安保公司會(huì)議紀(jì)要整理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范安保公司會(huì)議紀(jì)要的整理工作，確保會(huì)議信息準(zhǔn)確、完整地記錄與傳達(dá)，提高公司決策執(zhí)行效率，促進(jìn)各部門間的溝通與協(xié)作。公司秉持“安全至上、服務(wù)為本、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化，以“為客戶提供全方位、高質(zhì)量的安保服務(wù)，維護(hù)社會(huì)安全穩(wěn)定”為經(jīng)營(yíng)理念，通過(guò)扁平化管理模式，減少管理層級(jí)，確保信息快速流通。會(huì)議紀(jì)要整理工作需緊密圍繞這一文化與理念展開(kāi)，服務(wù)于公司整體運(yùn)營(yíng)目標(biāo)。二、適用范圍本規(guī)定適用于安保公司全體員工。公司內(nèi)部召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于管理層會(huì)議、部門例會(huì)、項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)議、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議等，其會(huì)議紀(jì)要的整理工作均需遵循本規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）會(huì)議組織者會(huì)議組織者負(fù)責(zé)明確會(huì)議目的、議程、參會(huì)人員等信息，并提前通知相關(guān)人員。在會(huì)議過(guò)程中，組織者要把控會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行，同時(shí)提醒參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題發(fā)言。會(huì)議結(jié)束后，組織者需向紀(jì)要整理人員提供必要的會(huì)議背景資料及特殊要求。（二）紀(jì)要整理人員紀(jì)要整理人員由會(huì)議組織者指定，通常為參會(huì)的行政人員或與會(huì)議主題相關(guān)部門的文員。其職責(zé)是準(zhǔn)確、全面地記錄會(huì)議內(nèi)容，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，及時(shí)將整理好的會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)人員，并負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的存檔工作。（三）審核人員會(huì)議紀(jì)要審核人員一般為會(huì)議主持人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。審核人員需對(duì)紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核，確保紀(jì)要能夠真實(shí)反映會(huì)議討論的重點(diǎn)、決策結(jié)果及任務(wù)安排，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。四、管理內(nèi)容與流程（一）會(huì)議記錄要求1.內(nèi)容完整：紀(jì)要整理人員要記錄會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等。詳細(xì)記錄會(huì)議討論的議題、發(fā)言要點(diǎn)、重要觀點(diǎn)、提出的問(wèn)題及解決方案、形成的決策、任務(wù)分配及完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。2.準(zhǔn)確客觀：記錄時(shí)應(yīng)保持客觀、公正，如實(shí)反映參會(huì)人員的發(fā)言內(nèi)容，避免主觀臆斷和歪曲原意。對(duì)于重要數(shù)據(jù)、關(guān)鍵決策等信息，要確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。3.突出重點(diǎn)：在完整記錄的基礎(chǔ)上，要突出會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容和關(guān)鍵決策，避免記錄過(guò)于瑣碎的細(xì)節(jié)。對(duì)于會(huì)議討論中的分歧點(diǎn)和共識(shí)點(diǎn)，要清晰記錄。（二）整理格式規(guī)范1.標(biāo)題：采用“[會(huì)議日期]+[會(huì)議名稱]會(huì)議紀(jì)要”的格式，如“2023年10月15日安保項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議紀(jì)要”，確保標(biāo)題簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議主題。2.正文：正文部分應(yīng)條理清晰，按照會(huì)議議程的順序依次記錄。對(duì)于每個(gè)議題，可采用“議題+討論內(nèi)容+決策結(jié)果”的結(jié)構(gòu)進(jìn)行撰寫。決策結(jié)果應(yīng)明確具體，如有任務(wù)分配，需注明責(zé)任人和完成時(shí)間。3.排版：統(tǒng)一采用宋體、小四號(hào)字體，1.5倍行距，段首縮進(jìn)2個(gè)字符。頁(yè)面設(shè)置為A4紙，上下左右邊距均為2.5厘米。（三）審核流程1.初稿提交：會(huì)議結(jié)束后，紀(jì)要整理人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為會(huì)議結(jié)束后的24小時(shí)內(nèi)）完成會(huì)議紀(jì)要初稿的整理工作，并提交給審核人員。2.審核反饋：審核人員在收到初稿后，應(yīng)在12小時(shí)內(nèi)完成審核。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或需要修改的地方，應(yīng)及時(shí)向紀(jì)要整理人員提出反饋意見(jiàn)，紀(jì)要整理人員根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。3.最終確認(rèn)：修改后的會(huì)議紀(jì)要再次提交審核人員審核，審核通過(guò)后由審核人員簽字確認(rèn)，形成最終版本。（四）發(fā)布與存檔1.發(fā)布范圍：最終確認(rèn)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)的部門和人員。發(fā)布方式可采用公司內(nèi)部郵件、即時(shí)通訊工具等，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取會(huì)議信息。2.存檔管理：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照會(huì)議類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案存儲(chǔ)在公司專門的服務(wù)器或云盤上，便于查詢和檢索；紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管在公司檔案室，以備查閱。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)要求會(huì)議組織者提前明確會(huì)議目的、議程等信息，以便做好參會(huì)準(zhǔn)備。2.對(duì)于會(huì)議紀(jì)要中涉及自身的內(nèi)容，員工有權(quán)提出異議，并要求紀(jì)要整理人員進(jìn)行核實(shí)和修改。3.員工有權(quán)獲取與自己工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要，以了解公司決策和工作安排。（二）員工義務(wù)1.參會(huì)員工有義務(wù)積極參與會(huì)議討論，發(fā)表真實(shí)、客觀的意見(jiàn)和建議。2.紀(jì)要整理人員有義務(wù)按照規(guī)定的格式、要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.所有員工有義務(wù)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得在會(huì)議期間隨意打斷他人發(fā)言、使用手機(jī)等影響會(huì)議秩序的行為。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要整理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括會(huì)議紀(jì)要的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整、審核流程是否合規(guī)、發(fā)布與存檔是否及時(shí)等。2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門參與的會(huì)議紀(jì)要整理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核機(jī)制1.將會(huì)議紀(jì)要整理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)紀(jì)要整理人員的工作質(zhì)量、及時(shí)性等進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確率、完整性、按時(shí)提交率等。2.對(duì)于在會(huì)議紀(jì)要整理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、表彰等；對(duì)于工作不認(rèn)真、導(dǎo)致會(huì)議紀(jì)要出現(xiàn)重大錯(cuò)誤或延誤發(fā)布的員工，進(jìn)行相應(yīng)的績(jī)效扣分，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告等處分。七、附則1.