農(nóng)業(yè)公司印章管理實施細則

一、總則本細則旨在加強農(nóng)業(yè)公司印章的管理與使用，確保印章使用的合法性、規(guī)范性和安全性，維護公司的正常運營秩序和合法權益。遵循國家相關法律法規(guī)，結合農(nóng)業(yè)公司的實際情況制定本細則。公司秉持“綠色發(fā)展、服務三農(nóng)、誠信創(chuàng)新、合作共贏”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，在印章管理過程中，貫徹扁平化管理原則，力求高效、透明地進行各項操作。印章管理應服務于公司業(yè)務發(fā)展，注重社會效益，同時兼顧員工關懷，保障員工在合法合規(guī)的前提下順利開展工作。二、適用范圍本細則適用于農(nóng)業(yè)公司全體員工，涵蓋公司總部及各分支機構。涉及公司各類印章的刻制、保管、使用、銷毀等相關活動均依照本細則執(zhí)行。對于與公司有業(yè)務往來的客戶，在涉及公司印章使用的相關事務中，也需遵循本細則所規(guī)定的流程和要求進行操作，以確保業(yè)務的合法性和有效性。三、組織架構與職責分工（一）公司設立印章管理小組，由公司高層管理人員、行政部門負責人及相關業(yè)務部門代表組成。印章管理小組負責制定和審核印章管理制度，對重大印章使用事項進行決策和監(jiān)督。（二）行政部門作為印章管理的歸口部門，負責印章的刻制申請、備案登記、保管、發(fā)放、回收、銷毀等日常管理工作，并對印章使用情況進行記錄和監(jiān)督。行政部門配備專門的印章管理員，負責具體的印章管理操作，確保印章管理工作的準確性和及時性。（三）各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務范圍內印章使用的申請和審核，確保印章使用與業(yè)務需求相符，并對印章使用的真實性、合法性和有效性負責。部門負責人為第一責任人，對本部門印章使用情況進行監(jiān)督和管理。四、管理內容與流程（一）印章的刻制1.因工作需要刻制新印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至行政部門。2.行政部門對《印章刻制申請表》進行審核，確認申請事項符合公司規(guī)定后，報印章管理小組審批。審批通過后，行政部門負責聯(lián)系合法的印章刻制單位進行刻制，并確?？讨频挠≌路蠂蚁嚓P規(guī)定和公司要求。3.新印章刻制完成后，行政部門需對印章進行驗收，核對印章的樣式、規(guī)格等是否與申請一致。驗收合格后，在公司印章管理臺賬上進行登記，注明印章名稱、編號、刻制日期、啟用日期等信息，并留存印章印模。（二）印章的保管1.公司各類印章應指定專人負責保管，原則上由行政部門的印章管理員統(tǒng)一保管。對于因工作需要分散保管的印章，需明確保管責任人，并報行政部門備案。2.印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章保管制度，確保印章的安全。印章應存放在專門的保險柜或安全設施中，妥善保管，防止印章被盜、被損壞或丟失。3.印章保管人員不得擅自將印章轉借他人，如有特殊情況需他人代為保管，必須經(jīng)過行政部門負責人批準，并辦理交接手續(xù)，明確交接時間、責任等事項。（三）印章的使用1.常規(guī)使用流程-員工因工作需要使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并附上相關文件或材料。-《印章使用申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對申請事項進行審核，確認無誤后，報分管領導審批（根據(jù)用印事項的重要程度確定審批層級，對于一般性業(yè)務用印，可由行政部門負責人審批；對于重大事項用印，需經(jīng)分管領導或公司主要領導審批）。-審批通過后，印章保管人員根據(jù)審批意見在相應文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印情況，包括用印日期、申請人、用印事項、文件名稱、用印份數(shù)等信息，同時要求用印人簽字確認。2.特殊情況處理-對于緊急事項需立即用印，但相關審批人員無法及時簽字的情況，用印申請人應提前與行政部門溝通，并說明情況。行政部門可在得到審批人員口頭同意后，先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。-涉及對外簽訂合同、協(xié)議等重要文件的用印，除按照上述流程進行審批外，還需法務部門對文件內容進行審核，確保文件的合法性和有效性。審核通過后方可加蓋印章。（四）印章的停用與銷毀1.