檔案部管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及人員對(duì)檔案的查閱利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管等日常工作，確保檔案的安全與完整。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。7.為公司各部門及人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編寫檔案利用案例，總結(jié)推廣檔案利用經(jīng)驗(yàn)。8.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類及移交工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.協(xié)助檔案部開展檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案資料、配合檔案清查等。3.按照檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門臨時(shí)存放的檔案，不得擅自銷毀或丟失。4.對(duì)本部門人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)宣傳，提高員工的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均屬收集范圍。具體包括：上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括指示、通知、決定、批復(fù)等。公司制發(fā)的各類文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。公司內(nèi)部各部門之間的往來文件、工作記錄、報(bào)表等。公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告等。公司的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。公司的產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，如產(chǎn)品說明書、銷售合同、客戶反饋等。公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。公司的財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。公司的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，記錄公司重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等情況。其他具有保存價(jià)值的檔案材料。2.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行全過程跟蹤收集。（二）收集要求1.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，手續(xù)完備。文件材料上的簽名、印章應(yīng)齊全清晰，日期準(zhǔn)確。2.歸檔的文件材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰，圖案完整。對(duì)于不符合要求的紙張，應(yīng)進(jìn)行裱糊或復(fù)制處理。3.歸檔的電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、背景信息完整，并與其紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，并定期進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，逐件編號(hào)、編目、裝訂。2.科技檔案：按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等，分別裝訂成冊(cè)，編制財(cái)務(wù)檔案目錄。4.人事檔案：按照員工個(gè)人進(jìn)行分類，建立員工人事檔案卷，包括員工基本信息、履歷材料、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄等，實(shí)行一人一檔。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、客戶服務(wù)檔案等，按照業(yè)務(wù)流程順序排列，編制業(yè)務(wù)檔案目錄。6.聲像檔案：按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，同時(shí)制作聲像檔案目錄和文字說明。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架、溫濕度計(jì)等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）檔案上架1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)上架存放。檔案上架應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。對(duì)于重要檔案或利用率較高的檔案，應(yīng)存放在便于查閱的位置。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。其中，反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)需要查考的檔案，列為30年保管；在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的檔案，列為10年保管。3.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案部會(huì)同相關(guān)部門共同審核確定。（四）檔案清查1.檔案部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查過程中應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的清查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫檔案清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過程中的信息安全。2.本著方便利用、提高效率的原則，為公司各部門及人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。3.檔案利用應(yīng)遵循審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部查閱。檔案部應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后可以對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案部負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案部工作人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案部印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記檔案部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用方式、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已過保管期限，且在今后公司工作中無查考利用價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、冗余、內(nèi)容不完整且無法補(bǔ)充完善的檔案。3.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，需要銷毀的檔案。（三）鑒定程序1.檔案部定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，逐份對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)于確定需要銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方式。銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。（五）銷毀記錄檔案部應(yīng)建立檔案銷毀記錄檔案，將《檔案銷毀審批表》、《檔案銷毀記錄》等相關(guān)材料整理歸檔，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門及人員提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.按照檔案整理要求，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。3.在數(shù)字化檔案采集過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全與完整。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和操作檔案信息。（四）電子