安保公司檔案操作細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)安保公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效開發(fā)利用檔案信息資源，服務(wù)公司運(yùn)營與發(fā)展，特制定本細(xì)則。2.依據(jù)本細(xì)則依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合安保公司實(shí)際情況制定。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、安全保密、便于利用的原則，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。二、適用范圍本細(xì)則適用于安保公司全體員工及與檔案管理相關(guān)的各類活動。涵蓋公司總部、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及檔案形成、保管和使用的部門與人員。同時(shí)，對于涉及客戶的相關(guān)檔案管理環(huán)節(jié)，在遵循保密原則的基礎(chǔ)上，確保滿足客戶合理需求并保障其信息安全。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由公司高層管理人員組成，總經(jīng)理擔(dān)任組長。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定檔案管理戰(zhàn)略規(guī)劃與方針政策，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門-設(shè)立獨(dú)立的檔案管理中心，配備專業(yè)檔案管理人員。-職責(zé)：-負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理工作流程、操作規(guī)范和相關(guān)制度，并組織實(shí)施。-統(tǒng)籌公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。-指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作，開展檔案管理培訓(xùn)與業(yè)務(wù)交流。-推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全與有效利用。3.各部門-職責(zé)：-明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作。-按照規(guī)定及時(shí)將本部門應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門。-配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案利用需求、協(xié)助檔案鑒定等。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-范圍：-行政管理檔案：包括公司各類會議文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事任免文件等。-業(yè)務(wù)檔案：如安保服務(wù)合同、項(xiàng)目策劃書、客戶資料、巡邏記錄、案件處理報(bào)告等。-財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。-人力資源檔案：員工招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核檔案、薪酬福利資料等。-設(shè)備物資檔案：設(shè)備采購合同、設(shè)備維護(hù)記錄、物資出入庫記錄等。-企業(yè)文化檔案：公司宣傳資料、活動記錄、榮譽(yù)證書等。-渠道：-各部門定期移交：各部門按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。-專人收集：對于重要會議、重大項(xiàng)目等形成的檔案，由檔案管理人員現(xiàn)場收集。-員工個(gè)人移交：員工個(gè)人在工作中形成或獲取的應(yīng)歸檔文件，及時(shí)移交所在部門或檔案管理部門。2.檔案整理-分類：按照檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為不同類別，如行政類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類等。在大類下再細(xì)分小類，如業(yè)務(wù)類檔案可進(jìn)一步分為安保服務(wù)項(xiàng)目檔案、客戶投訴處理檔案等。-編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，便于識別和查找。-編目：編制檔案目錄，記錄檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等基本信息，形成電子和紙質(zhì)兩種目錄。3.檔案歸檔-定期歸檔：檔案管理部門對收集整理好的檔案，按照規(guī)定的時(shí)間周期（如月度、季度、年度）進(jìn)行歸檔。-歸檔方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年份等信息；電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。4.檔案保管-保管環(huán)境：設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房的溫度、濕度適宜，做好防火、防潮、防蟲、防盜等措施。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。-保管期限：根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同的保管期限，如短期（1-3年）、中期（3-5年）、長期（5年以上）。保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。-定期盤點(diǎn)：檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、完整性和存儲狀況，確保檔案無丟失、損壞等情況。5.檔案利用-申請流程：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明申請利用的檔案名稱、編號、利用目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。對于涉及重要機(jī)密的檔案，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-利用方式：檔案管理人員根據(jù)審批通過的申請表，為申請人提供檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出閱覽室；借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-外部利用：對于客戶或其他外部單位需要查閱公司檔案的情況，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。6.檔案銷毀-鑒定：檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的檔案，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確定是否確實(shí)無保存價(jià)值。-審批：鑒定通過的檔案銷毀清單，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行。-銷毀方式：采用粉碎、焚燒、數(shù)據(jù)擦除等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀檔案清單等信息。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定申請查閱、借閱與工作相關(guān)的檔案資料，以滿足工作需要。-對檔案管理工作提出意見和建議，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和完善。2.員工義務(wù)-有義務(wù)按照規(guī)定及時(shí)將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料移交檔案管理部門，確保檔案的完整性。-在利用檔案過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自篡改、損毀、丟失檔案，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。3.檔案管理部門權(quán)利-有權(quán)對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，要求各部門按照規(guī)定開展檔案管理工作。-對違反檔案管理制度的行為，有權(quán)提出糾正意見，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。4.檔案管理部門義務(wù)-為公司員工和其他有權(quán)利用檔案的人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)，保障其合法利用檔案的權(quán)利。-不斷提升檔案管理水平，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性等。-定期檢查：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對檔案管理部門和各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改要求。-投訴舉報(bào)：建立投訴舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核機(jī)制-考核指標(biāo)：-檔案收集的完整性：考核各部門是否按照規(guī)定及時(shí)、完整地移交應(yīng)歸檔文件材料。-檔案整理的規(guī)范性：檢查檔案分類、編號、編目等是否符合規(guī)范要求。-檔案保管的安全性：評估檔案庫房的管理情況，檔案是否無丟失、損壞等情況。-檔案利用的效率和效果：考核檔案管理部門為員工和其他利用者提供服務(wù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，以及檔案利用對公司工作的支持程度。-考核方式：-定期考核：每季度對各部門和檔案管理部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評分。-年度考核：結(jié)合季度考核結(jié)果，對檔案管理工作進(jìn)行年度綜合考核，評選出檔案管理工作優(yōu)秀部門和個(gè)人。-獎(jiǎng)懲措施：-對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。