電力公司工程檔案管理辦法

一、總則1.目的為加強電力公司電力工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，更好地服務(wù)于電力工程建設(shè)、運行維護及公司的長遠發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。2.指導(dǎo)思想以公司“安全供電、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、創(chuàng)新發(fā)展、履行責(zé)任”的企業(yè)文化為引領(lǐng)，秉持“以客戶為中心，以創(chuàng)新為驅(qū)動”的經(jīng)營理念，將工程檔案管理作為提升公司管理水平、保障安全生產(chǎn)、實現(xiàn)社會效益的重要環(huán)節(jié)。通過科學(xué)規(guī)范的管理，促進電力工程建設(shè)的順利推進，為社會提供可靠的電力供應(yīng)。3.基本原則遵循集中統(tǒng)一管理、全過程管控、真實性與完整性并重、便于利用的原則。確保工程檔案能夠真實反映電力工程建設(shè)的全過程，為公司的各項決策和業(yè)務(wù)活動提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于電力公司全體員工在電力工程建設(shè)、改造、運維等相關(guān)活動中涉及的工程檔案管理工作，同時也適用于與本公司有合作關(guān)系的施工單位、監(jiān)理單位等在參與電力工程項目過程中形成的工程檔案管理。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司主管領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司電力工程檔案管理工作，制定檔案管理戰(zhàn)略和方針，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。2.檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)制定和完善電力工程檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)；組織開展工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等日常管理工作；對各部門及合作單位的工程檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核。3.項目部門各項目部門負責(zé)在電力工程項目實施過程中，按照檔案管理要求，及時收集、整理本部門產(chǎn)生的工程文件資料，并定期移交至檔案管理部門；配合檔案管理部門開展檔案的整理、歸檔及驗收工作；確保項目檔案與工程建設(shè)同步進行。4.其他相關(guān)部門其他相關(guān)部門按照職責(zé)分工，負責(zé)提供與電力工程相關(guān)的文件資料，協(xié)助檔案管理部門做好工程檔案的管理工作。如財務(wù)部門提供工程資金使用相關(guān)資料，物資部門提供設(shè)備采購、物資管理等方面的資料。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-收集范圍涵蓋電力工程項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收全過程產(chǎn)生的各類文件資料，包括但不限于項目立項批復(fù)、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工記錄、設(shè)備資料、監(jiān)理文件、調(diào)試報告、竣工驗收報告等。-收集要求各部門及合作單位應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。收集的文件資料應(yīng)真實、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。-收集時間項目實施過程中，各部門應(yīng)定期將收集的文件資料移交至檔案管理部門；項目竣工后，項目部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成全部檔案資料的收集和移交工作。2.檔案整理-分類標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門按照電力工程檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合公司實際情況，制定科學(xué)合理的分類標(biāo)準(zhǔn)。一般可按照項目階段、文件性質(zhì)、專業(yè)類別等進行分類。-整理要求對收集的文件資料進行系統(tǒng)整理，包括編號、編目、裝訂等工作。整理過程中應(yīng)保證文件資料的排列順序合理，便于查閱和管理。-數(shù)字化處理積極推進電力工程檔案的數(shù)字化建設(shè)，對重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.檔案歸檔-歸檔流程檔案整理完成后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的歸檔流程進行歸檔。歸檔時應(yīng)填寫歸檔清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、來源等信息，并由交接雙方簽字確認。-歸檔存儲檔案應(yīng)分類存儲在專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。4.檔案保管-庫房管理檔案庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。-檔案保護對珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如使用專用的檔案盒、封裝材料等。同時，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其檔案保護意識和技能。-期限管理明確電力工程檔案的保管期限，根據(jù)檔案的重要性和利用價值，分為短期、中期和長期保管。保管期限屆滿后，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。5.檔案利用-利用申請公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱電力工程檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。-利用方式檔案管理部門根據(jù)申請情況，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在指定的場所進行，借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還。對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密制度進行管理。-利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，收集利用者的反饋意見，不斷改進檔案管理工作，提高檔案的利用效率。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利公司員工有權(quán)按照規(guī)定申請查閱、借閱與工作相關(guān)的電力工程檔案，以獲取必要的信息支持工作開展。對檔案管理工作提出意見和建議的權(quán)利，促進檔案管理工作的不斷完善。2.員工義務(wù)員工有義務(wù)按照檔案管理制度的要求，及時、準(zhǔn)確地收集、整理和移交本部門產(chǎn)生的工程文件資料。在利用檔案過程中，應(yīng)嚴格遵守檔案利用規(guī)定，妥善保管檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.合作單位權(quán)利與義務(wù)合作單位有權(quán)按照合同約定，查閱與本單位參與項目相關(guān)的工程檔案。同時，有義務(wù)按照本公司檔案管理要求，及時提供項目實施過程中產(chǎn)生的各類文件資料，并配合做好檔案的整理、歸檔和驗收工作。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對各部門及合作單位的工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、完整性，整理的規(guī)范性，歸檔的準(zhǔn)確性等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.績效考核將電力工程檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及員工在檔案管理工作中的表現(xiàn)進行量化考核?？己酥笜?biāo)包括檔案管理工作任務(wù)完成情況、檔案質(zhì)量、利用效果等。對檔案管理工作成績突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對工作不力、違反檔案管理制度的部門和個人，進行相應(yīng)的處罰。3.責(zé)任追究對因故意或重大過失導(dǎo)致電力工程檔案丟失、損毀、泄密等嚴重后果的部門和個人，依法依規(guī)追究其責(zé)任。涉及違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理。七、附則1.本辦法由公司檔案管理部門負責(zé)解釋和修訂。2.本辦法自發(fā)布之日起施行。此前公司有關(guān)電力工程檔案管理的規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。在實施過程中，如遇國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，本辦法相應(yīng)條款應(yīng)及時進行調(diào)整和修訂。3.本辦法應(yīng)結(jié)合公司實際情況，不斷優(yōu)化和完善，以適應(yīng)電力行業(yè)發(fā)展和公司管理的需要。同時，要注重與公司其他