安保公司會(huì)議記錄管理規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在加強(qiáng)安保公司會(huì)議記錄管理工作，確保會(huì)議信息準(zhǔn)確、完整、有效保存與傳遞，提高公司決策效率和工作執(zhí)行力度。它遵循公司“安全至上、服務(wù)為本、團(tuán)結(jié)協(xié)作、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化，秉持“以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)安保服務(wù)”的經(jīng)營理念，通過規(guī)范會(huì)議記錄管理，助力公司實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙提升。同時(shí)，結(jié)合公司扁平化管理模式，確保會(huì)議記錄能夠迅速、準(zhǔn)確地傳達(dá)至各級(jí)員工，減少信息傳遞層級(jí)，提高信息流通效率。本規(guī)章適用于安保公司全體員工，包括公司管理層、各部門負(fù)責(zé)人、安保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員以及其他相關(guān)工作人員在各類會(huì)議中的記錄管理工作。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工公司設(shè)立專門的行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議記錄管理的統(tǒng)籌工作。行政部門配備專業(yè)的文檔管理人員，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的收集、整理、存儲(chǔ)和調(diào)閱管理。公司各級(jí)管理人員在會(huì)議中承擔(dān)組織和監(jiān)督會(huì)議記錄的責(zé)任，確保會(huì)議記錄準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容和決策結(jié)果。會(huì)議主持人需明確會(huì)議記錄人，并對(duì)記錄的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議議程、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、時(shí)間安排等關(guān)鍵信息。記錄完成后，需及時(shí)將會(huì)議記錄提交給會(huì)議主持人審核。三、管理內(nèi)容與流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議組織者應(yīng)提前明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等信息，并將相關(guān)資料分發(fā)給參會(huì)人員。同時(shí)，確定會(huì)議記錄人，告知其會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容和記錄要求。會(huì)議記錄人應(yīng)提前熟悉會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備好記錄工具，確保能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容。（二）會(huì)中記錄會(huì)議記錄人需認(rèn)真傾聽會(huì)議發(fā)言，采用速記、錄音（需經(jīng)參會(huì)人員同意）等方式，確保記錄的全面性。記錄內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、客觀，避免主觀臆斷和片面記錄。對(duì)于重要的觀點(diǎn)、決策和任務(wù)分配，要特別標(biāo)注清楚。會(huì)議主持人要適時(shí)提醒記錄人重點(diǎn)內(nèi)容的記錄，確保會(huì)議討論的關(guān)鍵問題和決策得到準(zhǔn)確記錄。（三）會(huì)后整理會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，將速記內(nèi)容轉(zhuǎn)化為正式文本，補(bǔ)充完善會(huì)議中的遺漏信息。整理后的會(huì)議記錄需經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字確認(rèn)，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況。審核通過的會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)溝通修改。（四）存儲(chǔ)與檢索整理后的會(huì)議記錄由行政部門統(tǒng)一存儲(chǔ)，按照會(huì)議類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。檔案存儲(chǔ)應(yīng)確保安全，防止信息丟失、損壞或泄露。行政部門應(yīng)建立完善的檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找和調(diào)閱會(huì)議記錄。同時(shí)，要定期對(duì)會(huì)議記錄檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）傳達(dá)與執(zhí)行對(duì)于涉及工作安排和決策的會(huì)議記錄，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將會(huì)議精神傳達(dá)給本部門員工，并監(jiān)督工作的執(zhí)行情況。員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)會(huì)議記錄，明確自己的工作職責(zé)和任務(wù)要求，確保工作按照會(huì)議決策有序推進(jìn)。四、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利員工有權(quán)查閱與自己工作相關(guān)的會(huì)議記錄，以了解公司決策和工作安排。對(duì)于會(huì)議記錄中涉及自身的內(nèi)容，如有疑問或異議，有權(quán)向記錄人或相關(guān)負(fù)責(zé)人提出核實(shí)和修改要求。（二）員工義務(wù)員工有義務(wù)配合會(huì)議記錄工作，在會(huì)議中積極發(fā)言，清晰表達(dá)觀點(diǎn)，以便記錄人準(zhǔn)確記錄。參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議記錄后及時(shí)確認(rèn)，如有錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)反饋給記錄人。員工有責(zé)任妥善保管涉及工作機(jī)密的會(huì)議記錄，不得擅自泄露會(huì)議內(nèi)容。（三）行政部門權(quán)利與義務(wù)行政部門有權(quán)對(duì)會(huì)議記錄的格式、內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)范和指導(dǎo)，確保記錄的標(biāo)準(zhǔn)化。行政部門有義務(wù)為員工提供會(huì)議記錄的查閱和調(diào)閱服務(wù)，保障員工的知情權(quán)。同時(shí)，要嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保會(huì)議記錄信息的安全。五、監(jiān)督與考核機(jī)制公司建立會(huì)議記錄監(jiān)督機(jī)制，行政部門定期對(duì)各部門的會(huì)議記錄工作進(jìn)行檢查，包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等方面。檢查結(jié)果將作為部門績效考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)。對(duì)于會(huì)議記錄工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如在公司內(nèi)部通報(bào)表揚(yáng)、給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。對(duì)于會(huì)議記錄工作不認(rèn)真、出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤或延誤的部門和個(gè)人，將進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情節(jié)輕重扣減相應(yīng)的績效分?jǐn)?shù)。員工對(duì)會(huì)議記錄的反饋意見將作為監(jiān)督考核的重要參考，以不斷改進(jìn)會(huì)議記錄管理工作。同時(shí)，設(shè)立專門的投訴渠道，接受員工對(duì)會(huì)議記錄工作的監(jiān)督和投訴。六、附則本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。行政部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際工作需要，定期對(duì)本規(guī)章進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保其有效性和適應(yīng)性。在執(zhí)行本規(guī)章過程中，如與國家法律法規(guī)或政策相沖突