農(nóng)業(yè)公司合同檔案執(zhí)行規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范農(nóng)業(yè)公司合同檔案的管理，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效支持公司的運(yùn)營決策，維護(hù)公司合法權(quán)益，同時(shí)契合公司“綠色發(fā)展、誠信共贏”的企業(yè)文化與“以科技創(chuàng)新推動(dòng)農(nóng)業(yè)進(jìn)步，為客戶提供優(yōu)質(zhì)農(nóng)產(chǎn)品與服務(wù)”的經(jīng)營理念。合同檔案管理遵循規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化原則，實(shí)行扁平化管理模式，減少管理層次，提高管理效率。通過科學(xué)有效的合同檔案管理，提升公司整體運(yùn)營水平，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。二、適用范圍本規(guī)定適用于農(nóng)業(yè)公司全體員工在合同簽訂、履行、變更及終止等過程中形成的各類合同檔案的管理。同時(shí)，對于涉及客戶的相關(guān)合同檔案信息，在遵循法律法規(guī)及保密原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行妥善管理與利用，以更好地服務(wù)客戶，維護(hù)良好的合作關(guān)系。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）公司設(shè)立合同檔案管理小組，由行政主管擔(dān)任組長，成員包括各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員。小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司合同檔案管理工作，制定和完善相關(guān)管理制度與流程，協(xié)調(diào)解決管理過程中的重大問題。（二）行政部門作為合同檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定合同檔案管理細(xì)則，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的合同檔案管理工作；負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等具體操作；建立合同檔案信息化管理系統(tǒng)，確保檔案信息的及時(shí)錄入與更新。（三）各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門合同檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。在合同履行完畢或終止后，及時(shí)將合同檔案移交行政部門。（四）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對涉及財(cái)務(wù)收支的合同進(jìn)行審核，并提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和憑證，配合行政部門做好合同檔案中財(cái)務(wù)資料的歸檔工作。同時(shí)，依據(jù)合同約定進(jìn)行財(cái)務(wù)核算與監(jiān)督，確保公司資金的安全與合理使用。四、管理內(nèi)容與流程（一）合同檔案的收集1.各業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件（包括但不限于合同談判記錄、招投標(biāo)文件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等）移交本部門合同檔案管理人員。2.在合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件，如送貨單、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證、往來信函等，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集整理，并定期移交本部門合同檔案管理人員。3.合同履行完畢或終止后，各業(yè)務(wù)部門合同檔案管理人員應(yīng)在一周內(nèi)將完整的合同檔案移交行政部門。（二）合同檔案的整理1.行政部門收到各業(yè)務(wù)部門移交的合同檔案后，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，便于查詢與管理。2.對合同檔案進(jìn)行排序，去除重復(fù)、無效的文件，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，對每份合同檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件名稱、日期、頁碼等信息。3.將整理好的合同檔案進(jìn)行裝訂，采用統(tǒng)一的裝訂規(guī)格和方式，確保檔案的牢固與整齊。對于電子合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）合同檔案的歸檔1.行政部門根據(jù)合同檔案的分類編號(hào)，將裝訂好的紙質(zhì)合同檔案存放在專門的檔案柜中，并建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置。對于電子合同檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立合同檔案歸檔臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同檔案的歸檔日期、名稱、編號(hào)、來源部門、保管期限等信息。歸檔臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對與更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。（四）合同檔案的保管1.合同檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期對保管場所進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問題。2.對于紙質(zhì)合同檔案，應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于管理與查詢。同時(shí)，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)措施。3.電子合同檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全技術(shù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（五）合同檔案的利用1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、合同名稱或編號(hào)、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱合同檔案應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，不得對檔案進(jìn)行涂改、圈劃、批注、污損等操作。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫《合同檔案復(fù)印/摘錄申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.對于涉及公司商業(yè)秘密或客戶隱私的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要將合同檔案提供給外部單位或個(gè)人查閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批，并與對方簽訂保密協(xié)議。（六）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的，由行政部門提出銷毀申請，編制《合同檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.對于涉及法律糾紛或其他重要事項(xiàng)的合同檔案，在保管期限屆滿后，應(yīng)按照法律法規(guī)的要求進(jìn)行妥善處理，不得擅自銷毀。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.公司員工有權(quán)按照規(guī)定查閱、復(fù)印與工作相關(guān)的合同檔案，以支持工作的順利開展。2.員工對合同檔案管理工作有提出意見和建議的權(quán)利，行政部門應(yīng)認(rèn)真聽取并及時(shí)反饋處理結(jié)果。3.在合同履行過程中，員工因工作需要有權(quán)要求行政部門提供相關(guān)合同檔案的協(xié)助與支持。（二）員工義務(wù)1.各業(yè)務(wù)部門員工有義務(wù)按照規(guī)定及時(shí)收集、整理和移交本部門的合同檔案，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.員工在查閱、使用合同檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和客戶隱私。3.員工應(yīng)積極配合行政部門開展合同檔案管理工作，如提供相關(guān)信息、參與檔案整理等。（三）客戶權(quán)利1.客戶有權(quán)在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，了解與自身相關(guān)的合同檔案信息，公司應(yīng)按照規(guī)定為客戶提供必要的協(xié)助。2.客戶對公司合同檔案管理工作中涉及自身權(quán)益的事項(xiàng)有提出異議的權(quán)利，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并向客戶反饋結(jié)果。（四）客戶義務(wù)1.客戶應(yīng)按照合同約定提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，配合公司做好合同檔案的管理工作。2.客戶在獲取公司合同檔案相關(guān)信息后，應(yīng)遵守保密義務(wù)，不得將信息泄露給第三方。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）行政部門定期對各業(yè)務(wù)部門的合同檔案管理工作進(jìn)行檢查與監(jiān)督，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、整理的規(guī)范性、歸檔的準(zhǔn)確性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）建立合同檔案管理績效考核制度，將合同檔案管理工作納入各部門和員工的績效考核體系。考核指標(biāo)包括檔案按時(shí)移交率、檔案完整性、檔案利用效率等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰與獎(jiǎng)勵(lì)，對未達(dá)到考核要求的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)與處罰。（三）公司審計(jì)部門定期對合同檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性等。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并督促行政部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整