安保公司客戶信息管理細則

一、總則本細則旨在加強安保公司客戶信息管理，規(guī)范信息收集、存儲、使用和保護流程，確?？蛻粜畔⒌陌踩c完整，提升公司服務質量，維護公司和客戶的合法權益。公司秉持“安全至上、客戶為本、誠信敬業(yè)、創(chuàng)新共贏”的企業(yè)文化，以提供優(yōu)質安保服務為經(jīng)營理念，在客戶信息管理中遵循合法、正當、必要的原則，踐行扁平化管理模式，注重社會效益。二、適用范圍本細則適用于安保公司全體員工以及與公司有業(yè)務往來的所有客戶。公司全體員工在工作過程中涉及客戶信息管理的活動均需遵守本細則；客戶在與公司建立業(yè)務關系及后續(xù)服務過程中，相關信息的處理也受本細則約束。三、組織架構與職責分工1.管理層負責制定客戶信息管理的戰(zhàn)略方針和重大決策，監(jiān)督信息管理工作的整體運行，確?？蛻粜畔⒐芾砼c公司整體經(jīng)營目標相一致。2.客戶信息管理部門-負責統(tǒng)籌規(guī)劃客戶信息管理工作，制定和完善客戶信息管理制度與流程。-組織實施客戶信息的收集、整理、存儲和分析工作，為公司業(yè)務決策提供支持。-定期對客戶信息管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。-協(xié)調與其他部門在客戶信息管理方面的工作關系，處理客戶信息管理中的重大問題。3.業(yè)務部門-在業(yè)務開展過程中，按照規(guī)定的流程和標準收集客戶信息，并及時提交給客戶信息管理部門。-負責核實客戶信息的真實性和準確性，配合客戶信息管理部門對客戶信息進行更新和維護。-根據(jù)客戶信息，為客戶提供個性化的安保服務方案，提高客戶滿意度。4.技術部門-負責搭建和維護客戶信息管理系統(tǒng)的技術架構，保障系統(tǒng)的安全性和可靠性。-運用技術手段對客戶信息進行加密、備份等處理，防止信息泄露和丟失。-及時處理客戶信息管理系統(tǒng)中的技術故障，為其他部門提供技術支持。5.法務合規(guī)部門-審查客戶信息管理相關制度和流程的合法性，確保公司在客戶信息管理方面符合法律法規(guī)要求。-處理涉及客戶信息管理的法律糾紛和合規(guī)問題，提供法律意見和建議。-開展法律法規(guī)培訓，提高員工的法律意識和合規(guī)意識。四、管理內容與流程1.客戶信息收集-收集原則：遵循合法、正當、必要的原則，僅收集與安保服務相關且為提供服務所必需的客戶信息。-收集方式：通過面談、電話溝通、在線問卷、合同簽訂等方式收集客戶信息。在收集過程中，需向客戶明確說明信息收集的目的、用途和保護措施。-收集內容：包括但不限于客戶基本信息（如姓名、聯(lián)系方式、公司名稱、地址等）、業(yè)務需求信息（如安保服務類型、服務地點、服務時間等）、財務信息（如費用支付方式、預算等）以及其他相關信息。-信息審核：業(yè)務部門收集到客戶信息后，需進行初步審核，確保信息的完整性和準確性。審核通過后，提交給客戶信息管理部門進行二次審核。2.客戶信息存儲-存儲系統(tǒng)：建立專門的客戶信息管理系統(tǒng)，采用先進的技術手段對客戶信息進行加密存儲，防止信息被非法獲取。-存儲分類：根據(jù)客戶信息的性質和重要程度，對信息進行分類存儲，便于管理和查詢。-備份策略：制定完善的備份策略，定期對客戶信息進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的異地存儲設施中，以防止因自然災害、系統(tǒng)故障等原因導致信息丟失。3.客戶信息使用-使用權限：根據(jù)員工的工作職責和業(yè)務需求，設定不同的客戶信息使用權限。員工需嚴格按照權限范圍使用客戶信息，不得越權操作。-使用目的：客戶信息僅用于為客戶提供安保服務、業(yè)務拓展、客戶關系維護等與公司經(jīng)營相關的目的，不得用于其他任何非法或未經(jīng)客戶同意的用途。-使用記錄：對客戶信息的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的、使用內容等，以便進行審計和追溯。4.客戶信息更新與維護-定期回訪：業(yè)務部門定期對客戶進行回訪，了解客戶需求的變化和信息的更新情況，及時將相關信息反饋給客戶信息管理部門。-信息修正：當客戶信息發(fā)生變更時，客戶信息管理部門應及時對系統(tǒng)中的信息進行修正和更新，確保信息的準確性和時效性。-數(shù)據(jù)清理：定期對客戶信息管理系統(tǒng)中的無效數(shù)據(jù)和過期數(shù)據(jù)進行清理，提高系統(tǒng)的運行效率。