當公司印章因機構調整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因不再使用時，由行政部門負責提出印章停用申請，填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，并報印章管理小組審批。2.審批通過后，行政部門發(fā)布印章停用通知，告知公司全體員工及相關客戶。同時，收回停用印章，在印章管理臺賬上注明停用日期，并將印章妥善保管。3.對于需要銷毀的印章，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，報印章管理小組審批。審批通過后，選擇合法的銷毀方式進行銷毀，如委托專業(yè)銷毀機構進行銷毀或在公司內部進行粉碎、熔毀等操作。銷毀過程需有專人監(jiān)督，并記錄銷毀情況。銷毀完成后，在印章管理臺賬上注明銷毀日期和方式，同時留存相關銷毀證明材料。五、權利與義務（一）員工權利1.員工有權按照公司規(guī)定的流程申請使用印章，以完成工作職責范圍內的業(yè)務事項。對于符合規(guī)定的用印申請，相關部門和人員應及時給予審核和批準，不得無故拖延或拒絕。2.員工對印章管理工作有提出意見和建議的權利。如發(fā)現(xiàn)印章管理存在問題或不合理之處，可向行政部門或印章管理小組反映，公司將根據(jù)實際情況進行研究和改進。（二）員工義務1.員工應嚴格遵守本細則規(guī)定的印章使用流程和審批制度，不得擅自使用印章或越權用印。對因個人原因導致印章使用不當，給公司造成損失的，將依法追究相關人員的責任。2.員工在使用印章過程中，應妥善保管相關文件和材料，不得泄露涉及公司商業(yè)機密、敏感信息等內容。對于涉及公司重要業(yè)務和機密事項的用印文件，要嚴格按照公司保密制度進行管理。（三）公司權利1.公司有權對印章的刻制、保管、使用等進行全面管理和監(jiān)督，確保印章使用符合公司利益和法律法規(guī)要求。對于違反印章管理制度的行為，公司有權采取相應的處罰措施。2.公司有權根據(jù)業(yè)務發(fā)展和管理需要，對印章管理制度進行修訂和完善，以適應不斷變化的市場環(huán)境和公司運營要求。（四）公司義務1.公司應提供必要的資源和條件，保障印章管理工作的順利開展。包括配備安全可靠的印章保管設施、明確印章管理流程和職責分工、對印章管理人員進行培訓等。2.公司應定期對印章管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，不斷提高印章管理水平，確保公司運營的安全性和穩(wěn)定性。六、監(jiān)督與考核機制（一）監(jiān)督機制1.行政部門作為印章管理的監(jiān)督部門，應定期對印章的保管、使用情況進行檢查，包括查閱《印章使用登記表》、核對用印文件與申請記錄是否一致等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.內部審計部門定期對印章管理工作進行審計監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性以及印章管理流程的有效性等。審計結果向公司管理層報告，對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，依法依規(guī)進行處理。3.公司鼓勵全體員工對印章管理工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)用印行為或印章管理漏洞，可向行政部門或相關領導舉報。公司將對舉報屬實的員工給予適當獎勵，并對舉報人信息嚴格保密。（二）考核機制1.將印章管理工作納入績效考核體系，對行政部門及印章保管人員、各業(yè)務部門負責人等相關人員進行考核。考核指標包括印章管理制度的執(zhí)行情況、用印的準確性和及時性、印章保管的安全性等。2.對于在印章管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如在績效考核中給予加分、頒發(fā)榮譽證書或獎金等。對于違反印章管理制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等；構成犯罪的，依法追究刑事責任。3.績效考核結果將作為員工晉升、調薪、評優(yōu)等的重要依據(jù)，激勵員工積極履行印章管理職責，確保公司印章管理工作規(guī)范、有序進行。七、附則（一）本細則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。在實施過程中，如遇國家法律法規(guī)或政策調整，本細則相應條款將按照最新規(guī)定進行修訂。（二）本細則應發(fā)放至公司