違規(guī)行為（如空白用印、越權(quán)用?。?；3.行政部每季度組織一次印章管理培訓(xùn)，講解管理制度、風(fēng)險(xiǎn)案例及應(yīng)急處理流程，提高員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。（二）防偽與核驗(yàn)措施1.所有實(shí)體印章均需刻制公安備案的防偽編碼，編碼可通過(guò)公安機(jī)關(guān)網(wǎng)站查詢；2.在印章上添加公司LOGO或特殊圖案（如麥穗、盾牌），增強(qiáng)防偽性；3.對(duì)于重要文件（如金額超過(guò)100萬(wàn)元的合同），需在蓋章處注明“本文件僅在加蓋公司公章及法定代表人章后生效”，避免單一印章被濫用；4.合作單位可通過(guò)公司官網(wǎng)或電話核實(shí)印章的真實(shí)性（行政部需提供查詢渠道）。（三）丟失/被盜應(yīng)急處理1.報(bào)告：保管人發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜后，需立即向行政部報(bào)告，行政部需在1小時(shí)內(nèi)通知法定代表人及相關(guān)部門；2.報(bào)案：行政部需在24小時(shí)內(nèi)到公安機(jī)關(guān)報(bào)案，取得《報(bào)案證明》；3.聲明：在公司官網(wǎng)及當(dāng)?shù)貓?bào)紙發(fā)布《印章作廢聲明》（附件8），聲明丟失的印章不再具有法律效力，提醒合作單位注意防范；4.重新刻制：按照本規(guī)范第三章第二節(jié)的刻制流程重新刻制印章，啟用前需通知所有合作單位；5.調(diào)查：行政部需配合公安機(jī)關(guān)調(diào)查印章丟失原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任（如保管人未按規(guī)定保管）。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為分類1.私刻、偽造公司印章；2.未經(jīng)審批使用印章（包括空白文件）；3.保管不當(dāng)導(dǎo)致印章丟失、被盜；4.將印章借給他人使用；5.在違法、違規(guī)文件上蓋章；6.隱瞞印章丟失情況未及時(shí)報(bào)告。（二）責(zé)任承擔(dān)方式1.行政處分：對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為（如未經(jīng)審批使用部門章），給予警告、記過(guò)、降薪等處分；2.賠償損失：因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的（如合同違約、詐騙），由責(zé)任人賠償公司損失；3.法律責(zé)任：對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為（如私刻印章、偽造印章），移送公安機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任（根據(jù)《中華人民共和國(guó)刑法》第二百八十條，偽造公司印章罪可處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利，并處罰金）。八、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，原《公司印章管理辦法》同時(shí)廢止；