5.客戶信息共享與披露-內部共享：在公司內部，根據(jù)業(yè)務協(xié)同的需要，在確保信息安全和符合保密規(guī)定的前提下，允許相關部門之間共享客戶信息。共享過程需經(jīng)過嚴格的審批流程，并記錄共享信息的內容、接收部門和接收人員等信息。-外部披露：原則上不向公司外部披露客戶信息。如因法律法規(guī)要求、監(jiān)管部門檢查或客戶書面同意等特殊情況需要披露客戶信息，必須經(jīng)過公司高層領導的審批，并按照規(guī)定的程序和要求進行操作。在披露前，需對披露的信息進行脫敏處理，盡可能減少對客戶信息安全的影響。五、權利與義務1.客戶權利-知情權：客戶有權了解公司收集、使用和保護其信息的方式和規(guī)則。公司應在與客戶建立業(yè)務關系時，以書面或電子形式向客戶提供詳細的信息說明。-選擇權：客戶有權選擇是否向公司提供某些信息，以及是否同意公司將其信息用于特定目的。對于客戶的合理選擇，公司應予以尊重和滿足。-更正權：客戶發(fā)現(xiàn)公司存儲的其個人信息存在錯誤或不準確時，有權要求公司及時更正。公司應在收到客戶請求后，及時核實并進行更正處理。-刪除權：在符合法律法規(guī)規(guī)定的情況下，客戶有權要求公司刪除其個人信息。公司應在收到客戶請求后，按照規(guī)定的程序進行刪除操作，并確保相關信息在公司系統(tǒng)中徹底清除。-投訴權：客戶如認為公司在客戶信息管理方面存在違規(guī)行為或侵犯其合法權益的情況，有權向公司投訴。公司應設立專門的投訴渠道，及時受理客戶投訴，并在規(guī)定的時間內給予客戶答復和處理結果。2.客戶義務-提供真實信息：客戶在與公司建立業(yè)務關系及后續(xù)服務過程中，應向公司提供真實、準確、完整的信息。如因提供虛假信息導致公司遭受損失或產(chǎn)生其他不良后果，客戶應承擔相應的法律責任。-配合信息管理：客戶應配合公司開展客戶信息管理工作，如按照公司要求提供必要的信息、協(xié)助公司進行信息核實和更新等。3.員工權利-獲得培訓權：員工有權獲得與客戶信息管理相關的培訓，以提升其信息管理能力和安全意識。公司應定期組織培訓活動，為員工提供必要的學習資源。-合理建議權：員工有權就客戶信息管理工作提出合理的建議和意見。公司應建立相應的反饋機制，對員工的建議進行認真研究和采納，不斷完善客戶信息管理工作。4.員工義務-遵守制度：員工應嚴格遵守公司制定的客戶信息管理制度和流程，不得違反規(guī)定操作客戶信息。-保密義務：員工對在工作過程中獲取的客戶信息負有保密義務，不得向任何第三方泄露客戶信息。即使離職后，也應繼續(xù)履行保密義務。-安全操作：員工在使用客戶信息管理系統(tǒng)和處理客戶信息時，應嚴格按照操作規(guī)程進行，確保信息的安全和完整。如因員工違規(guī)操作導致客戶信息泄露或其他安全事故，員工應承擔相應的責任。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-內部審計：公司定期開展內部審計工作，對客戶信息管理工作進行全面審查，包括信息收集、存儲、使用、共享等環(huán)節(jié)，檢查是否符合公司制度和法律法規(guī)要求。-日常監(jiān)督：客戶信息管理部門負責對公司各部門客戶信息管理工作進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對于發(fā)現(xiàn)的重大問題，應及時向上級領導匯報。-客戶監(jiān)督：鼓勵客戶對公司客戶信息管理工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)公司存在違規(guī)行為，可通過投訴渠道向公司反映。公司應認真對待客戶的監(jiān)督意見，及時進行調查和處理。2.考核機制-考核指標：建立完善的客戶信息管理績效考核指標體系，包括信息收集的完整性和準確性、信息存儲的安全性、信息使用的合規(guī)性、客戶滿意度等方面。-考核周期：對員工的客戶信息管理工作績效進行定期考核，考核周期為每季度一次。-考核結果應用：將考核結果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。對于在客戶信息管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予相應的獎勵；對于考核不達標或違反客戶信息管理制度的員工，按照公司規(guī)定進行處罰。七、